Modellierung von Geschäftsprozessen nach VCP

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1 Modellierung von Geschäftsprozessen nach VCP Globalisierung, verändertes Konsumentverhalten, Konkurrenz- und Kostendruck, Unternehmenszusammenschlüsse, E-Business... Viele hinreichend bekannte Trends zwingen Unternehmen, sich zu verändern und das in immer kürzeren Zyklen. Insbesondere hat sich die Handelsbranche wie kaum eine andere in den letzten Jahren stark gewandelt. Unternehmen können heute nur dann erfolgreich sein, wenn sie in der Lage sind, sich schnell und flexibel an Marktveränderungen anzupassen, wenn sie ihre Produktqualität nachhaltig sichern und ihre Wirtschaftlichkeit verbessern. Die Erreichung dieser Ziele setzt jedoch voraus, dass die Unternehmen ihre Abläufe und Strukturen genau kennen, sie analysieren und bewerten, ggf. optimieren und dann die optimierten Abläufe im Unternehmen umsetzen. Der Einsatz von Werkzeugen zur Modellierung von Geschäftsprozessen, also deren Darstellung, Untersuchung und Gestaltung, kann hierbei eine große Hilfe sein. Im Sinne eines Re-Engineerings können diese dann auf Basis der aufgenommenen und analysierten Ist-Prozesse in optimale Soll-Prozesse überführt werden. Voraussetzung ist, dass die Möglichkeiten der Instrumente zur Prozessgestaltung optimal genutzt werden. Wincor Nixdorf Retail Consulting verfügt über dieses Werkzeug die Geschäftsprozessmodellierung nach VCP. VCP (Value Circle Process) ist unsere eigen entwickelte Beratungsmethodik, die (Handels-)Unternehmen dabei unterstützt, sich kundenzentriert zu organisieren und den Weg dahin in Excellence zu beschreiten. VCP ist ein methodisches und konsequent strukturiertes System, ein Toolset mit unterschiedlichen Produkten für unterschiedliche Anforderungen. 1 Prozesshierarchie Die Modellierung von Prozessen nach VCP erfolgt nach dem TopDown-Prinzip, d.h. die oberste Ebene in der Prozesshierarchie wird zuerst. Diese oberste Ebene heißt Top-Level und umfasst die Kernprozesse eines Unternehmens(-bereiches). Diese Top- Level-Prozesse werden im Configuration-Level weiter detailliert, es entsteht ein Modell von Teilprozessen. Schließlich folgt das Element-Level. Hier werden die Teilprozessschritte des Configuration-Level noch weiter verfeinert und den Prozessen detaillierte Informationen zugefügt. Schließlich folgt das Implementation-Level. Die Modelle des Implementation-Level sind so detailliert, dass mit ihrer Hilfe z.b. eine neue betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware eingeführt oder eine Individualsoftware entwickelt werden kann. Es werden alle Sphären der Prozesse (Daten, Standort, Organisation, Technologie, Applikationen, Prozesse, Kooperationen) bis hin zur einzelnen Software-Maske. 2 Grundobjekte der Prozessmodellierung 2.1 Funktionen Wesentliche Bestandteile eines Geschäftsprozesses sind einzelne Funktionen. Sie stellen eine fachliche Aufgabe, einen Vorgang bzw. eine Tätigkeit an einem (Informations-) Objekt dar. Eine Funktion ist Träger von Zeit und Kosten. Sie wird in einem grünen Rechteck mit abgerundeten Ecken dargestellt. Lieferanten pflegen Seite 1

2 2.2 Daten Auch die den Funktionen zugehörigen Input-/Outputdaten müssen modelliert werden. Hierzu gehören Stammdaten, also solche, die sich selten ändern (, Lieferantendaten usw.) und Bewegungsdaten. Bewegungsdaten entstehen während eines Geschäftsprozesses und ändern sich häufiger, sind also temporär (Lieferschein, Wareneingangsbeleg). Daten können als Datencluster (rotes Rechteck) mit den dazugehörigen Attributen (weiße Ovale) dargestellt werden. Hersteller Artikelnummer Artikelbezeichnung Verpackungseinheit Organisationseinheiten In einem Unternehmen werden Funktionen typischerweise von Organisationseinheiten ausgeführt, daher müssen diese auch modelliert werden. Die ovalen Symbole stellen die einzelnen Organisationseinheiten dar, rechteckige Symbole stehen für eine Stelle. Eine Stelle ist die kleinste zu identifizierende Organisationseinheit im Unternehmen. 2.4 Ereignisse Ereignisse treten ein oder werden durch Funktionen erzeugt. Funktionen wiederum werden durch Ereignisse ausgelöst. Ereignisse könnten z.b. sein `Ware ist eingetroffen oder ` ist storniert. Ereignisse werden in einem lila Sechseck dargestellt. sind 2.5 Ressourcen Im Verlaufe eines Geschäftsprozesses werden Ressourcen verbraucht. Beispiele hierfür sind: Papier, PC, Drucker. Seite 2

3 2.6 Leistungen Leistungen werden durch den Geschäftsprozess selbst erbracht, z.b. eine Dienstleistung oder ein Produkt. 2.7 Kanten Die einzelnen Objekte (wie z.b. Funktionen, Ereignisse, Organisationseinheiten) werden durch Kanten miteinander verbunden. Dabei gibt es verschiedene Kantentypen, die von den Symbolen abhängen, die sie verbinden. Der Zusammenhang zwischen einer Organisationseinheit und einer Funktion beispielsweise wird nicht mit einer Richtung angegeben, sondern es wird lediglich dargestellt, dass die Organisationseinheit die Funktion ausführt. Diesen Kantentyp nennt man ungerichtet. Bei der Verbindung zwischen einer Organisationseinheit und einer Funktion sind vielfältige ungerichtete Kantentypen möglich: `führt aus, `ist fachlich verantwortlich für, `entscheidet über, `wirkt mit bei usw. pflegen führt aus Gerichtete Kantentypen in Zusammenhang mit Funktionen und anderen Objekten können z.b. sein `ändert, `hat Output, `erzeugt, `ist Input für. pflegen ändert 3 Modelltypen 3.1 Wertschöpfungskettendiagramm Ein Wertschöpfungskettendiagramm dient in erster Linie dazu, die Funktionen, die direkt an der Wertschöpfung des Unternehmens(-bereiches) beteiligt sind, zu spezifizieren. Diese Funktionen können in Form einer Funktionsfolge miteinander verbunden werden und bilden damit eine Wertschöpfungskette. Zudem ist es möglich, die Funktionen im Wertschöpfungskettendiagramm zu hierarchisieren und eine prozessorientierte Überbzw. Unterordnung darzustellen. Wertschöpfungskettendiagramme dienen in erster Linie zur Darstellung von Top-Level- und Configuration-Level-Prozessen. Wareneingang Retouren Warenannahme Warenkontrolle Wareneinlagerung Wareneingangserfassung 3.2 Funktionsbaum Der Funktionsbaum stellt ebenso wie das Wertschöpfungskettendiagramm die Fuktionen in einem hierarchischen Modell dar. Einziger Unterschied zum Wertschöpfungskettendiagramm ist die fehlende Anordnung der Abfolge der Funktionen. Seite 3

4 Lieferantenverwaltung Artikelverwaltung Konditionsverwaltung Kontraktverwaltung 3.3 Organigramm Im Organigramm wird die Aufbauorganisation des Unternehmens dargestellt, der hierarchische Zusammenhang der Organisationseinheiten untereinander ist zu erkennen. Geschäftsleitung sprüfung Marketing Verkauf Disposition ist fachlich vorgesetzt Leiter Marketing Lieferantenpflege Lieferantenbewertung Warenausgang ist fachlich vorgesetzt Leiter Reklamation 3.4 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Durch ein sequentielles Hintereinanderschalten von Funktionen und Ereignissen entsteht eine zusammenhängende Kette, die als ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) bezeichnet wird. Anders als die statischen Funktions-, Daten- und Organisationsmodelle beschreiben ereignisgesteuerte Prozessketten den ablaufbezogenen (zeitlich-logischen) Zusammenhang von Funktionen. In einer EPK beginnen Prozesse immer mit einem Ereignis und enden mit einem oder mehreren Ereignissen. Es lassen sich nicht nur linear verlaufende Prozesse darstellen, sondern auch parallele oder alternive Verzweigungen beschreiben. Diese Verzweigungen lassen sich durch sogenannte Operatoren darstellen. Der UND-Operator entspricht einer Parallelisierung des Ablaufs, er kann insbesondere dazu genutzt werden, Wartezeitpunkte in Form von externen Ereignissen in der Prozessmodellierung wiederzugeben. Der XOR-Operator (exklusives Oder) und der ODER- Operator werden zur Modellierung von Alternativen im Prozessablauf verwendet. Der XOR-Operator lässt genau nur einen Pfad als Alternative zu, während der ODER-Operator sowohl einen parallelen Ablauf des Prozesses als auch eine Entscheidung für einen einzelnen Pfad zulässt. Seite 4

5 UND-Operator ODER-Operator XOR-Operator Dabei sind bei der Verwendung des XOR- und ODER-Operators folgende Einschränkungen zu beachten: Eine Verzweigung nach einem einzelnen Ereignis ist nicht zulässig, da eine Entscheidung über den weiteren Verlauf des Prozesses notwendig ist. Daher ist es zwingend erforderlich, dass eine Funktion vorgeschaltet wird, in der diese Entscheidung getroffen wird. Lieferanten- ist eingetroffen im System erfassen ist ist nicht Wird eine EPK um weitere Modellelemente (wie z.b. Ressourcen, Informationsträger) ergänzt, handelt es sich um die sogenannte erweitere ereignisgesteuerte Prozesskette (eepk). Bei der Modellierung einer EPK wird also anders als bei der eepk - lediglich der zeitlich-logische Ablauf der Prozesse dargestellt, auf die statischen Elemente wird verzichtet. Diese werden stattdessen in einem separaten Diagramm, dem sog. Funktionszuordnungsdiagramm modelliert. Ein Funktionszuordnungsdiagramm kann für jede Funktion in einer EPK erstellt werden. Lieferanten- ist eingetroffen sprüfung Anwendungssystem im System erfassen führt aus ist ist nicht Die EPK bzw. eepk dienen der Darstellung der Prozesse im Element- und Implementation-Level. Es handelt sich hierbei um sog. Feinmodelle, während die Darstellung des Top- und Configuration-Level Grobmodelle sind. Seite 5

6 4 Zusammenfassung Modellierung von Geschäftsprozessen nach VCP Die Prozessmodellierung nach VCP erfolgt, wie oben beschrieben, grafisch. Dies hat den großen Vorteil, dass komplexe und umfassende Modelle immer noch übersichtlich dargestellt werden können. Zudem lassen sich Ansatzpunkte für eine Optimierung der Prozesse leicht erkennen, z.b. wo im Prozessverlauf Medienbrüche auftreten, wo Informationen verloren gehen, wo Redundanzen auftreten. Die Prozessmodellierung nach VCP kann ebenso bei einer Einführung von Anwendungssoftware oder bei einer Entwicklung von Individualsoftware von großem Nutzen sein. Kunden, wie Metro, Skoda oder Deichmann konnten sich von den Vorteilen und dem großen Mehrwert dieser Vorgehensweise überzeugen. Seite 6