Waren-Rücksendungen und Gutschriften beim Wareneingang

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1 Sehr geehrter Kunde, Waren-Rücksendungen und Gutschriften beim Wareneingang bei der Abwicklung von Warenrücksendungen, Warengutschriften und Gutschriften zur Verrechnung im Modul Auftrag/Bestellwesen entstehen häufig zahlreiche Fragen. Dieses Merkblatt gibt Antworten und Lösungsvorschläge. Es geht um folgende Geschäftsvorfälle: oder: Ware wird beschädigt oder in mangelhafter Qualität angeliefert und deswegen an den Lieferanten zurückgesandt (--> Rücksendung) Mit der Lieferung von Neuware erhalten Sie Ersatz aufgrund Ihrer Mängelrüge Sie erhalten eine Gutschrift über den Differenzbetrag in Höhe Ihrer Mängelrüge Wir schlagen vor, eine Warengruppe 9999 als Warengruppe diverse Artikel ohne Bestands- führung anzulegen. (Ab Vers wählen Sie als Produktgruppe 99 Durchlaufende Posten). (Stammdaten --> Bearbeiten --> Warengruppen). [BILD 1 + BILD 2] [Bild 1]: Anlage Produktgruppe [Bild 2]: Anlage Warengruppe

2 [Bild 3]: Anlage eines Artikels

3 Dann legen Sie [BILD 3] einen Artikel an, den Sie der neuen Warengruppe zuordnen. Diesen Artikel benötigen Sie später für die Verrechnung von Warenlieferungen ohne Berechnung (Ersatzlieferung aufgrund Mängelrüge) bzw. zum Verwalten von Gutschriften aus Lieferung (Mängelrüge/Belastungsanzeige). Zunächst erstellen Sie dann im Modul EINKAUF wie gewohnt eine Rücksendung [BILD 4] [Bild 4]: Aufruf des Menüpunktes Rücksendung bearbeiten In der Hauptmaske der Rücksendung ordnen Sie den betreffenden Lieferanten zu und können über den Menüpunkt ALT ERGÄNZEN im DRUCKINFO einen Querverweis hinterlegen aus welcher Warenlieferung des Lieferanten die Rücksendung stammt: [BILD 5] [BILD 5] Druckinfo ALT ERGÄNZEN Diese Information erscheint wie ein Kopftext im Belegkopf Ihres Rücksendebeleges und erleichtert dem Lieferanten die Zuordnung und Bearbeitung Ihres Beleges.

4 Bei der Artikelerfassung hinterlegen Sie wie gewohnt den zu retournierenden Artikel und die Menge. Über sogenannte Ergänzungszeilen ( E ) können Sie auch hier zu jedem Artikel eine Angabe hinterlegen aus welcher Lieferung diese Retourenposition stammt [BILD 6] [Bild 6]: Artikelretoure mit Ergänzungszeilen Die DRUCKINFO erscheint im Belegkopf Ihrer Rücksendung [BILD 7]:

5 In der Praxis gibt es nun mindestens zwei Vorgehensweisen, wie Ihre Warenretoure vom Lieferanten weiterbearbeitet wird: 1. Sie erhalten eine Gutschrift über den Betrag der Warenretoure, die Sie mit der Begleichung der nächsten Rechnung verrechnen dürfen 2. Sie erhalten für die retournierte Ware kostenfreien Ersatz Hieraus ergeben sich in der Praxis mehrere Möglichkeiten: Durch die Rücksendung der fehlerhaften Ware ist Ihr Lagerbestand korrigiert worden. Erhalten Sie mit der nächsten Lieferung des Lieferanten eine Ersatzware, so können Sie diese über eine Lagerzubuchung - mit oder ohne Einkaufspreis - zubuchen und die Rechnungsprüfung wie gewohnt abschließen [BILD 8] Lagerbestand und Einkaufspreis sind somit stimmig, die Rücksendung ist ausgeglichen und die Rechnungseingangsprüfung stellt kein Problem dar. [Bild 8]: Menüpunkte Lagerzubuchung / Rechnungsprüfung Wenn Sie anstelle von Ersatzware eine Gutschrift über den Warenwert erhalten, so müssen Sie leider einen Umweg als Lösung wählen, da es nicht möglich ist, eine Eingangsrechnung um einen Gutschriftsbetrag zu kürzen. In diesem Fall geben Sie wie gewohnt den Wareneingang des Lieferanten ein. Im Anschluß daran, erfassen Sie die Gutschrift als Gesamtwert über einen fiktiven Artikel GUTSCH, den Sie zu Beginn dieses Merkblattes angelegt und der Warengruppe 9999 zugeordnet haben. Sie können wahlweise den Gutschriftbetrag mit Menge -1 und dem Gesamtwert der Gutschrift eingeben oder die einzelnen Minusmengen und einzelnen EK s erfassen. [BILD 9]. Durch diesen Artikel GUTSCH werden weder Ihr Lagerbestand verfälscht noch die werden

6 die EK s Ihrer Artikel verändert. [Bild 9]: Erfassen einer Gutschrift mit Minusmenge Diese Vorgehensweise empfiehlt sich besonders dann, wenn die Gutschrift mit dem Wareneingang verrechnet werden soll. Bei der Rechnungseingangsprüfung wird der Gutschriftsbetrag vom Rechnungsbetrag subtrahiert. WICHTIG: Sie können negative Mengen, d. h. Gutschriften, nur in der Lagerzubuchung erfassen und diese dann in die Rechnungsprüfung übernehmen. In der Rechnungsprüfung selbst können Sie keine Mengen mehr ändern! Möchten Sie eine Gutschrift eines Lieferanten ohne gleichzeitigen Liefereingang buchen, so können Sie die Gutschrift wie o. g. auch als einzelne Position einer eigenen Lagerzubuchung erfassen. Sie erhalten dann bei der Rechnungsprüfung einen Negativbetrag, den Sie wie eine Gutschrift in der FIBU weiterbehandeln können. [BILD 11] + [BILD 12] Dabei sollten Sie beachten, daß die Gutschrift als negativer offener Posten beim Kreditor erscheint und daß alle bei der Rechnungsprüfung erfaßten Konten in der Fibu gegengebucht werden. (Wareneingang, MWST usw. werden entsprechend geschmälert). Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie Gutschriften nur direkt in der FIBU erfassen und müssen manuell buchen! Exkurs: Eine spezielle Auswertung oder Verwaltung von Rücksendungen ist im Programm nicht vorgesehen. Sie können sich Rücksendungen listen lassen über den Menüpunkt Ausdrucke --> Rücksendungen oder Rücksendungen suchen im Menü Einkauf --> Bearbeitung --> Rücksendung --> F6. Eine Abwicklung in der Form eines OP bzw. einer Belastungsanzeige ist nicht möglich!

7 [Bild 11]: Erfassen einer einzelnen Gutschrift mit Minusmenge (Minuswert) [Bild 12]: Gutschriften als Rechungseingang mit negativem Endbetrag