Personalmanagement und HR-Software im Handel Status Quo, Herausforderungen und Ausblick

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1 Personalmanagement und HR-Software im Handel Status Quo, Herausforderungen und Ausblick E-Interview mit Thomas Eggert Name: Thomas Eggert Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: TDS HR Services & Solutions Liebe Leserinnen und liebe Leser, die Handelsbranche ist aufgrund ihres hohen Personalaufwands im Bereich der Verkaufsflächen, Lager, Verwaltung sowie der Call und Service Center ein Sektor, in dem ein kostenorientiertes Personalmanagement eine wichtige Rolle für den Unternehmenserfolg spielt. In diesem Zusammenhang bekommt auch die dafür notwendige HR-Software in den einzelnen Bereichen wie Recruiting, Training, Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management oder Zeitwirtschaft eine immer größere Bedeutung. Zusätzlich werden natürlich auch weitere Erfolgsfaktoren wie z. B. die Kundenzufriedenheit durch das Personalmanagement und die eingesetzte HR-Software maßgeblich positiv beeinflusst. In unserem Virtual Roundtable, den wir gemeinsam mit unserem Fachbeirat Herrn Peter Bollenbeck von der InVision Software AG konzipiert haben, wird erläutert, wo der Handel derzeit in Sachen Personalmanagement und HR- Software steht, welchen Herausforderungen sich gerade in dieser Branche in Zukunft gestellt werden muss und welche Werkzeuge dazu geeignet sind. Zudem verschaffen uns die Teilnehmer einen Überblick über ihre Lösungen, skizzieren entsprechende Projekte und wagen einen Ausblick in die Zukunft. Wir freuen uns sehr, dass es uns gelungen ist, führende Experten zu versammeln und zum Thema zu befragen. Viel Spaß beim Lesen wünschen Ihnen Peter Bollenbeck und Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Eggert, Frageblock 1: Personalmanagement in der Handelsbranche Die Handelsbranche ist aufgrund des hohen Personalaufwands eine Branche, in der ein kostenorientiertes Personalmanagement eine wichtige Rolle für den Unternehmenserfolg spielt. Auch andere Erfolgsfaktoren im Handel werden durch das Personalmanagement (und die HR-Software) beeinflusst. Welche Bedeutung hat Ihrer Meinung nach das Personalmanagement generell für den Handel? Was sind in Zukunft die wichtigsten Herausforderungen für die Branche und damit auch für das Personalmanagement im Handel? Wie wichtig sind z.b. Kostenkontrolle, Personaleinsatzplanung, Recruiting, Zeitwirtschaft oder Talent Management? Unterscheiden sich Herausforderungen in den Teilbereichen? Aufgrund der branchenspezifischen Besonderheiten kommt dem Personalmanagement im Handel tatsächlich eine Schlüsselrolle zu. Saisonale Schwankungen, der häufige Einsatz von Aushilfen und eine relativ hohe Fluktuation machen ein effizientes Personalmanagement unerlässlich, um den Unternehmenserfolg zu sichern und zugleich den administrativen Aufwand gering zu halten. Daher sind gut funktionierende und von der Personalsoftware optimal unterstützte Prozesse elementar. Dazu zählen etwa die Personaleinsatzplanung und Personalkostenhochrechnung und die Kostenkontrolle. Um sich darüber hinaus auch im erforderlichen Maße mit Themen wie der Personalentwicklung von Fach- und Führungskräften beschäftigen zu können, ist die Entlastung der HR-Abteilung von administrativen Aufgaben eine der wichtigsten Aufgaben im Personalbereich. Daher setzen auch immer mehr Handelsunternehmen auf das Business Process Outsourcing (BPO), also die Vergabe von ganzen administrativen Prozessen an einen externen Dienstleister. Der Klassiker dabei ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive der Meldungen an die Sozialversicherungsträger sowie Druck, Kuvertierung und Versand der Abrechnungen. Weitere Prozesse, bei denen sich eine Vergabe anbietet, sind etwa die Reisekostenabrechnung oder die Bewerberverwaltung (Recruitment Process Outsourcing). Seite 2

3 Frageblock 2: HR-Software für eine Handelsbranche im Wandel Die spezifischen Gegebenheiten im Handel wirken sich auch auf die unterstützende HR-Software aus. Hier müssen sich Unternehmen entscheiden, ob Sie auf allgemeine Standardlösungen, Standardlösungen für das Personalmanagement oder sehr spezifische Branchenlösungen setzen. Wie spezifisch muss Ihrer Meinung nach die HR-Software für den Handel sein? Welche Faktoren beeinflussen hier die Entscheidung für Standard versus Spezialisten? Was zeichnet Ihre Handelslösungen aus bzw. für welche Handelsunternehmen sind Sie der ideale Partner? Oder aus Sicht des Handels: Wer ist für Sie der ideale Partner für HR-Software? Die Praxis zeigt, dass Unternehmen aus der Handelsbranche mit Standardlösungen etablierter Anbieter ihre Prozesse im Personalwesen sehr gut unterstützen können vorausgesetzt, sie beachten bei der Auswahl einige Kriterien. Elementar ist beispielsweise, dass die Lösung die Tarife des Handels abbildet, da nachträgliche Anpassungen meist aufwändig und fehlerbehaftet sind. Ein weiterer Aspekt sind Schnellerfassungsmasken, um Eingaben für mehrere Beschäftigte schnell und effizient im Rahmen einer Massenerfassung vornehmen zu können. Auch der modulare Aufbau der Software ist von Vorteil, um bei Bedarf weitere Funktionen zukaufen zu können. Als ideal hat es sich darüber hinaus erwiesen, wenn ein Anbieter nicht nur die Software, sondern auch deren Betrieb und Pflege übernehmen kann. Durch dieses sogenannte Application Service Providing sind Unternehmen bei Bedarf in der Lage, ihre Personal- und IT- Abteilungen zu entlasten und durch Skaleneffekte beim Dienstleister zudem von geringeren Kosten zu profitieren. Noch einen Schritt weiter geht das bereits angesprochene Business Process Outsourcing. Dies ermöglicht eine zusätzliche Entlastung der Personaler. Bei der Wahl des Anbieters sollten Verantwortliche daher darauf achten, dass der Anbieter diese Aufgaben optional übernehmen kann. So schaffen Sie sich zusätzliche Optionen und profitieren von Software und Dienstleistungen aus einer Hand. Seite 3

4 Frageblock 3: Erfolgreiche HR-Projekte im Handel An erfolgreichen Projekten im Handel lassen sich HR-Herausforderungen und -Lösungen in der Handelsbranche am besten verdeutlichen. Können Sie eins Ihrer aktuellen Projekte skizzieren? Was war jeweils Ausgangssituation und Auslöser für dieses Projekt? Wer war am Projekt beteiligt? Was waren wichtige Meilensteine? Welcher Aufwand entsteht üblicherweise und welche Ergebnisse konnten Sie erreichen? Ein Möbeleinzelhändler mit über 80 Filialen und mehr als Beschäftigten wollte die Kosten senken und die Personal- und IT- Abteilungen entlasten. Für diesen Kunden übernahm TDS den Betrieb der Personalsoftware im Application Service Providing. Durch die Wahl einer Standardsoftware und die Vergabe des kompletten Betriebs der Software inklusive Aktualisierung und Pflege und erforderlicher IT- Infrastruktur gestaltete sich die Umstellung für den Kunden reibungslos. Darüber hinaus übernimmt TDS für einen Teil der Mitarbeiter des Einzelhändlers auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Business Process Outsouring. Der Dienstleister führte zudem eine digitale Personalakte beim Kunden ein. Dadurch können dessen Personaler und Führungskräfte standortübergreifend rasch auf konsistente Personaldaten zugreifen und profitieren so von erheblich effizienteren Prozessen. Entscheidend für den Erfolg des Projekts waren mehrere Gründe: Die Wahl einer Standardsoftware mit gängigen Schnittstellen und die Vergabe des kompletten IT-Betriebs an den Dienstleister ersparten dem Einzelhändler aufwändige Migrationen. Ein wichtiger Aspekt ist zudem eine gute Vorbereitung der Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie ein kompetenter Service und Support durch den Dienstleister. Daher war es für den Einzelhändler bereits bei der Wahl des Dienstleisters ein entscheidender Faktor, dass seinen Personalern bei TDS Ansprechpartner in Deutschland zur Verfügung stehen, die mit dem Projekt und den spezifischen Anforderungen bestens vertraut sind. Hinzu kommt, dass TDS gleichermaßen über HR-, IT- und Branchenkompetenz verfügt und so alle Leistungen aus einer Hand erbringt. Seite 4

5 Frageblock 4: Ausblick Das Jahr 2009 ist zu zwei Drittel vorüber. Gerade in der aktuell angespannten Wirtschaftslage sind Zukunftsprognosen sicher nicht einfach. Trotzdem würden wir uns freuen, wenn Sie einen Ausblick wagen. Welche Pläne hat Ihr Unternehmen noch für dieses Jahr und für 2010 gerade im Hinblick auf den Einsatz von HR-Lösungen im Handelsbereich? Mit unserer HR-Software TDS-Personal und einem umfassenden Dienstleistungsangebot für Personalabteilungen sind wir gut aufgestellt. Angesichts der derzeitigen wirtschaftlichen Entwicklung spüren wir sogar eine verstärkte Nachfrage nach unseren BPO-Dienstleistungen, da Unternehmen damit ihre Kosten senken können und zugleich von einer hohen Effizienz und Qualität der Prozesse profitieren. Dies gilt gleichermaßen für den Handel wie auch für andere Branchen. Vielen Dank für das Interview! Seite 5