EFFEKTIVE TEAM-UND PROJEKTARBEIT MIT

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1 EFFEKTIVE TEAM-UND PROJEKTARBEIT MIT CENIT EIM IT-TAG TOBIAS KNOCHE JOACHIM MARTENS

2 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKT COPYRIGHT CENIT AG //

3 COPYRIGHT CENIT AG //

4 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKT COPYRIGHT CENIT AG //

5 HINTERGRUNDINFOS ZU KEY FACTS größter rein privater Open Source Anbieter der Welt Hauptsitz in Maidenhead, UK 2005 gegründet / ca. 300 Mitarbeiter 4 Mio. Downloads aus der Alfresco Community 7 Mio. Anwender verwalten 3,3 Mrd. Dokumente Kunden (Unternehmen) in 180 Ländern DEPARTMENTAL UND ENTERPRISE PRODUKTE * ALS KOMMERZIELLE SOFTWARE mit kommerziellem Support und Erweiterungen für das Unternehmensumfeld (z.b. Cluster-Fähigkeit) * KEINE LIZENZKOSTEN, SONDERN LAUFENDE GEBÜHREN FÜR PFLEGE & SUPPORT (JÄHRLICHE SUBSKRIPTION) COPYRIGHT CENIT AG //

6 ALFRESCO ALS ECM-PLATTFORM COPYRIGHT CENIT AG //

7 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKT COPYRIGHT CENIT AG //

8 ERFOLGREICHE PROJEKTE COPYRIGHT CENIT AG // Quelle: GPM und PA Consulting 8

9 ERFOLGREICHE PROJEKTE Projekte werden von Menschen bearbeitet Menschen arbeiten in Projekten als Team zusammen Die Teamarbeit / Projektarbeit funktioniert umso besser je besser Kommunikation und Zusammenarbeit organisiert sind Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten basieren zum großen Teil auf Dokumenten wie Verträgen, Plänen, Listen, Tabellen, Berichten, Beschreibungen, Formularen, Organisation der Kommunikation & Zusammenarbeit dort wo die Projektbeteiligten Dokumente verwalten: im ECM-System Alfresco skernfunktionalitäten sind Dokumentenmanagement und Kollaboration, die Sie für erfolgreiche Projektarbeit nutzen CENIT

10 ANWENDUNGSFÄLLE(1) Organisation & Kommunikation in Unternehmen und Projekten Nutzung von Sites als Team-/ Projektraum für die Zusammenarbeit Nutzung eines Systems statt verschiedenen Servern & persönlichen Ordnern für alle Daten, Dokumente & Formate Eine ( Google like ) Suche für schnelles Finden / Erweiterte Suche für gezielteres Suchen Einfaches Finden von Experten / Kompetenzen / Ideen z.b. im Innovationsmanagement Konsolidierung / Finden von Ideen und Verbesserungsvorschlägen Transparenz des Ideenfindungsprozesses Nutzung von Blogs, Kommentaren zu Dokumenten, Einsatz von Ideen -Wikis, Verwendung von Rating- und Feedback-Mechanismen CENIT

11 ANWENDUNGSFÄLLE(2) Zugriff auf Ihre Daten überall & jederzeit Nutzung der freien Apps von Alfresco für ios-und Androidgeräte für den mobilen Zugriff auf Daten Bereitstellung von Daten über die Cloud Schnell und unkomplizierte Einbindung von Externen (Mitarbeiter, Partner, Kunden, Bewerber, ) Elektronische Workflows zur Optimierung der Zusammenarbeit Nutzung der vorkonfigurierten + leicht bedienbaren Workflows in Alfresco Einfache & mobile (Projekt-) Akten Schneller Zugang zu allen Dokumenten und Aufgaben einer Akte mit Alfresco Workdesk, Office Workdesk (aus Office heraus!) & Mobile Workdesk CENIT

12 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKT COPYRIGHT CENIT AG //

13 STRUKTUR MIT ALFRESCO Ordnerstruktur Metadaten Kollaboration Volltext Titel Status Typ Erstellen Bearbeiten Kommentieren Liken FIBU HR UNTERNEHMEN IT MARKETING COPYRIGHT CENIT AG //

14 CENIT IT-Tag ALFRESCO S Datenlisten Bibliothek Dashboard Forum Juni Blog Juni 13 Kalender Bibliothek News 13 CENIT IT-Tag Forum Kalender Blog COPYRIGHT CENIT AG //

15 CENIT TEAM ABTEILUNG FACHBEREICH ABTEILUNG ABTEILUNG PROJEKT COPYRIGHT CENIT AG //

16 ANWENDUNGSSZENARIO FREIGABEPROZESS Archiv Status=QS Status=Final PDF-Dokument soll freigegeben werden. COPYRIGHT CENIT AG //

17 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKT COPYRIGHT CENIT AG //

18 AUSBLICK PROJEKT Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben: Import der Aufgaben, z.b. aus csv um Datenpflege auch über z.b. Excel oder anderen Tools zu ermöglichen Abbildung der Aufgaben im Projekt als Aufgabenliste Zeitmanagement: Aufgabenlisten enthalten Meilensteine Projektsteuerung: Meilensteine werden im Projektkalender angezeigt CENIT

19 AUSBLICK PROJEKT Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben: Projektkontrolle: Verpasste Meilensteine in einem eigenen Bereich angezeigt Aufgabenverteilung: Mit Erstellung einer Aufgabe ist die Zustellung der Aufgaben an Bearbeiter über Workflow möglich Fortschrittsüberwachung: Erstellen von Aufgaben, Änderung des Bearbeiters ist in den Aufgabenliste-& Aktivitäten-Dashlets ersichtlich CENIT

20 AUSBLICK PROJEKT Projektpostkorb: Zentrale Ablage der im Projekt relevanten s CENIT

21 COPYRIGHT CENIT AG //

22 WIE GEHT S WO WEITER. COPYRIGHT CENIT AG //

23 VIELEN DANK! TOBIAS KNOCHE Senior Consultant ECM-Alfresco +49 (2102) CENIT AG Kaiserswerther Straße 115 D Ratingen JOACHIM MARTENS Account Manager Alfresco +49 (711) CENIT AG Industriestraße D Stuttgart COPYRIGHT CENIT AG //