Excel 2010 Zwischenergebnisse automatisch berechnen

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1 EX.031, Version Kurzanleitung Excel 2010 Zwischenergebnisse automatisch berechnen Wenn man in Excel mit umfangreichen Listen oder Tabellen arbeitet, interessiert vielfach nicht nur das Gesamtergebnis, sondern es werden oft auch Zwischenergebnisse benötigt. Dies können beispielsweise die Tagessaldi beim Erfassen von Bewegungen auf einem Bankkonto oder die Zusammenfassung der verschiedenen Ausgaben-Typen beim Führen einer Ausgabenliste sein. Solche Zwischenergebnisse lassen sich in Excel mit der Funktion Teilergebnis ermitteln. Sie bildet automatisch Zwischenergebnisse und erstellt gleichzeitig eine Gliederung der Tabelle. Die Funktion Teilergebnis wird in dieser Anleitung am Beispiel folgender Ausgabenliste erläutert: a) Ausgangstabelle

2 Excel 2010, Zwischenergebnisse automatisch berechnen 2 b) Tabelle mit automatisch erstellten Zwischensummen: Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit automatische Zwischenergebnisse erstellt werden können: Jede Spalte der Liste muss mit einer Spaltenüberschrift versehen sein. Die Liste muss nach derjenigen Spalte sortiert werden, für welche die Zwischenergebnisse ausgegeben werden sollen. Sollen also in der obigen Ausgabenliste die Ausgaben nach Mitarbeitenden addiert werden, muss die Liste nach der Spalte "Mitarbeitende/r" sortiert werden, sollen sie nach Ausgabenzweck addiert werden, nach der Spalte "Ausgabenzweck". Zwischenergebnisse automatisch berechnen Um Zwischenergebnisse automatisch berechnen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor: > Sortieren Sie Ihre Liste nach der zu gruppierenden Spalte mit Hilfe der Symbole Von A bis Z sortieren bzw. Von Z bis A sortieren im Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern. Sollen mehrere Zwischenergebnisse eingefügt werden, sortieren Sie die Liste mit Hilfe des Symbols Sortieren hierarchisch nach allen zu gruppierenden Spalten (also beispielsweise zuerst nach Mitarbeitenden und anschliessend nach Ausgabenzweck). > Markieren Sie danach eine Zelle Ihrer Liste und klicken Sie im Register Daten in der Gruppe Gliederung auf das Symbol Teilergebnis. > Es erscheint das Fenster Teilergebnisse.

3 Excel 2010, Zwischenergebnisse automatisch berechnen 3 > Im Feld Gruppieren nach wählen Sie die Spalte, deren Einträge gruppiert werden sollen. Falls die Ausgaben in unserem Beispiel nach Mitarbeitenden zusammengestellt werden sollen, ist dies die Spalte "Mitarbeitende/r", sollen die Ausgaben jedoch nach Ausgaben-Typ aufgeschlüsselt werden, ist das hingegen die Spalte "Ausgabenzweck". > Im Feld Unter Verwendung von wählen Sie die gewünschte Berechnungsart. Sollen die Ausgabenbeträge in unserem Beispiel nach Mitarbeitenden addiert werden, ist das die Funktion "Summe". Soll hingegen der Maximalbetrag pro Mitarbeitende/m ermittelt werden, ist das die Funktion "Maximum". > Unter Teilergebnis addieren zu aktivieren Sie die Namen der Spalten, welche berechnet werden sollen. In unserem Beispiel kommt dafür nur die Spalte "Betrag in Fr." in Frage. > Ist die Option Vorhandene Teilergebnisse ersetzen markiert, werden allenfalls bereits vorhandene Zwischenergebnisse entfernt, bevor neue berechnet werden. > Wenn Sie die Option Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen aktivieren, wird die Liste so gestaltet, dass auf jedes Zwischenergebnis ein Seitenumbruch folgt und somit jede Gruppe auf eine neue Seite gesetzt wird. Diese Aufteilung wirkt bei grösseren Listen übersichtlicher. > Ist die Option Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen aktiviert, werden die Zwischenergebnisse unterhalb der Gruppen eingefügt, ansonsten oberhalb. Bei grösseren Listen, in welchen die Gruppen mit Seitenumbrüchen abgetrennt wurden, kann es sinnvoll sein, die Zwischenergebnisse oberhalb also an den Anfang der jeweiligen Gruppen zu stellen. > Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. > Excel fügt nun unter bzw. über jeder Gruppe eine neue Zeile mit dem Namen der jeweiligen Gruppierung ein. In unserem Beispiel ist das der Name des/r Mitarbeitenden. Bei einer Summenberechnung erhält der Gruppenname den Zusatz "Ergebnis", bei den anderen Berechnungsarten den Namen der jeweiligen Berechnungsart (beispielsweise "Maximum"). Zusätzlich wird am Ende bzw. Anfang der Liste das Gesamtergebnis eingefügt.

4 Excel 2010, Zwischenergebnisse automatisch berechnen 4 > Möchten Sie ein weiteres Zwischenergebnis hinzufügen beispielsweise den durchschnittlichen Ausgabenbetrag pro Mitarbeitende klicken Sie erneut auf das Symbol Teilergebnis und deaktivieren Sie im Fenster Teilergebnisse die Option Vorhandene Teilergebnisse ersetzen. Excel fügt dann unter jeder Gruppe eine weitere Zeile mit den zusätzlichen Zwischenergebnissen hinzu. > Alle Zwischen- und Gesamtergebnisse werden von Excel automatisch neu berechnet, wenn Sie Änderungen an den Daten Ihrer Liste vornehmen. > Um alle Zwischenergebnisse aus Ihrer Liste zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Symbol Teilergebnis und im Fenster Teilergebnisse auf die Schaltfläche Alle entfernen. Möchten Sie die Bezeichnungen der Zwischenergebnisse ändern und zum Beispiel statt "Ergebnis" die Bezeichnung "Total" verwenden, markieren Sie die betreffenden Spalten und ersetzen Sie die Bezeichnungen global mit dem Symbol Suchen und Auswählen und dem Befehl Ersetzen im Register Start, Gruppe Bearbeiten.

5 Excel 2010, Zwischenergebnisse automatisch berechnen 5 Gliederung Nach dem Hinzufügen von Zwischenergebnissen mit dem Symbol Teilergebnis weist die Liste Gliederungsebenen auf. Diese Ebenen werden mit Gliederungssymbolen am Rand der Tabelle verdeutlicht. Die vertikalen Linien mit den Plus- und Minus-Symbolen veranschaulichen die Zusammengehörigkeit der Zwischenergebnisse und der Gruppen. Klicken Sie auf ein Plus- oder Minus-Symbol, werden die einzelnen Gruppenelemente (Detaildaten) ein- oder ausgeblendet. Über den Linien sind Schaltflächen mit Zahlen sichtbar. Mit Hilfe dieser Zahlen blenden Sie die gewünschte Gliederungsebene ein- oder aus. Es sind bis zu 8 Gliederungsebenen möglich. Klicken Sie in der Ausgabenliste beispielsweise auf die Zahl 2, werden die Detaildaten der einzelnen Ausgaben ausgeblendet, und es sind nur noch die Zeilen mit den Zwischenergebnissen sichtbar.

6 Excel 2010, Zwischenergebnisse automatisch berechnen 6 Beachten Sie, dass die Zwischenergebnisse, welche mit dem Symbol Teilergebnis ausgegeben wurden, mit der Excel-Funktion =TEILERGEBNIS() berechnet werden. Diese Funktion bewirkt, dass das Ergebnis der Berechnung bestehen bleibt, auch wenn Teile der Liste wie hier durch Ausblenden von Gliederungsebenen nicht sichtbar sind. Die Syntax der Funktion =TEILERGEBNIS lautet: =TEILERGEBNIS(Funktion;Bereich) Das Argument Funktion steht für eine bestimmte Excel-Funktion und wird als Nummer dargestellt. Die Funktion =SUMME() hat beispielsweise die Funktionsnummer 9. Welche Funktion mit welcher Funktionsnummer gekennzeichnet ist, entnehmen Sie der untenstehenden Auflistung. Nummer entspricht Funktion 1 MITTELWERT 2 ANZAHL 3 ANZAHL2 4 MAX 5 MIN 6 PRODUKT 7 STABW 8 STABWN 9 SUMME 10 VARIANZ 11 VARIANZEN Diagramme Aus Zwischenergebnissen lassen sich auch Diagramme erstellen: > Blenden Sie die gewünschte Gliederungsebene ein. > Markieren Sie die Bereiche, welche Sie in Ihrem Diagramm darstellen möchten.

7 Excel 2010, Zwischenergebnisse automatisch berechnen 7 > Klicken Sie im Register Einfügen in der Gruppe Diagramme auf den gewünschten Diagrammtyp. und formatieren Sie anschliessend Ihr Diagramm mit den Funktionen des Kontextregisters Diagrammtools. Die Beschriftungstexte der Rubrikenachse lassen sich ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Diagramm klicken, im Kontextmenü den Befehl Daten auswählen anwählen und im Fenster Datenquelle ändern im Bereich Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Geben Sie nun im Fenster Achsenbeschriftungen im Feld Achsenbeschriftungsbereich die gewünschten Beschriftungstexte ein. Die einzelnen Bezeichnungen müssen mit Strichpunkten getrennt werden, also z.b: "Huber Georg;Kaiser Hans;Meier Karl". Zwischenergebnisse sowie Diagramme lassen sich auch mit gefilterten Listen erstellen. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "Excel 2010 Fortgeschrittene Techniken" lernen Sie weitere fortgeschrittene Funktionen und Anwendungstechniken kennen, welche Sie bei der Lösungsfindung in Excel unterstützen.