Schnelleinstieg BENUTZER

Transkript

1 Schnelleinstieg BENUTZER Bereich: BENUTZER - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Einrichten zum Start 3. Navigation 4. Arbeitsablauf 5. Weitere Funktionen 6. Hilfe

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung Zweck der Anwendung 1. Die Benutzerverwaltung BENUTZER schützt sämtliche Agenda-Daten vor unberechtigtem Zugriff. 2. Individuelle Einstellungen werden in den jeweiligen Benutzerprofilen gespeichert. Sie stehen somit an jedem Arbeitsplatz in einem Netzwerk zur Verfügung. 3. Über die Benutzerverwaltung steuern Sie die Zugriffsrechte auf: Mandanten Programme Programmfunktionen Produktbeschreibung Agenda BENUTZER

3 Seite 3 2. Einrichten zum Start Überblick 1. Bearbeiter als Benutzer anlegen 3 2. Start von BENUTZER 5 3. Benutzerverwaltung einschalten 6 1. Bearbeiter als Benutzer anlegen Die Agenda-Software ermöglicht die Verwaltung von Mandanten in unterschiedlichen Kanzleien. Die Kanzleinummer 1 wird automatisch bei der Installation angelegt. Die Kanzleidaten der Kanzlei 1 sind zu vervollständigen. Navigationsschaltfläche <Bearbeiter>. Navigationspunkt <Neuanlage & Bearbeiten>. <Neu> klicken.

4 Seite 4 Eingabe der Adressdaten im Register»Adresse«. Register»Zusatzangaben«Windows-Anmeldenamen eingeben oder automatisch ermitteln.

5 Seite 5 2. Start von BENUTZER <Alle Anwendungen>. Anwendung»BEN«mit Doppelklick öffnen. Erstmalige Anmeldung in BENUTZER mit Benutzername:»admin«und Kennwort:»admin«.

6 Seite 6 3. Benutzerverwaltung einschalten Menüpunkt <Optionen>. < Einstellungen BENUTZER>. Haken entfernen, um die Benutzerverwaltung einzuschalten und Schaltfläche <Speichern>.

7 Seite 7 3. Navigation BENUTZER Meine Favoriten beschreibt den Arbeitsablauf von oben nach unten Benutzergruppen anlegen. Benutzer anlegen bzw. einer Benutzergruppe zuordnen.

8 Seite 8 4. Arbeitsablauf 1. Benutzergruppen anlegen Hinweis Standardmäßig sind in Agenda BENUTZER zwei Benutzergruppen angelegt: Anwender mit Administratorenrechte (admin) und Anwender ohne Administratorenrechte (user). Klick auf»neue Benutzergruppe anlegen«. Namen für neue Benutzergruppe vergeben. Erlaubte bzw. gesperrte Mandanten festlegen. Zugriffsrechte für einzelne Anwendungen oder Funktionen in den Anwendungen festlegen. Hinweis Wenn der Haken für <Admin-Rechte> gesetzt ist, sind keine Einschränkungen der Zugriffsrechte möglich.

9 Seite 9 Anwendung wählen. Zu sperrende Programmfunktion wählen. Klick auf <Sperren>. (oder Doppelklick auf die jeweilige Programmfunktion, die gesperrt werden soll). Hinweis Mit Übernahme von»anlag Programm«sperren Sie die gesamte Anwendung Agenda ANLAG für die Benutzergruppe»Azubi«. 2. Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen Klick auf. Benutzernamen vergeben (nur Kleinbuchstaben möglich). Zuordnung zu einer Benutzergruppe. Zuordnung zum zuvor angelegten Mitarbeiter. Haken setzen für <Kennwort abfragen>. Achtung Für Administratoren sollte zwingend die Kennwortabfrage aktiviert werden! Ansonsten kann jeder Anwender die Anwendungen allein mit dem Benutzernamen als Administrator öffnen.

10 Seite Erstmaliges Festlegen des Kennwortes Wenn Sie als Administrator beim Anlegen eines Benutzers die Option <Kennwort abfragen> aktiviert haben, muss dieser Benutzer bei der Anmeldung sein persönliches Kennwort festlegen. Beim Start der Anwendung Agenda ARBEITSPLATZ oder einer anderen Agenda-Anwendung wird die Anmeldemaske der Benutzerverwaltung angezeigt. Der Benutzer muss hier seinen Benutzernamen eingeben und die Eingabetaste drücken. In der folgenden Maske vergibt er sein Kennwort. Hinweis Wenn die Kennwortabfrage bei einem Mitarbeiter deaktiviert ist, muss dieser Mitarbeiter bei der Anmeldung kein Kennwort erfassen.

11 Seite Weitere Funktionen 1. Kennwort ändern Wenn in BENUTZER die Benutzerverwaltung aktiviert ist, kann im Agenda ARBEITSPLATZ über den Menüpunkt»Optionen Kennwort ändern«das Kennwort des aktuell angemeldeten Benutzers geändert werden. 2. User Anwender ohne Administratorenrechte hat Passwort vergessen 1. Ein Administrator muss BENUTZER starten. 2. Im Hauptmenü»Bestand Benutzer«aufrufen. 3. Den jeweiligen Benutzer mit Doppelklick öffnen. 4. Mit Klick auf <Kennwort löschen> wird das aktuelle Kennwort gelöscht. 5. BENUTZER wieder schließen. 6. Der betroffene Anwender kann nun bei der nächsten Anmeldung im Agenda ARBEITSPLATZ ein neues Kennwort vergeben. 3. Admin Anwender mit Administratorenrechte hat Passwort vergessen Hinweis Wenn es weitere Benutzer mit Administratorenrechten gibt, gehen Sie auf die gleiche Weise vor, wie wenn ein Benutzer mit User-Rechten sein Passwort vergessen hat. Wenn es nur einen Benutzer mit Administrator-Rechten gibt, gehen Sie so vor: 1. Der Chef der Kanzlei oder der Steuerberatungsgesellschaft muss aus Sicherheitsgründen per Fax eine schriftliche Bestätigung an Agenda mit folgenden Angaben senden: mit der Kundennummer, Mit dem Inhalt, dass der Zugang für die Anwendungen ARBEITSPLATZ bzw. BENUTZER nicht mehr möglich ist, und dass ein Tageskennwort für den Start der Anwendung benötigt wird. Verwenden Sie bitte das Geschäftspapier Ihrer Kanzlei. Unterzeichnen Sie als Inhaber der Kanzlei oder als Geschäftsführer der Gesellschaft. Senden Sie das Fax an den Hotlinebereich»Zentralfunktionen«mit der Faxnummer: 08031/ Sie können auch das Dokument auch als PDF- oder Bild-Datei speichern und per an folgende Adresse schicken: schicken. 2. Anschließend erhalten Sie von uns ein Tageskennwort. Das Kennwort ist nur für diesen Tag gültig. Wenn Sie das Tageskennwort für einen späteren Zeitpunkt benötigen, dann teilen Sie uns einfach das gewünschte Datum mit. 3. Öffnen Sie den Agenda ARBEITSPLATZ. In der Anmeldemaske erfassen Sie den Benutzernamen»admin«und das Tageskennwort. Falls die Anmeldemaske nicht erscheint, wählen Sie in der Menüzeile»Optionen Neu Anmelden«und erfassen dort das Tageskennwort.

12 Seite Anschließend vergeben Sie wieder ein Kennwort: Löschen Sie das alte Kennwort (Tageskennwort) und stellen Sie sicher, dass der Haken bei»kennwort abfragen«gesetzt ist. 4. Administratorenrechte Folgende Funktionen können nur Anwender durchführen, die über Administratorenrechte verfügen: Anwendung Funktionen nur für Administratoren-Zugriff ARBEITSPLATZ Auswertungen: Ändern der Kanzleioptionen (»Optionen Kanzleioptionen für den Ausdruck«).»Mandant Neuanlage & Bearbeiten: Anwendungsübergreifendes Löschen von Mandanten«(siehe Info Nr Mandant anwendungsübergreifend löschen. Alle Anwendungen Auswertungen: Markierung der Option»Einstellungen gelten für alle Benutzer«in den Druckoptionen auf dem Register»Gestaltung 2«. Mandanten-Auswahl zeigt auch die gesperrten Mandanten. BENUTZER FIBU, ANLAG, ZAHLUNG HONORAR Programmaufruf und Definition von Benutzerprofilen. Mandanten-Auswahl zeigt auch die gesperrten Mandanten. Rechnungen mit dem Status»Ausgangsrechnung«können nur mit Admin-Rechten verändert oder gelöscht werden, bzw. wenn das spezielle Recht zur Korrektur der Ausgangsrechnungen vergeben wurde. Stornieren von Rechnungen. Manuelle Vergabe von Belegnummern.

13 Seite 13 ZMIV Datenimport: Mit der Funktion»Überschreiben«werden bestehende Mandanten gelöscht und erneut eingelesen. Hauptmenü: der Menüpunkt»Bestand Alle Adressen mit Institutionen«kann ausgewählt werden. Mandanten-Auswahl: ein Mandant kann trotz Sperre geöffnet und geändert werden. Mandanten-Auswahl: ein Mandant kann zwischen verschiedenen Kanzleien kopiert werden. Mitarbeiter-Auswahl: ein Mitarbeiter kann zwischen verschiedenen Kanzleien kopiert werden. Mandanten-Auswahl: Setzen der Kennung»verwendet auf Nein setzen«. Mandanten-Auswahl: Löschen von Mandanten. Mandanten-Auswahl: Kopieren eines Mandanten in eine andere Kanzlei. Mandanten-Auswahl: Kopieren von mehreren Mandanten. Mandanten-Auswahl: Anwendungsübergreifendes Löschen von Mandanten ( Info Nr Mandant anwendungsübergreifend löschen. DASI Datenbestände einlesen.

14 Seite Funktionen, die für Anwender ohne Admin-Rechte standardmäßig gesperrt sind In der folgenden Tabelle finden Sie alle Funktionen, die für Anwender ohne Admin-Rechten standardmäßig gesperrt sind. Diese Funktionen können bei Bedarf für Benutzergruppen ohne Admin- Rechten über die Zugriffsrechte entsperrt werden ( siehe Benutzergruppen anlegen 8 ). Anwendung ARBEITSPLATZ»Mandant Neuanlage & Bearbeiten: Anwendungsübergreifendes Kopieren von Mandanten«(siehe Info Nr Mandant anwendungsübergreifend kopieren. DATA-WAREHOUSE Daten exportieren. KALENDER LOHN Kalender-Berechtigungen pflegen. Monatsabschluss zurücksetzen. Ändern, Löschen und Erfassen von Bemessungsgrenzen. Ändern, Löschen und Erfassen von DEÜV-Annahmestellen. Änderungen und Löschen von Lohnarten. Löschen von Krankenkassensätzen. Löschen von Krankenkassen. Löschen von ausgetretenen Mitarbeitern (»Stammdaten Personaldaten Bearbeiten Mitarbeiter löschen«). Kanzlei-Druckoptionen anpassen. ZMIV Mandanten-Erfassung Register: Berechtigungen Mandantensperre setzen«mandanten-auswahl: Anwendungsübergreifendes Kopieren von Mandanten ( siehe Info Nr Mandant anwendungsübergreifend kopieren.

15 Seite Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

16 Seite 16 Empfehlungen für Agenda BENUTZER»Hilfe Häufige FragenHilfe Online-Seminare«Zentralfunktionen»Hilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.