Datenschutzerklärung:

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1 Generelle Funktionsweise Beim HRF Lizenzprüfungsverfahren werden die von HRF vergebenen Registriernummern zusammen mit verschiedenen Firmen- und Standortinformationen vom Kunden über den HRF Webserver an HRF übermittelt und dort verifiziert. Nach erfolgreicher Verifizierung, werden entsprechende Freischaltdateien wiederum über den HRF Webserver an den Kunden übermittelt. Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, dass nur die entsprechenden Kunden mit ihren erworbenen Lizenzen arbeiten können. 1. Übermittlung von Lizenzinformationen an den HRF Webserver: Das HRF Lizenzprüfungsprogramm, welches beim Kunden täglich läuft, übermittelt je HRF- Datenbank regelmäßig Lizenzinformationen wie alle Registriernummern, Datenbank- und Standort-Informationen in verschlüsselter Form an den HRF Webserver 2. Abruf der Lizenzinformationen des Kunden vom HRF Webserver: Die von den Kunden auf den HRF Webserver übermittelten Lizenzinformationen werden von HRF täglich abgerufen, auf Konflikte geprüft und verarbeitet 3. Übermittlung der Freischaltinformationen an den HRF Webserver: Nach Abschluss der Prüfung und Verarbeitung werden von HRF Freischaltinformationen je Registriernummer in verschlüsselter Form an den HRF Webserver übermittelt Diese Freischaltdateien beinhalten neben den jeweiligen Datenbank- und Standort- Informationen ggf. auch ein Ablaufdatum (z.b. Testzeit) 4. Abruf von Freischaltinformationen Das HRF Lizenzprüfungsprogramm beim Kunden ruft für alle in der Datenbank vorhandenen Registriernummern die entsprechenden Freischaltdateien ab und verarbeitet diese Dieser Vorgang wird in regelmäßigen Abständen wiederholt Datenschutzerklärung: Bei der Übermittlung der Lizenzinformationen an HRF werden nur Informationen gesendet,, die zur Sicherstellung der Gültigkeit der Lizenzen erforderlich sind. Es werden keinerlei datenschutzrelevante Informationen übermittelt. Stand: Kurzanleitung Lizenzverwaltung Seite 1 von 5

2 Aktivierung/Einrichtung der HRF Lizenzprüfung Voraussetzungen: Das HRF Lizenzprüfungsprogramm muss täglich laufen Es muss auf EINEM beliebigen Rechner aktiviert werden, der über eine Internetverbindung (HTTP-Verbindung zu verfügt und Zugriff auf die HRF Datenbank hat, vorzugsweise auf dem Server Aufruf der Lizenzverwaltung auf dem Rechner, auf dem die Lizenzprüfung aktiviert werden soll in einem beliebigen Modul unter Verwaltungsaufgaben / Systemaufgaben / Weitere Systemaufgaben / Lizenzverwaltung : Hinweis zu den Datumsangaben im rechten oberen Bereich: - Abruf Lizenzen ausgesetzt bis: Bei einer Neuinstallation bzw. nach Umstellung auf die neue Version ist die Lizenzprüfung anfangs einmalig für einen Zeitraum von 2 Wochen ausgesetzt - Letzte erfolgreiche Ausführung: Bei einer Neuinstallation bzw. nach Umstellung auf die neue Version wird dieses Datum anfangs einmalig auf das aktuelle Systemdatum gesetzt In der Lizenzverwaltung stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Anzeige der allgemeinen Datenbank- und Lizenzinformationen Anzeige/Pflege der Registriernummern für: - Lizenzen für Module - Lizenzen für Filialen - Lizenzen für Zusatzmodule - Lizenzen für Schnittstellen Lizenzinformationen für HRF exportieren (siehe unten) Lizenzinformationen von HRF importieren (siehe unten) Lizenzprüfung über HRF Webserver jetzt ausführen (siehe unten) Einstellungen für die Lizenzprüfung (siehe unten) Stand: Kurzanleitung Lizenzverwaltung Seite 2 von 5

3 Aufruf der Aktivierung/Einrichtung über Button Einstellungen für die Lizenzprüfung Auf diesem Arbeitsplatz Lizenzprüfung durchführen: Aktivierung der Lizenzprüfung für den aktuellen Arbeitsplatz Prüfung für folgende Datenbanken: Angabe, für welche Datenbanken die Lizenzprüfung durchgeführt werden soll Es können hier nicht nur die aktuelle Datenbank, sondern auch andere, im Netz verfügbare HRF Datenbanken angegeben werden. Die Lizenzprüfung wird dann für alle Datenbanken in einem Durchlauf durchgeführt Mit den Buttons Neu, Löschen und Verbindung testen können Datenbankeinträge hinzugefügt, gelöscht und die Verbindung zur jeweiligen Datenbank getestet werden Letzter Abrufversuch: Anzeige Datum/Uhrzeit des letzten Abrufversuchs Stand: Kurzanleitung Lizenzverwaltung Seite 3 von 5

4 Ausführung: Ausführen beim Windows-Start (Run-Eintrag wird erstellt): - Diese Einstellung ist nur sinnvoll, wenn sichergestellt wird, dass der Rechner täglich neu gestartet und angemeldet wird - Es kann angegeben werden, dass Debug-Informationen für Supportzwecke gespeichert werden (unter <Dokumente und Einstellungen>\All Users\Anwendungsdaten \HRF\Common\ HrfLicLog_JJJJMMTT.txt, 1 Logdatei je Tag) Ausführen über Windows-Task (Task muss manuell angelegt werden): - Mit dieser Einstellung können Sie die Lizenzprüfung uhrzeitgesteuert über einen Windows- Task ausführen. Der Windows-Task muss anschließend manuell angelegt werden (Aufruf: <Gemeinsame Dateien>\HRF\HrfLic.exe). - Dabei muss sichergestellt werden, dass der Benutzer, unter dem der Task angelegt wird, Zugriff auf die HRF-Datenbank hat und über eine Internet-Verbindung (HTTP-Verbindung zu verfügt - Auch hier kann angegeben werden, dass Debug-Informationen für Supportzwecke gespeichert werden Steuerung über HRF-Service: - Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, dass die HRF Lizenzprüfung über den HRF Service für Hintergrunddienste ausgeführt wird. Die Steuerung über den HRF Service ermöglicht die Ausführung der Lizenzprüfung auch auf einem nicht angemeldeten Rechner, außerdem können Sie sich im Fehlerfall per benachrichtigen lassen Wichtig!: Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn auf diesem Arbeitsplatz der HRF Service für Hintergrunddienste installiert und gestartet ist. Nähere Hinweise zur Installation und Einrichtung des HRF Service für Hintergrunddienste entnehmen Sie bitte dem separaten Dokument Kurzanleitung Hintergrunddienste.pdf - Angaben: - Wochentage, an denen die Lizenzprüfung ausgeführt werden soll (einmal täglich) - Uhrzeit der Ausführung - Benachrichtigen bei Problemen per - Debug-Informationen speichern. Diese sind dann im HRF Servicemanager abrufbar Proxy-Angaben (sofern Sie einen Proxy-Server verwenden): - Proxyserver verwenden: Verwendung eines Proxy aktivieren/deaktivieren - Host: IP-Adresse des Proxy-Host. Die IP-Adresse des Proxy-Host ist abhängig vom jeweiligen Proxy Provider, bitte erfragen Sie die IP-Adresse bei Ihrem Proxy Provider - Port: IP-Port des Proxy-Host. Der Port des Proxy-Host ist abhängig vom jeweiligen Proxy Provider, bitte erfragen Sie den Port bei Ihrem Proxy Provider - Benutzer und Kennwort, falls erforderlich - Mit dem Button Verbindung testen können Sie die Internetverbindung zu testen Stand: Kurzanleitung Lizenzverwaltung Seite 4 von 5

5 Lizenzinformationen für/von HRF exportieren/importieren Wenn es temporär nicht möglich ist, eine funktionierende Internetverbindung zum HRF Webserver herzustellen, besteht die Möglichkeit, die Lizenzinformationen zwischen Kunde und HRF als Dateien, z.b. per auszutauschen Diese Möglichkeit ist allerdings nur als temporäre Übergangslösung gedacht, da der Vorgang in regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss Vorgehensweise: - Erstellen Sie in der Lizenzverwaltung über den Button Lizenzinformationen für HRF exportieren eine Lizenzinformationsdatei (xxx.info) - Senden Sie diese Lizenzinformationsdatei an HRF, z.b. per - Anschließend erhalten Sie von HRF eine entsprechende Datei zurück, die die Freischaltinformationen für diese Datenbank enthält (xxx.regnr.zip) - Importieren Sie diese Datei mit dem Button Lizenzinformationen von HRF importieren Lizenzprüfung über HRF Webserver manuell ausführen Mit dem Button Lizenzprüfung über HRF Webserver jetzt ausführen in der Lizenzverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Lizenzprüfung über den HRF Webserver für die aktuelle Datenbank manuell auszuführen Dabei werden alle Informationen zwangsweise übermittelt bzw. abgerufen, unabhängig davon, ob dies aufgrund der letzten Übermittlungsdaten erforderlich ist HRF GmbH & Co. KG Darmstädter Straße Reinheim Deutschland Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) hrf@hrf.de Internet: Copyright 2013 HRF Stand: Kurzanleitung Lizenzverwaltung Seite 5 von 5