Outlook Web App Kurzanleitung. interner OWA-Zugang

Transkript

1 interner OWA-Zugang Neu-Isenburg,

2 Seite 2 von 15 Inhalt 1 Einleitung 3 2 Anmelden bei Outlook Web App Benutzeroberfläche Hilfreiche Tipps 4 4 OWA-Funktionen neue Signatur einfügen Funktionsleiste von OWA 2010 im Überblick Gruppe erstellen 9 5 Kalender Termin erstellen Terminplanungs-Assistent 14 6 Menü Optionen 15 7 Abmelden 15 8 Hilfe 15

3 Seite 3 von 15 1 Einleitung Ende Juli 2012 wird unser Mailsystem "Groupwise" auf Exchange/Outlook 2010 umgestellt. Aus logistischen und organisatorischen Gründen, steht zunächst nur der Zugang über den Internet Explorer zur Verfügung. Die erläutert das Vorgehen bei der Anmeldung von Outlook Web App 2010 und gibt Ihnen einen kurzen Einblick über die wichtigsten Funktionen der Benutzeroberfläche. 2 Anmelden bei Outlook Web App 2010 þ Vorgehen Anmeldung OWA 1. Starten Sie den Internet Explorer und geben Sie bitte folgende URL ein: 2. Nach Aufruf dieser URL, sollten Sie direkt in Ihr Outlook-Konto gelangen. Die Zugangsdaten werden automatisch von Ihrer Windows-Anmeldung übernommen. 3. Falls hier noch eine Kennwortabfrage kommen sollte, teilen Sie dies bitte dem FB 10.5 mit.

4 Seite 4 von Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche unter Outlook Web App ist an Office 2010 angelehnt und enthält zusätzliche Funktionen. Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionen von Outlook Web App 2010 kurz erläutert: 3 1. Navigation unter Outlook Web App 2. Häufig benutzte Funktionen (Suche, Filter, usw.) 3. Lesebereich (kann über Anzeigen individuell eingestellt werden). 4. Direktschaltflächen für Antworten, Allen Antworten, Weiterleiten 5. Optionen Menü und Hilfe 3.1 Hilfreiche Tipps Kontext-Menu Mit einem Klick (rechte Maustaste) auf ein Objekt, wird ein Kontextmenü eingeblendet, in welchem aufgelistet wird, was nun ausgeführt werden kann. Nachfolgende Abbildung zeigt das Kontextmenü einer in der Inbox.

5 Seite 5 von Mailbox-Speicherplatz Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Mailbox, um den verwendeten Speicherplatz und die Speicherkapazität anzeigen zu lassen Filtern Mit der Funktion Filter (häufig benutzte Funktionen) können nur gewünschte Objekte aufgelistet werden. Immer wieder benutzte Filter, wie zum Beispiel s einer bestimmten Kategorie oder Person, können zudem zu den Favoriten hinzugefügt werden. So werden gewünschten Objekte mit einem Mausklick aufgelistet Suchen Die Suche bestimmter Objekte wurde ebenfalls verbessert. Hier können Sie definieren in welchen Ordnern gesucht werden soll.

6 Seite 6 von OWA-Funktionen 4.1 neue Um eine neue zu verfassen, klicken Sie auf den Button "Neu" und warten, bis sich ein Dialogfenster öffnet. Im neuen Fenster tragen Sie nun in der Zeile "An.." (Punkt1) die gewünschten Empfänger ein. Sobald Sie einen Buchstaben eingegeben haben, erscheint eine Vorauswahl aus dem globalen und Ihrem persönlichem Adressbuch. Durch einfaches klicken wird dieser Empfänger übernommen. Sollte keiner der Vorschläge zutreffen, schreiben Sie die - Adresse einfach aus. (z.b.: einbeispiel@meinedomain.de) Sie können auch mehrere Empfänger mit einem Semikolon getrennt angeben.outlook OWA kann auch Namen aus Ihrem Adressbuch finden und die richtige - Adresse einsetzen Sie müssen nun noch einen Betreff (Punkt 1) eingeben und können anschließend den Text (Punkt 2) schreiben. Wenn Sie die E- Mail absenden möchten, bestätigen Sie dies mit dem Button "Senden"(Punkt 3).

7 Seite 7 von Signatur einfügen Wenn Sie jeder verschickten einen bestimmten Text anfügen wollen, beispielsweise Ihre Adresse und Telefonnummer, können Sie eine sogenannte Signatur einrichten. Klicken Sie dazu zunächst in der Navigationsleiste rechts oben auf den Punkt 'Optionen' und wählen Sie dann 'Alle Optionen anzeigen...' aus: Auf der linken Seite finden Sie nun ein neues Menü, wo Sie den Punkt 'Einstellungen' auswählen. In der Mitte wählen Sie, sollte dies nicht bereits der Fall sein, den Reiter ' ' aus. Geben Sie nun im Textfeld die gewünschte Signatur ein. Um Ihre Signatur an jede anzufügen, setzen Sie unter dem Textfeld ein Häkchen bei 'Signatur automatisch in eigene gesendete Nachrichten einschließen'. Sie können die Signatur jederzeit an der selben Stelle auch wieder ändern. Klicken Sie abschließend auf den 'Speichern'-Button unten rechts, um die Signatur zu speichern. Noch ein Hinweis: Üblicherweise beginnt die Signatur mit der Zeichenfolge -- (zwei Bindestriche gefolgt von einem Leerzeichen, ohne Anführungszeichen), erst in der darauffolgenden Zeile beginnt der eigentliche Text der Signatur. Hintergrund dieser Konvention ist, dass Mail-Programme erkennen, wo die Signatur beginn und diese beim Antworten auf eine Mail dann nicht zitieren.

8 Seite 8 von Funktionsleiste von OWA 2010 im Überblick 1 = versenden 2 = als Entwurf speichern 3 = Anhang hinzufügen 4 = Adressbuch öffnen 5 = Eingegebene Namen prüfen 6 = Priorität hoch setzen 7 = Priorität niedrig setzen 8 = Signatur einfügen 9 = mit Rechtsschreibung prüfen 10 = Typ der festlegen (Vertraulich,...) 11 = Ruft weitere Optionen auf (Lesebestätigung,...) 12 = Legt fest, ob in HTML oder Plaintext geschrieben werden soll (HTML empfohlen)

9 Seite 9 von Gruppe erstellen Um eine eigene Gruppe anlegen zu können, klicken Sie in der Modulnavigation auf den Button "Kontakte" (Punkt 1). Im Kontakt-Modul klicken Sie nun auf den Pfeil (Punkt 2) und wählen "Gruppe" (Punkt 3) aus. Geben Sie nun einen Gruppennamen (Punkt 1) an, unter dem die Gruppe gespeichert werden soll. Die einzelnen Mitglieder der Gruppenliste (Punkt 2) können Sie wie beim Erstellen einer hinzufügen, bestätigen Sie ihre Eingaben mit den Button "Zur Gruppe hinzufügen" (Punkt 3) um die ausgewählten Miglieder zu übernehmen

10 Seite 10 von 15 Nun wurden die einzelnen Mitglieder in die Liste der Gruppe übernommen. Sie können ggf. einen Kommentar bei dem Textfeld "Notizen" (Punkt 1) eingeben. Um die Gruppe anzulegen klicken Sie auf den Button "Speichern und schließen" (Punkt 2). Die Verteilerliste wurde nun erfolgreich angelegt.sie können diese jederzeit bearbeiten, in dem Sie die gewünschte Gruppe auswählen und "doppelt anklicken" (Punkt 1).

11 Seite 11 von 15 Sie können diese Gruppe nun beim Schreiben einer nutzen. Geben Sie dazu den Namen der Gruppe (hier Testgruppe) beim Empfänger ein (Punkt 1) und klicken Sie anschließend auf den Button "Namen überprüfen" (Punkt 2).

12 Seite 12 von 15 5 Kalender Der eigene Kalender kann auch über Outlook Web App für andere Benutzer freigegeben werden. Zudem können freigegebene Kalender von anderen Benutzern eingeblendet werden, so dass freie Termine für eine gemeinsame Sitzung besser ersichtlich sind - (siehe nachfolgende Abbildung). Für Kalendereinträge steht nun ebenfalls ein Lesebereich zur Verfügung. Diese Anleitung zeigt Ihnen nachfolgend, wie Sie einen Termin mit anderen Arbeitskollegen planen und erstellen können.

13 Seite 13 von Termin erstellen Mit Outlook Web Access ist es möglich Termine zu verwalten sowie andere Personen, Ressourcen oder Räume mit einzubeziehen.diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen Termin mit anderen Arbeitskollegen planen und erstellen können Klicken Sie dazu in der Modulnavigation auf "Kalender" (Punkt 1) und wählen Sie Ihren Kalender aus (Punkt 2), sofern Sie mehrere besitzen. Nun müssen Sie den Tag im Kalender auswählen (Punkt 3), auf den Pfeil "Neu" (Punkt 4) klicken und "Besprechungsanfrage" auswählen. Nun können Sie Details zu dem geplanten Termin angeben. Geben Sie alle erforderliche (Punkt 1) optionale (Punkt 2) Personen/ Verteiler an. Diese Personen werden per über diesen Termin informiert. Personen, die Microsoft Outlook 2007/2010 oder Microsoft Outlook Web Access nutzen, können zusätzlich dem Termin zustimmen oder diesen Absagen. Der Terminersteller wird dann automatisch informiert und der Kalender des Eingeladenen automatisch angepasst. Sie können zusätzlich einen Betreff und den Ort des Termins mit angeben, auch der Zeitpunkt (Punkt 3) kann hierbei näher definiert werden. Optional können Sie noch einen Text, z.b. mit der Agenda der Sitzung hinterlegen (Punkt 4).

14 Seite 14 von Terminplanungs-Assistent Mit dem "Terminplanungs-Assistent" (Punkt 1) können Sie prüfen, ob die eingeladenen Teilnehmer zu diesem Termin Zeit haben. Der aktuelle Termin befindet sich zwischen dem Grünen (Start) und dem Roten (Ende) Balken (Punkt 2). In diesem Fall wird sichtbar, dass die EDV Abteilung zwischen 11:30 und 13:30 Uhr zur Verfügung stehen könnte. Der Blaue Balken zeigt an, dass für diese Uhrzeiten schon Termine über OWA gebucht wurden. Mit dem Button "Senden" können Sie die Terminabfrage an die Teilnehmer versenden. Der Termin wird bei Ihnen automatisch eingetragen. Wenn Sie keine weiteren Teilnehmer eintragen, wird auch keine Anfrage zu anderen Personen gesendet.

15 Seite 15 von 15 6 Menü Optionen Unter Outlook Web App sind alle möglichen Einstellungen unter Optionen übersichtlich zusammengefasst. Häufig benutzte Optionen wie "Kennwort ändern" haben einen eigenen Menüpunkt. Unter Alle Optionen anzeigen werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf welcher Sie die gewünschten Einstellungen für Ihre Outlook Web App vornehmen können. Nachfolgende Abbildung zeigt den Menüpunkt Einstellungen unter Alle Optionen anzeigen Hier kann auch die Signatur für Ihre s erfasst werden. 7 Abmelden Schließen Sie nach dem Arbeiten mit Outlook Web App nicht einfach den Browser. Ihre Mailbox wird sonst nicht korrekt geschlossen. Melden Sie sich ab, in dem Sie oben Rechts im Fenster die Schaltfläche Abmelden anwählen. 8 Hilfe Die Online-Hilfe von Outlook Web App gibt Ihnen detaillierte Informationen zu einzelnen Themen. Geben Sie ein Schlagwort in das Suchfeld ein, um möglichst schnell die gewünschte Information zu finden.