LOHN Jahresende 2011/2012. Dokumentation Lohnbuchhaltung V-3.60/3.70

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1 LOHN Jahresende 2011/2012 Dokumentation Lohnbuchhaltung V-3.60/3.70

2 1. Verarbeitung Dezemberlöhne 1. Verarbeitung Dezemberlöhne Da im Dezember die letzte Lohnabrechnung für 2011 erfolgt, müssen Sie nach den Mutationen mit F6=Sonderabrechnung, F2=Jahresende (anstelle von F4) rechnen. Beachten Sie, dass der 13. Monatslohn und die Ferienentschädigung automatisch ausbezahlt werden, falls Sie mit dem Standard-Lohnartenstamm arbeiten. Setzen Sie einfach bei nicht erwünschten Zahlen den Faktor auf null. Danach führen Sie den gewohnten Verarbeitungsablauf durch: Datensicherung Lohnabrechnungen definitiv drucken F5=Verbuchen Buchungsjournal drucken 2. Jahresendarbeiten für Lohnversionen V-3.60/3.70 Beachten Sie, dass die Jahresendarbeiten und der Jahresabschluss vor dem ersten Lohnlauf im Januar 2012 ausgeführt werden müssen. 2.1 Jahresend-Listen ausdrucken Die Mitarbeiter haben AS 5 (Abrechnungsstatus). Falls Mitarbeiter AS 1 oder AS 0 haben, verwerfen Sie diese unter F2=Abrechnung - Einzeln - F9=Verwerfen. Der Abrechnungsstatus wird auf 5 gesetzt. Folgende Listen drucken Sie mit Zeitraumselektion in der Listenabfrage mit 1 vom bis aus: 1. AHV Lohnbescheinigung (AHV/ALV-Abrechnung) 2. AHV freie Lohnsummen 3. Lohnjournal (Lohnbasen) 4. BVG Abrechnung 5. KTG Abrechnung 6. KK Abrechnung 7. Quellensteuer Abrechnung (Quartalsweise quer ab V.3.10) 8. Gesamtlohnliste Firma 9. Gesamtlohnübersicht Person (Achtung! A4-quer)und Gesamtlohnübersicht Firma 10. Kinderzulagen Abrechnung 2 Dokumentation Lohnbuchhaltung V-3.60/3.70

3 2. Jahresendarbeiten für Lohn-versionen V-3.60/ Neuer Lohnausweis über Wordfunktion im F4 Abrufen. (Vgl. auch 3.5) Versichern Sie sich, dass im Personalstamm im Lohnausweisfenster die entsprechenden Eingaben gemacht sind. Die Lohnausweise müssen jährlich gedruckt werden. Sichern Sie diese Word- Datei nach dem Ausdruck an einen sicheren Ort, damit sie jederzeit Lohnausweise nochmals drucken können. 12. SUVA Jahresabrechnung ohne Zeitraumselektion 2.2 Jahresabschluss durchführen Beim Jahresabschluss werden die Kumulationsbeträge der einzelnen Lohnarten auf null gesetzt, sofern sie nicht für den Jahresübertrag (z. B. Ferienentschädigung) im Lohnartenstamm anders definiert sind. Achtung: Erstellen Sie jetzt eine Datensicherung zur Aufbewahrung!!! Falls Sie mit der Version 3.40/3.50/3.60/3.70 arbeiten, können Sie vor dem Jahresabschluss die Daten 2011 in einen neuen Mandanten kopieren Bedingungen für den Jahresabschluss Sämtliche Mitarbeiter (bitte im F6 =Zusatz - Stammdaten - Personalstamm kontrollieren) müssen den Abrechnungsstatus 5 (AS 5) haben, ausgenommen die als Muster definierten Personen, die beim Jahresabschluss nicht berücksichtigt werden. Zur Kontrolle drucken Sie die Liste Personalstatus-Info aus. Falls Mitarbeiter AS 1 oder AS 0 haben, verwerfen Sie diese (siehe Pt. 2.1). Falls Mitarbeiter AS 2 bis 4 haben, führen Sie mit diesen einen kompletten Verarbeitungslauf durch. Mitarbeiter mit AS 6 (diese haben seit dem letzten Jahresabschluss keine Abrechnung mehr gehabt) unbedingt nach Ausdruck der Personalstammdaten löschen. Sie erzeugen nämlich die verwirrende Fehlermeldung: Jahresabschluss bereits durchgeführt Jahresabschluss durchführen Unter F6=Zusatz - Jahresabschluss - anwählen mit ENTER mit F2=Ausführen Jahresabschluss auslösen. ACHTUNG: Führen Sie SOFORT nach der Meldung Jahresabschluss beendet die REORGANISATION im Dienstprogramm für die Lohnbuchhaltung durch. Nach erfolgreicher Durchführung des Jahresabschlusses haben die Mitarbeiter AS 6. Kontrollieren Sie im Personalstamm die Eintrittsdaten Firma/SUVA. Ausgetretene Mitarbeiter können gelöscht werden. Setzen Sie den Abrechnungszyklus auf 12, falls Sie 13 erfasst haben. Kontrollieren Sie im Firmenstamm Anfang und Ende des Abrechnungsjahres. Dokumentation Lohnbuchhaltung V-3.60/3.70 3

4 3. Änderungen für das Jahr Änderungen für das Jahr 2011 Die folgenden Angaben sind ohne Gewähr. Erkundigen Sie sich bei Ihren Versicherungen und Ausgleichskassen, falls Sie noch nichts Schriftliches erhalten haben. 3.1 Änderungen AHV/ALV sowie Rentenalter Es gibt keine Anpassungen im Bereich AHV/ALV/Rentenalter. 3.2 Änderungen NBUV-%-Satz / KTG-%_Satz Da viele Versicherer Verträge mit Bonus/Malus-System abschliessen, passen sich die %-Sätze jährlich an Änderungen im Firmenstamm Bitte erst nach Jahresabschluss ändern. Neue Sätze NBUV/KTG eintragen. 4 Dokumentation Lohnbuchhaltung V-3.60/3.70

5 3. Änderungen für das Jahr Änderungen im Personalstamm Bei einigen Mitarbeitern ist der KTG-%- Satz im Personalstamm zusätzlich abgelegt. Bitte kontrollieren und entsprechend anpassen. Für die NBUV gibt es keine Änderungen im Personalstamm. 3.3 Änderungen Kinderzulagen Wenn es in Ihrem Kanton Erhöhungen gibt, werden Sie von der AHV/FAK-Kasse direkt benachrichtigt Änderungen im persönlichen Lohnartenstamm (z. B. Kinderzulagen) Bitte erst nach Jahresabschluss ändern. Achtung: Persönliche Lohnarten können nur aufdatiert werden, falls die Mitarbeiter AS 0 oder AS 1 haben. Führen Sie zuerst ein Mehrfachabrechnen durch oder bearbeiten Sie jeden Mitarbeiter unter F2=Abrechnung. Bitte sicherstellen, dass die Datensicherung gemacht wurde. F6=Zusatz - Aufdatieren - persönliche Lohnarten. Die folgenden Suchkriterien gelten: Die Suchkriterien sind z. B.: Lohnartennummer = 2100 <ende> F3=Operatoren eingeben Ansatz Abrechnung 1 = 200 <ende> F2=Aufdatieren starten. 3.4 BVG Es gibt keine Anpassungen im Bereich AHV/ALV/Rentenalter. Sollten Sie weitere Fragen zu den Jahresendarbeiten oder Anregungen zu unseren Produkten haben, stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Servicecenter jederzeit über ihrer Hotline Nummer gemäss ihrem Vertrag oder über die kostenpflichtige Telefonnummer gerne zur Verfügung. Dokumentation Lohnbuchhaltung V-3.60/3.70 5