LEITFADEN ZUR SCHÄTZUNG DER BEITRAGSNACHWEISE

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1 STOTAX GEHALT UND LOHN Stollfuß Medien LEITFADEN ZUR SCHÄTZUNG DER BEITRAGSNACHWEISE Stand Seit dem Januar 2006 hat der Gesetzgeber die Fälligkeit der SV-Beiträge vorgezogen. So kann es vorkommen, dass die Beitragsnachweise zu einem Zeitpunkt abgegeben werden müssen, zu dem die genauen Entgelte der Abrechnungen noch nicht bekannt sind. In diesen Fällen müssen die Beitragsnachweise geschätzt werden. Für dieses Verfahren hält GEHALT UND LOHN eine Übersichtsmaske bereit, in der Sie die Beitragsschätzung vornehmen können und in der die Herkunft der Beträge aufgeschlüsselt ist. In den Arbeitgeber-Stammdaten werden dazu die notwendigen Voreinstellungen wie z.b. die Wahl der Schätzungsmethode getroffen. 1. Einstellungen in den Arbeitgeber-Stammdaten a) Aktivierung der Schätzungs-Beitragsnachweise Wenn bei einem Arbeitgeber zu dem Zeitpunkt, an dem die Beitragsnachweise abzugeben sind, noch nicht die endgültigen Abrechnungswerte (wie z.b. die Anzahl der geleisteten Stunden) feststehen, sind die Beiträge des Monats zu schätzen. Die Aktivierung der Schätzungsbeitragsnachweise nehmen Sie in den Arbeitgeber-Stammdaten in der Eingabemaske»Sozialversicherung«über die Auswahlbox»Beitragsnachweisermittlung«vor. GEHALT UND LOHN geht nun davon aus, dass die Beiträge im aktuellen Monat immer nur geschätzt sind, und berechnet daher jeden Monat zusätzlich automatisch die Differenz zwischen der Vormonats-Schätzung und den tatsächlichen endgültigen Abrechnungen des Vormonats. Falls zum Zeitpunkt der Abgabe der Beitragsnachweise bereits alle Abrechnungswerte vorliegen, weil z.b. nur Festgehälter sowie die Überstunden des Vormonats ausgezahlt werden, können Sie über die Auswahlbox»Beitragsnachweisermittlung«die Normalbeitragsnachweise aktivieren. In diesem Fall ermittelt GEHALT UND LOHN die Beitragsnachweise (ggf. abgesehen von Rückrechnungen) nur nach

2 LEITFADEN ZUR SCHÄTZUNG DER BEITRAGSNACHWEISE SEITE 2 den aktuell im Abrechnungsmonat vorliegenden Abrechnungen. Die folgenden Ausführungen zu den Schätzungsbeitragsnachweisen betreffen Sie nicht. Noch ein Hinweis zum Begriff»Schätzungsbeitragsnachweis«: Wenn Sie die Option»Schätzungsbeitragsnachweise«aktiviert haben, wird GEHALT UND LOHN die Werte aus den festen Abrechnungen immer als Schätzung ansehen, selbst wenn Sie Ihre Abrechnungen nun schon Mitte des Monats durchführen. Der einfache Grund hierfür ist, dass sich bei Schätzungsbeitragsnachweisen das Ermittlungsverfahren insgesamt ändert und man daher immer von einer Schätzung des aktuellen Monats spricht, selbst wenn endgültige Zahlen feststehen. b) 1/6-Regelung (nur Januar bis Juli 2006) In den Arbeitgeber-Stammdaten können nach der Auswahl von Schätzungsbeitragsnachweisen zudem voreinstellen, ob Sie für einen Arbeitgeber die 1/6-Regelung anwenden möchten. Diese besagt, dass die Beiträge des Januars 2006 nicht im Januar, sondern zu jeweils einem Sechstel von Februar bis Juli 2006 gezahlt werden. In diesem Fall wird GEHALT UND LOHN im Januar 2006 für jede Krankenkasse zusätzlich zu dem 1/6-Beitragsnachweis einen Null-Beitragsnachweis erzeugen. Den Null-Beitragsnachweis übermitteln Sie an die Krankenkasse, so dass diese keine Beitragsschätzung wegen eines fehlenden Beitragsnachweises vornimmt. Der 1/6-Beitragnachweis des Januars wird nicht an die Krankenkasse übermittelt, sondern dient nur intern als Rechengrundlage für die Folgemonate. In den Folgemonaten sieht GEHALT UND LOHN nach, ob die 1/6-Regelung aktiviert ist, und fügt ggf. jeweils ein Sechstel der Januarbeträge in den aktuellen Beitragsnachweis ein. c) Schätzungsbasis Zudem können Sie in den Arbeitgeber-Stammdaten voreinstellen, ob die Beitragsschätzung auf Grund des Vormonats-Beitragsnachweises oder aufgrund der vorhandenen Abrechnungen erfolgen soll. Die zweite Möglichkeit ist exakter und schließt auch vorläufige Abrechnungen mit ein. Wenn Sie also die Mühe eines zusätzlichen Abrechnungslaufs nicht scheuen, können Sie durch feste oder vorläufige Abrechnungen für den Beitragsnachweis eine in der Regel viel exaktere Schätzung vornehmen als durch die Übernahme des Vormonatsbeitragsnachweises. Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich die Schätzung nach den vorhandenen Abrechnungen, da diese Methode insbesondere bei Krankenkassenwechseln oder Ein- und Austritten weitgehend automatisiert exakte Ergebnisse liefern kann. Wenn Sie nach Vormonats-Beitragsnachweisen schätzen und Krankenkassenwechsel oder Ein- und Austritte haben, müssen Sie diese Änderungen manuell im abzugebenden Beitragsnachweis berücksichtigen. 2. Dialogmaske»Ermittlung des Beitragsnachweises«Zur Ermittlung von Schätzungsbeitragsnachweisen rufen Sie unter»auswertungen - Beitragsnachweis«die Dialogmaske für die Beitragsnachweise auf.

3 LEITFADEN ZUR SCHÄTZUNG DER BEITRAGSNACHWEISE SEITE 3 Zur Ermittlung von Beitragsnachweisen klicken Sie auf die Schaltfläche»Beitragsnachweis(e) ermitteln/aktualisieren«. Als Neuerung sehen Sie nun nicht gleich die Beitragsnachweise in der Übersicht auf der rechten Seite, sondern es erscheint zunächst folgende Dialogmaske, in der die ermittelten Beträge aufgeschlüsselt werden und Sie die Schätzung verändern können. Die Spalten der Dialogmaske haben folgende Bedeutung: Spalte»Vormonate, 1/6-Regelung«(für Januar bis Juli 2006): In dieser Spalte sehen Sie die Beiträge, die im Jahr 2006 aufgrund einer 1/6-Regelung in den aktuellen Beitragsnachweis geflossen sind. Es handelt sich also um ein Sechstel des Januar-Beitragsnachweises. Wenn Sie die 1/6-Regelung nicht angewendet haben, bleibt die Spalte leer. Wenn Sie später beschlossen hatten, die Januar-Beitragsschuld doch vorzeitig komplett zu begleichen, konnten Sie hier auch manuelle Änderungen vornehmen. Spalte»Vormonate, Rückrechnung«: Hier sehen Sie die Beiträge aufgeführt, die aus einer Rückrechnung stammen. Wenn - wie im Regelfall - keine Rückrechnungsdifferenzen aus Vormonatskorrekturen vorliegen, bleibt die Spalte leer. Spalte»letzter Monat«: Das neue Beitragsnachweis-Ermittlungsverfahren sieht vor, dass die Beitragsschuld für den aktuellen Monat geschätzt wird. Im Folgemonat soll die Schätzung automatisch mit den endgültigen Echtsummen des Vormonats verrechnet werden. Die linke Spalte zeigt die Beträge der bezahlten Schätzung,

4 LEITFADEN ZUR SCHÄTZUNG DER BEITRAGSNACHWEISE SEITE 4 während rechts die endgültig zu zahlenden Beträge stehen. Die Differenz der beiden Spalten wird automatisch in der Endsumme berücksichtigt. Falls Sie nach dem mit GEHALT UND LOHN beginnen, können Sie zudem die Schätzung des Vormonats manuell eingeben. Spalte»Schätzung aktueller Monat«: In diesen Spalten sehen Sie die auf Grund der Voreinstellung vorgenommene Schätzung. Links sind die beiden Spalten mit den Werten des Vormonats-Beitragsnachweises und der aktuellen Abrechnungswerte (inklusive der vorläufigen Abrechnungen). Unterhalb der Spalten der Schätzungsbasen steht, welche der beiden Methoden aktiv ist. Sie können jederzeit problemlos zwischen ihnen wechseln. Die Schaltfläche»Schätzgrundlage«enthält eine Schätzungs-Beitragsabrechnung, die Ihnen zeigt, wie GEHALT UND LOHN auf die Beträge in diesen Spalten kommt. Die Spalte Faktor enthält einen Prozentsatz, zu dem GEHALT UND LOHN die Schätzung berechnet. Der Hintergrund ist, dass Sie z.b. wissen, dass sich im aktuellen Monat auf Grund von Urlaubsgeld oder betrieblicher Mehrarbeit der Beitragsnachweis gegenüber dem Vormonatsbeitragsnachweis erhöhen wird. Hier können Sie nun angeben, wie hoch die Abweichung ist, so dass GEHALT UND LOHN dann das Ergebnis als genauere Schätzung für den aktuellen Monat berücksichtigen kann. Auch Änderungen im Krankenkassen-Beitragssatz, Ein-/Austritte oder Krankenkassenwechsel führen dazu, dass Sie eine prozentuale Abweichung angeben müssen. Wenn Sie als Schätzungsgrundlage die aktuellen Abrechnungen verwenden und bereits alle Arbeitnehmer (wenn auch nur vorläufig) so exakt wie möglich abgerechnet haben, können Sie hier natürlich den Faktor»100 %«belassen. Wenn Sie das Schätzungsergebnis komplett manuell berechnet haben, können Sie auch die automatische Berechnung abschalten und das gewünschte Schätzungsergebnis manuell eingeben. Sie können zudem einen Kommentar eingeben, mit dem Sie Ihre Schätzung erläutern. Gerade bei möglichen Abweichungen zu Ungunsten der Krankenkasse werden Sie einem späteren SV-Außenprüfer erläutern müssen, warum Ihre Schätzung aus Ihrem Kenntnisstand heraus pflichtgemäß war und keine (grob) fahrlässige Beitragsverminderung vorlag. Die Texte, die Sie hier hinterlegen, werden auf den historischen Beitragsabrechnungen und Schätzgrundlagen ausgedruckt. Spalte»Summe«: In der Spalte Summe sehen Sie die Endsummen über alle Zeilen, wie sie später im Beitragsnachweis stehen werden. Schaltfläche»Beitragsabrechnung«: Sie sehen hier die Beitragsabrechnung, wie sie sich aus den aktuellen Werten ergibt. Sie wird auch gespeichert, so dass sie als historische Beitragsabrechnung immer zusammen mit dem Beitragsnachweis vorhanden ist. Im Übrigen steht Ihnen ab dem Jahr 2006 auch die historische Schätzgrundlage immer zur Verfügung, so dass Sie einem späteren SV-Außenprüfer exakt Ihre Vorgehensweise darlegen können. Schaltflächen»letzter BNW«und»nächster BNW«: Wenn mehrere Beitragsnachweise gleichzeitig ermittelt wurden, können Sie über diese Schaltflächen zwischen den Beitragsnachweisen wechseln. Wenn Sie einen Beitragsnachweis geändert haben, fragt Sie das Programm, ob Sie sich die Änderungen merken möchten. (Die endgültige Speicherung aller Beitragsnachweise erfolgt erst nach dem Klick auf die Schaltfläche»fertig«.) Schaltflächen»Abbruch«,»fertig«und»schließen«: Beim Klick auf die Schaltfläche»Abbruch«schließt GEHALT UND LOHN die Maske, ohne die ermittelten Beitragsnachweise zu speichern. Auch alle Änderungen, die Sie zuvor vorgenommen haben, werden verworfen. Die Schaltfläche»fertig«bewirkt das Schließen der Dialogmaske mit einem Speichern der Beitragsnachweise.

5 LEITFADEN ZUR SCHÄTZUNG DER BEITRAGSNACHWEISE SEITE 5 Falls Sie einen bereits ermittelten und abgegebenen Beitragsnachweis wieder öffnen, ändert sich der Text von»fertig«in»schließen«: Bereits abgegebene Beitragsnachweise können nicht mehr verändert abgespeichert werden. 3. Symbolerklärungen In der Beitragsnachweis-Dialogmaske werden bei der Anzeige der Beitragsnachweise folgende Symbole verwendet: Spalte Symbol Bedeutung Fälligkeit zum 15. des Folgemonats (nur bis zum Jahr 2005) Fälligkeit zum 25. des laufenden Monats (nur bis zum Jahr 2005) Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag (ab dem Jahr 2006) Besonderer Fälligkeitstermin von Freiwillig Versicherten (ab dem Jahr 2006) 1/6-Regelungs-BNW im Januar 2006, der niemals abgegeben wird, sondern nur als Rechengrundlage für die Folgemonate dient Keine Besonderheit des Meldezeitraums bzw. der Beitragsnachweis-Art Korrekturbeitragsnachweis eines Vorjahres (nur bis zum Jahr 2005, danach auch bei Vorjahreskorrekturen immer Verrechnung im aktuellen Monat; ausnahmsweise wieder im Jahr 2009 zur Abgrenzung von Beiträgen an den Gesundheitsfonds) Zahlstellen-Beitragsnachweis (ab dem Jahr 2006) Rechtskreis West Rechtskreis Ost Regulärer Beitragsnachweis Beitragsnachweis für Geringfügig Beschäftigte 4. Beitragsnachweise für freiwillig Versicherte Die Beiträge für freiwillig Versicherte sind nach der gesetzlichen Regelung auf einem Beitragsnachweis zusammen mit den Beiträgen für die gesetzlich Versicherten zu melden. Einige Krankenkassen möchten dennoch einen gesonderten Beitragsnachweis für die freiwillig Versicherten. Dazu gibt es im Krankenkassen-Stamm eine neue Dialogmaske»Besonderheiten«, in der Sie bestimmen können, ob die Beiträge der freiwillig Versicherten zu der ausgewählten Krankenkasse in einen gesonderten Beitragsnachweis fließen sollen. Wenn Sie dies aktivieren, wird GEHALT UND LOHN folgerichtig zwei getrennte Beitragsnachweise für gesetzliche und freiwillige Beiträge erzeugen. Der Ermittlungslauf muss allerdings auf (vorläufigen) Abrechnungen, nicht auf dem Vormonats-Beitragsnachweis basieren.