Import von Daten im Rechnungswesen

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1 Import von Daten im Rechnungswesen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Agenda Fibu 3.2. Agenda ANLAG 4. Details 4.1. Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen 4.2. DATEV-Archiv-DVD 4.3. Nicht einlesbare Formate 4.4. Textdatei (*.txt) 4.5. XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Sie können diverse Daten (Buchungen, Sachkonten, Personenkonten usw.) in Agenda FIBU und Agenda ANLAG einlesen. Dabei wird der Importvorgang durch den Dateinamen und das Format der Importdatei bestimmt. 2. Voraussetzungen 1. Datei speichern Wenn Sie die Datei per , USB-Stick, CD oder DVD erhalten, muss die Datei vor dem Einlesen auf dem Rechner gespeichert werden. 2. Dateinamen und Format Der Dateiname ist das wichtigste Suchkriterium für die Bestimmung des Importvorgangs. Suchen Sie den Dateinamen in der Liste für Agenda FIBU bzw. ANLAG). Folgen Sie anschließend dem Funktionsaufruf. Wenn der Dateiname in der Liste nicht aufgeführt ist, bestimmt das Format der Importdatei die weitere Vorgehensweise. Tipp So prüfen Sie das Format der Importdatei (Dateityp): 1. Datei markieren. 2. Rechte Maustaste: Eigenschaften. 3. Endung.dat entfernen Wenn DATEV-Vorläufe per versandt werden, lautet die Dateiendung oftmals»*.dat«. Um diese Dateien in Agenda FIBU einzulesen, müssen die Dateiendungen im Windows-Explorer entfernt werden. 1. Datei markieren. 2. Rechte Maustaste: Umbenennen. 3. Die Endung».dat«entfernen.

3 Seite 3 3. Vorgehensweisen Überblick 1. Agenda Fibu 2. Agenda ANLAG Agenda Fibu Dateien Folgende Formate können in jedem Mandanten unabhängig von der Mandantennummer eingelesen werden. Die Dateien werden zusätzlich zu den bestehenden Buchungen eingelesen. DATEV-Format Dateiname Inhalt Funktionsaufruf Hilfe EV ED (Postversandformat) Buchungen Sachkonten Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Punkt 3.2 DV DE (Postversandformat) Buchungen Sachkonten Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Punkt 3.2 DTVF_Buchungsstapel.csv Buchungen»FIBU: Transfer Daten einlesen DTVF_SKBeschrift.csv Sachkonten»FIBU:»Transfer Daten einlesen DTVF_GP_Stamm.csv Personenkonten»FIBU:»Transfer Daten einlesen Daten-Archiv-CD Diverse Nutzen Sie hierzu die Anleitung. Punkt 2.2 Punkt 2.1 Punkt 2.1 Nr *.dmt *.dvsdrw DATEV-Datensicherung DATEV-pro Datensicherung Nicht einlesbar. Nutzen Sie hierzu die Anleitung zur Datenübernahme aus DATEV pro. EXTF_Buchungsstapel.csv Buchungen»FIBU: Transfer Daten einlesen Punkt 2.2.2

4 Seite 4 Dateiname Inhalt Funktionsaufruf Hilfe EXTF_SKBeschrift.csv Sachkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen EXTF_GP_Stamm.csv Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Punkt Punkt CSV-Format bzw. Excel-Format Format Inhalt Funktionsaufruf Hilfe xxx.csv xxx.xls xxx.xlsx Buchungen»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (freies Format)«Nr xxx.csv xxx.xls Sachkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Sachkonten«Nr xxx.csv xxx.xls Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«Nr xxx.xlsx Sachkonten Personenkonten Nicht einlesbar. Ändern Sie den Dateityp. XLSX. Agenda-Format Format Inhalt Funktionsaufruf xxx.agf Buchungen»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«xxx.agf Sachkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Sachkonten«xxx.agf Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«Sonstige Formate Format Hinweis *.txt siehe: Textdatei (*.txt) *.azi siehe: Sicherungen *.ssi siehe: Nr. 0550

5 Seite Sicherungen Achtung Die Datensicherung enthält feste Kanzlei- und Mandantennummern: Kxxxxxx (= Kanzlei) Mxxxxxx (= Mandant) Die Nummern können nicht verändert werden. Die unter diesen Kanzlei- und Mandantennummern gespeicherten Daten werden beim Einlesen der Datensicherung überschrieben. Format Inhalt für Zeitraum Anleitung FIBUKxxxxxxMxxxxxxyyyy.AZI Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag einen Mandanten ein oder mehrere Jahre»Tools Datenbestand einlesen«fibuyyy.azi (FIBU Komplettsicherung) Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag mehrere Mandanten ein oder mehrere Jahre»Tools Datenbestand einlesen«im Register»Optionen«wird festgelegt, welche zentrale Daten und Mandantendaten eingelesen werden sollen. Empfehlung Für das Einlesen von Datensicherung ist bereits ein Standard vorbelegt. Wir empfehlen, diese Einstellungen beizubehalten. Der Standard ist so eingestellt, dass die zentralen Stammdaten im Zielverzeichnis nicht überschrieben werden (z. B. Kanzleidaten). Geänderte Einstellungen werden benutzerbezogen gespeichert und beim nächsten Aufruf der Funktion wieder vorgeschlagen. Die Optionen sollten deshalb vor dem Einlesen einer Datensicherung geprüft werden. Tipp Sie können eine Datensicherung auch auf eine andere Mandantennummer übertragen.

6 Seite Agenda ANLAG Dateien Diese Dateien werden zusätzlich zu den bestehenden eingelesen. Folgende Formate sind in jedem Mandanten (unabhängig von der Mandantennummer) einlesbar: Format Funktionsaufruf Hilfe xxx.xls»transfer Daten einlesen Excel Import«Nr Inventarverzeichnis.xls»Transfer Daten einlesen DATEV pro Import«Nr Sicherungen Sicherungen im Anlagevermögen entstehen über folgende Wege: Sicherung in FIBU mit Option ANLAG Sicherung in ANLAG Beide Sicherungen haben dieselbe Bezeichnung, z. B. FIBUKxxxx1Mxxxx1.azi. Hinweis Falls Fibu-Daten in der Sicherung enthalten sind, werden diese nur eingelesen, wenn noch keine FIBU existiert. Eine bestehende FIBU wird nicht überschrieben. Format Inhalt für Anleitung FIBUKxxxxxxMxxxxxx.AZI (Mandantensicherung) Mandantendaten Anlagevermögen einen Mandanten»Tools Datenbestand einlesen«fibuxxx.azi (Komplettsicherung) Mandantendaten Anlagevermögen mehrere Mandanten»Tools Datenbestand einlesen«

7 Seite 7 4. Details Überblick 1. Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen 2. DATEV-Archiv-DVD 3. Nicht einlesbare Formate 4. Textdatei (*.txt) 5. XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten 4.1. Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen Datensicherungen aus Agenda FIBU und ANLAG enthalten im Namen immer eine feste jeweilige Kanzlei- und Mandantennummer. Beide Nummern können nicht verändert werden. Dateiname Kanzlei Mandant Lfd. Nummer der Sicherung FIBUK00001M azi FIBU004.azi Alle Kanzleien Alle Mandanten 4 Um diese Daten von der ursprünglichen Kanzlei- und Mandantennummer auf eine andere Nummer zu übertragen, gibt es zwei Möglichkeiten. Möglichkeit 1 Im auslesenden System Ursprünglichen Mandanten auf die neue gewünschte Mandantennummer kopieren. Anschließend Datensicherung mit der neuen Mandantennummer erstellen. Möglichkeit 2 Im einlesenden System Mandant mit der Mandantennummer der Datensicherung einlesen (Achtung: entsprechende Mandantennummer muss frei sein). Anschließend auf die gewünschte Mandantennummer kopieren DATEV-Archiv-DVD Siehe: Nr DATEV Pro: Datenübernahme DATEV-Archiv-DVD 4.3. Nicht einlesbare Formate Format *.dmt *.DVRSW Beschreibung DATEV-Datensicherung DATEV-pro-Datensicherung

8 Seite 8 Format AGC_MAN.csv AGF_ABR.csv AGF_ADRE.csv... gdpdu dtd indes.xml Beschreibung GDPdU-Daten 4.4. Textdatei (*.txt) In Textdateien sind die Textfelder durch Trennzeichen getrennt. Häufige Trennzeichen sind Semikolon, Komma oder Tabulator. 1. Trennzeichen ermitteln Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor, um das Trennzeichen zu ermitteln: 1. Rechtsklick auf die Datei. 2. Datei über Kontextmenü mit Editor öffnen. 2. *.txt mit Trennzeichen Semikolon Eine *.txt-datei kann eingelesen werden, wenn als Trennzeichen Semikolon (;) verwendet wurde:»transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)Transfer Daten einlesen Einlesen SachkontenTransfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«3. *.txt mit anderen Trennzeichen Falls ein anderes Trennzeichen vorhanden ist, kann die Datei umgewandelt werden. 1. Öffnen Sie Microsoft Excel (ohne Datei). 2. Über»Datei Öffnen «wählen Sie die *.txt (Textdatei) aus. 3. Textkonvertierungs-Assistent: Option <Getrennt> wählen + <Weiter>.

9 Seite 9 5. Trennzeichen wählen. Datenvorschau zeigt die Trennung. Dabei müssen die Werte in den einzelnen Spalten angezeigt werden. 6. <Fertig stellen> + Datei speichern.

10 Seite XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten Dateien mit dieser Endung können nicht importiert werden. In diesen Fall wird die Datei geöffnet und im CSV-Format erneut gespeichert. XLSX-Format im CSV-Format speichern 1. Datei per Doppelklick öffnen. Es öffnet sich Microsoft Excel. 2. Datei Speichern unter. 3. Dateiname: kann beibehalten werden. Dateityp:»CSV-Trennzeichen getrennt«auswählen. 4. Klick auf Schaltfläche <Speichern>. Die Datei kann nun wie unter im Abschnitt CSV-Format bzw. Excel-Format beschrieben importiert werden. 5. Wichtige Informationen Nr Export von Daten im Rechnungswesen