Aus Augias ins Internet: Die Erstellung von Onlinefindbücher aus Augias-Datenbanken mit dem ELKO- Augias, MidosaXML und MEX

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1 Aus Augias ins Internet: Die Erstellung von Onlinefindbücher aus Augias-Datenbanken mit dem ELKO- Augias, MidosaXML und MEX DFG-Projekt Ausbau des Netzwerkes SED-Archivgut zu einer Referenzanwendung für ein Archivportal D Erfurt, 16. September 2008 Dr. Nils Brübach Sächsisches Staatsarchiv-Hauptstaatsarchiv Dresden Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 1

2 Sachstand Insgesamt ca. 150 Onlinefindbücher von StA-D, StA-L von StA-C und vom BergA im Netz Bereits 2005 Nutzung des Verfahrens für die Publikation der Findbücher zum Börsenverein (StA- L) auf CD-ROM Entwicklung der technischen und methodischen Grundlagen beim Hauptstaatsarchiv: Anfang 2004 entwickeltes Fachverfahren und Workflow, dabei Vergleich mit Augias-Internet-Assistent Konversion von Augias-Export-Dateien aus Augias 7.4 Verfahren zunächst manuell, in 2006 Automatisierung und fachliche Optimierung (u.a. automatische Einbindung von Indices) Erstellung der Onlinefindbücher mit MidosaXML Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 2

3 Grundlagen: Zentrale Datenbasis sind die in AUGIAS-Archiv vorliegenden bestandsbezogenen Erschließungsdatenbanken und nicht die nach MS- Word ausgegebenen Findbücher Onlinefindbücher sind eine Ausgabe der in Augias vorhandenen Daten Daher: Keine doppelte Datenhaltung Die Onlinefindbücher werden auf XML-Basis erstellt, Nutzung der EAD- DtD -> offenes, zukunftsfähiges Format & Struktur, dass von allen Herstellern von Archivsoftware unterstützt wird und die Basis für das Archivportal D bildet. Nutzung auch im Rahmen des DFG-Projektes Retrokonversion archivischer Findmittel. Publikation der Onlinefindbücher unter Nutzung der vorhandenen IT- Ausstattung (d.h. keine zusätzlichen Kosten) Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 3

4 Grundlagen: Was leisten EAD-basierte Onlinefindbücher und was nicht: Onlinefindbücher sind dynamische Findmittel, d.h. keine Abbildung von Word-Dateien Onlinefindbücher sind Texte, und keine Datenbanken Onlinefindbücher ermöglichen eine Navigation und eine Freitextsuche (mit Trunkierungen) Onlinefindbücher folgen internationalen und nationalen Standards (EAD- DTD) Die Verarbeitung der Daten ist XML-basiert, daher nicht proprietär. Was leisten sie (noch) nicht: - Übergreifende Suche (Prototyp liegt vor) - Warenkorbfunktion (Prototypen liegen vor) Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 4

5 Arbeitsschritte: 1. Aufbau einer Verzeichnisstruktur: Dateikonvention (Festlegung): Alle Dateien eines Onlinefindbuchprojektes und das Verzeichnis des OFB werden mit der fünfstelligen Bestandssignatur bezeichnet (Teil eines persistenten Identifizierungsmerkmales) 2. Export der Erschließungsdaten über die Menuefunktion von Augias 3. In Access: Prüfung der exportierten Daten, Setzen des Primärschlüssels 4. Anlage einer udl-datei zur Verknüpfung der Datenbank 5. Konversion mit dem ELKO-Augias in xml 6. Öffnen der xml-datei mit Midosa, Redaktion des Onlinefindbuches 7. Generierung des Onlinefindbuches als EAD-Datei Verfahren ist vom Prinzip her auch für die Verarbeitung von Erschließungsdaten aus anderen Erschließungsprogrammen geeignet, übertragbar auf Beständeübersichten Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 5

6 Workflow: Die einzelnen Arbeitsschritte: 1. Erstellung der Augias-Exportdatei Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 6

7 Workflow: Die einzelnen Arbeitsschritte: 2. Prüfung und Anpassung der exportierten Daten mit MS-Access Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 7

8 Workflow: Die einzelnen Arbeitsschritte: 3. Erstellung einer udl-datei ( universal data link) zur Verknüpfung Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 8

9 Workflow: Die einzelnen Arbeitsschritte: 4. Automatisierte Konversion der Daten über den Listenkonverter ELKO- Augias, inklusive Indices Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 9

10 Workflow: Die einzelnen Arbeitsschritte: 5. Aufruf der konvertierten Daten in MidosaXML, Einbindung von Titelblatt, Einleitung und anderen Textdokumenten Abspeichern zur Sicherung Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 10

11 Workflow: Die einzelnen Arbeitsschritte: 6. Erstellung des Onlinefindbuches Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 11

12 Workflow: Das fertige Onlinefindbuch Klassifikation der Augias-Datenbank wird automatisch hierarchisiert (Baumstruktur) Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 12

13 Ergebnisse, Möglichkeiten und Grenzen: - Möglichst einfaches Verfahren, ohne besondere IT-Kenntnisse anwendbar - gedacht bis zur Einführung einer neuen Archivsoftware, die die EAD (Austauschformat Portale!) unterstützen muß und aus der Onlinefindmittel direkt erstellt werden können. - Verarbeitung von Ergebnissen aus dem DFG-Retrokonversionsprojekt funktioniert ebenfalls auf dieser Basis - Juni 2007 und Juni 2008: Interne Schulungen für die zuständigen Bearbeíter in den Abteilungen Leipzig, Chemitz und Freiberg - Weiteres: Sächs. Stiftung für Familienforschung Verarbeitung von Digitalisaten mit dem MEX-Editor (EAD und METS) - Standardverfahren für derzeit im Sächsischen Staatsarchiv erstellte Onlinefindbücher Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 13

14 Übrigens Import von EAD-Daten nach Augias: XPath-basiertes Werkzeug ead-csv-hike Entwickelt zur Übernahme von EAD-Findbüchern nach Augias mit Hilfe des Importassistenten Datum: , Sächsisches Staatsarchiv Seite 14