INSIEME -Release "2013"

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2 INSIEME -Release "2013" Sehr geehrter INSIEME - Anwender Aus den verschiedenen internen Ideen und den eingegangenen Anwenderwünschen haben wir eine neue Version von INSIEME zusammengestellt. Viele hilfreiche Funktionen wurden in den INSIEME -Release 2013 integriert. Zudem haben wir interne Strukturanpassungen an der Software vorgenommen. Wir sind überzeugt, dass mit der neuen Version die Vereinsorganisation noch mehr erleichtern wird. Bitte lesen Sie vor dem Installieren die Anleitung durch (Speziell den Punkt 1+2). Freundliche Grüsse Curion Informatik AG Adriano Schrofer Geschäftsführer Unsere Partner: Schweizerischer Kirchengesangsverbund Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 2 / 21

3 Inhaltsverzeichnis EINLEITUNG WICHTIGE HINWEISE... 5 Sichern Sie die Datenbank insieme.ins (c:/software/curion/insieme) INSTALLATIONSANLEITUNG Installation des Releases Eigene Berichte sperren Berichte aktualisieren... 6 DIE NEUERUNGEN ALLGEMEIN Stammdaten Gruppenfilter Tabelle Anreden Tabelle Fakturatyp Tabelle PP Adress-Zusatz Tabelle Mahnungsarten - Mahnspesen Software-Update ein-/ausschalten MODUL ADRESSEN Manuelle Anrede Brief Adresse mit oder ohne Organisation Stammdaten Brief mit Beilage und Fusszeile P.P. Zusatz Rubrik Foto/Dokumente Erstellung von Serienbriefen im Word aus unserer Vereinssoftware INSIEME Ordner "Vorlagen" erstellen Erstellung von Word-Vorlagen Platzhalter in Word-Vorlagen einsetzen Ablauf Erstellung des Serienbrief Filtern nach Zusatzinformationen und Unteradressen Funktion Word-Serienbrief erstellen Word mit ausgewählter Briefvorlage wird geöffnet Aus Wordvorlage Serienbrief mit gefilterten Adressen erstellen Chronikeintrag in INSIEME erstellen Serienbrief aus der Chronik und Modul "Dokumente" auf starten MODUL FAKTURA / BUCHUNGEN Beträge mit dem Wert Mahnspesen Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 3 / 21

4 5.3 Korrektur und Verbuchung bei Zahlungseingängen Faktura-Artikel MODUL ANLÄSSE MODUL ABSENZEN BERICHTE / REPORTE SCHLUSSWORT Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 4 / 21

5 EINLEITUNG 1 Wichtige Hinweise Bevor Sie den Release durchführen: Sichern Sie die Datenbank insieme.ins (c:/software/curion/insieme) 2 Installationsanleitung 2.1 Installation des Releases Laden Sie den INSIEME -Release 2013 von unserer Homepage herunter und führen Sie das Setup-File aus. Die neue Programmfile (insieme.exe) wird installiert. Starten Sie INSIEME auf und geben Sie den bei uns bezogenen Release-Key ein. Nun ist das Programm auf der aktuellsten Version. 2.2 Eigene Berichte sperren Wenn Sie speziell angepasste Berichte haben, müssen diese im Berichtgenerator mit Updat Nein markiert sein. So werden diese durch unsere angepassten Berichte nicht überschrieben. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 5 / 21

6 2.3 Berichte aktualisieren Die neuen und angepassten Berichte können vom Server heruntergeladen werden. Drücken Sie den Menüpunkt Optionen - Programm, Hilfedokumente oder Berichte aktualisieren. Die zu importierenden Berichte werden aufgelistet. Durchgestrichen Berichte sind im Berichtgenerator mit Updat Nein markiert. Sollen diese Berichte trotzdem importiert werden, so können diese mit den Pfeiltasten in das rechte Fenster verschoben werden. Hier werden alle Berichte aufgelistet, welche importiert werden. Mit den Pfeiltasten in das links können Berichte für den Import entfernt werden. Schliessen Sie nun INSIEME. Sobald INSIEME das nächste Mal aufgestartet wird, werden die Neuerungen und Berichte/Listen im Hintergrund aktiviert. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 6 / 21

7 DIE NEUERUNGEN 3 Allgemein 3.1 Stammdaten Gruppenfilter In verschieden Stammdatentabellen wurden Gruppenfilter integriert. So können verschiedene Einträge zusammengefasst und schneller gefiltert werden. Abteilung/Register Adresstypen Anlassgruppen Einteilung Fakturatyp Tabelle Anreden Die Tabelle Anreden wurde durch den Eintrag "Manuelle Anrede" erweitert. Die Beschreibung zu dieser Funktion folgt unter Punkt Tabelle Fakturatyp Die Tabelle Fakturatyp wurde mit den Spalten Kontokorrektur Zuviel (+) und Kontokorrektur Zuwenig (-) erweitert. In diese Spalten kann zum jeweiligen Fakturatyp das Konto angegeben werden, in welchem der nicht korrekt einbezahlte Betrag (+ oder -) beim Übertrag in die FIBU automatisch verbucht werden soll Tabelle PP Adress-Zusatz Es wurde eine neue Tabelle PP Adress-Zusatz integriert. Hier können die PP Anschriften eingetragen werden. Die Beschreibung zu dieser Funktion folgt unter Punkt Tabelle Mahnungsarten - Mahnspesen In der Tabelle Mahnspesen kann zu der jeweiligen Mahnungsart der gewünschte Text für Mahnspesen und den Betrag eingegeben werden. Die Beschreibung zu dieser Funktion folgt unter Punkt 5.2. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 7 / 21

8 3.2 Software-Update ein-/ausschalten Im Menü "Optionen" kann man auswählen ob "Automatische Software-Update" angezeigt werden sollen. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 8 / 21

9 4 Modul Adressen 4.1 Manuelle Anrede Die Funktion "Manuelle Anrede" erlaubt es einer Adresse einen Freitext als Anrede zu hinterlegen. Die individuelle Anrede erscheint in den Briefen mit/ohne Logo, sowie in der Faktura und in der Mahnung. Die manuelle Anrede ist eine vorkonfigurierte Anrede in den Stammdaten. Die manuelle Anrede erscheint in den entsprechenden Reporten, wenn unter Punkt 1 im Feld Anrede die Option Manuelle Anrede ausgewählt wird. 1 2 Der Text für die Anrede kann im Feld "Man.Anrede" (Punkt 2) eingegeben werden. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 9 / 21

10 4.2 Brief Adresse mit oder ohne Organisation Im Modul Briefe kann ausgewählt werden, ob die Organisation bei der Adresse aufgeführt wird oder nicht 4.3 Stammdaten Brief mit Beilage und Fusszeile In den Stammdaten-Tabelle Brief können zusätzlich Beilagen und Fusszeilen aufgeführt werden. 4.4 P.P. Zusatz Im Brief mit/ohne Logo, in der Faktura und in der Mahnung kann man eine PP -Frankierung einfügen. Unter Einstellungen Stammdaten, kann in der Tabelle PP Adress-Zusatz unter Kurzbezeichnung und Bezeichnung die gewünschte PLZ und der gewünschte Ort eingetragen werden. Es ist nicht nötig den Zusatz P.P in den Stammdaten einzugeben. Die vorgenommene Einstellung erscheint beim Erstellen der entsprechenden Berichte als Auswahl und wird oberhalb des Adressblocks mit den Zusatz P.P eingeblendet. Bsp.: Optim beim Erstellen derfaktura Bsp.: Ausdruck auf der Faktura 4.5 Rubrik Foto/Dokumente In dieser Rubrik wurden Anpassungen bei Foto löschen gemacht. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 10 / 21

11 4.6 Erstellung von Serienbriefen im Word aus unserer Vereinssoftware INSIEME Ordner "Vorlagen" erstellen Unter den INSIEME -Verzeichnis c:\software\curion\insieme muss ein neuer Ordner "Vorlagen" erstellt werden. In diesen Ordner werden anschliessend die Wordvorlagen und das Adressexport-File "exportsb.csv" gespeichert Erstellung von Word-Vorlagen Damit in INSIEME die Briefvorlagen ausgewählt werden können, müssen diese in Word erstellt und in den Ordner "Vorlagen" gespeichert werden. Als Basisvorlage, müssen die folgenden Briefvorlagen verwendet werden: Curion_Adresse_Links.docx (Adressfelder links) Curion_Adresse_rechts.docx (Adressfelder rechts) In diesen Vorlagen sind INSIEME -Platzhalter enthalten. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 11 / 21

12 4.6.3 Platzhalter in Word-Vorlagen einsetzen Öffnen Sie die benötigte Wordvorlage und wählen Sie den Menüpunkt aus. Über den Menüpunkt Seriendruckfeld einfügen können nun alle aus INSIEME zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder (Platzhalter) ausgewählt und in die Vorlage integriert werden. Die Vorlage kann nun im weiteren mit allen im Word zur Verfügung stehenden Funktionen, wie Schriftart, Schriftgrösse, Farbe und Einfügen von Bildern, berabeitet werden. Nachdem die Vorlage erstellt ist, kann diese mit dem gewünschten Namen in den Ordner "Vorlagen" abgespeichert werden. Damit die Dokumente in INSIEME als Vorlagen zur Auswahl stehen, müssen in diese Dokumenten folgende Anfangswörter enthalten sein: Briefvorlage Brief Wordvorlage Word Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 12 / 21

13 4.7 Ablauf Erstellung des Serienbrief Filtern Sie in der Vereinssoftware INSIEME die gewünschten Adressen Filtern nach Zusatzinformationen und Unteradressen Um die Adressen nach den zugeteilten Zusatzinformationen zu filtern, muss folgender Funktionsknopf Filtern nach Zusatzinformationen und Unteradressen gedrückt werden. Es öffnet sich die Filtermaske in welcher als erstes nach der gewünschten Zusatzinformation gefiltert werden kann Funktion Word-Serienbrief erstellen Nachdem die gewünschten Adressen ausgewählt sind, drücken Sie die Funktion Serienbrief drucken". Es öffnet sich die Auswahl der erstellten Briefvorlagen. "Word Die Auswahl wird aus dem Ordner "Vorlagen" aufgelistet. Wählen Sie nun die gewünschte Briefvorlage aus. Die Adressen-Auswahl für Serienbriefe wird geöffnet. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 13 / 21

14 Nun können die gewünschten Adressen aus. Selektionsfunktionen: Alle zurück Eine zurück Ein auswählen Alle auswählen Die ausgewählten Adressen werden in ein temporäres Adressdaten-File exportiert. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Nun öffnet sich die Software Word Word mit ausgewählter Briefvorlage wird geöffnet Bestätigen Sie die folgende Meldung mit "Ja". Eine weitere Maske mit der Verknüpfung zum Adressexport-File "eyport.csv" muss mit OK bestätigt werden. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 14 / 21

15 4.7.4 Aus Wordvorlage Serienbrief mit gefilterten Adressen erstellen Die geöffnete Briefvorlage kann nun nochmals bearbeitet werden. Wechseln Sie anschliessend auf den Menüpunkt Serienbrief-funktionen von Word. und verwenden Sie nun die Um den Serienbrief mit den Adressen zu verknüpfen, muss die Funktion "Fertigstellen und zusammenführen" > "Einzelne Dokumente bearbeiten" ausgewählt werden. Der Serienbrief wird mit den gefilterten Adressen als neues Dokument erstellt. Das Dokument kann nun gespeichert werden. Speichern Sie das Dokument im INSIEME -verzeichnis in den Ordner "Dokumente" ab. c:\software\curion\insieme\dokumente Sofern die Dokumentenvorlage bearbeitet wurde, kann diese ebenfalls abgespeichert werden. Speichern Sie die Vorlage im INSIEME -Verzeichnis in den Ordner "Vorlagen" ab. c:\software\curion\insieme\vorlagen Das Word kann unter dem Menüpunkt "Datei - Schliessen" beendet werden. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 15 / 21

16 4.7.5 Chronikeintrag in INSIEME erstellen In der Vereinssoftware INSIEME wurde eine Chronikfenster geöffnet. Sofern ein Eintrag zum Versand des Serienbriefes in die Chronik der ausgewählten Adressen eingetragen werden soll, so bestätigen Sie die Frage mit "Ja". Die Maske "Chronik-Eintrag" wird geöffnet. Das Erstellungsdatum wird vorgeschlagen Der Ablageort des Dokumentes kann ausgewählt werden Eine Bemerkung zum Brief kann hinzugefügt werden. Wenn alle Angaben gemacht sind, kann der Eintrag mit "OK" bestätigt werden. Der Chronikeintrag wird nun bei jeder im Serienbrief enthaltenden Adresse gesetzt. 4.8 Serienbrief aus der Chronik und Modul "Dokumente" auf starten Der erstellte Serienbrief ist nun mit der Chronik und im Modul "Dokumente" verknüpft und kann jederzeit geöffnet werden. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 16 / 21

17 5 Modul Faktura / Buchungen 5.1 Beträge mit dem Wert 0.0 Will man einem Passivmitglied keinen festen Jahresbeitrag in Rechnung stellen, kann man neu eine Faktura mit dem Betrag 0.0 generieren. Die Verbuchung dieser freiwilligen Zahlungseingänge ist im Kapitel 4.4 beschrieben. Will man Beträge mit dem Wert 0.0 nicht in der Faktura ersichtlich haben, kann diese Option beim Drucken des Berichtes Faktura ausgeschaltet werden. 5.2 Mahnspesen Mahnspesen können unter Einstellungen Stammdaten in der Tabelle Mahnungsarten vordefiniert werden. Die Eingabe aus der Spalte Text Mahnspesen erscheint im Bericht Mahnung. Zusätzlich wird die Eingabe der Spalte Mahnspesen verrechnet. Bei Auslösen der Mahnung erscheint die Konfiguration in Bericht. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 17 / 21

18 5.3 Korrektur und Verbuchung bei Zahlungseingängen Beträge, welche auf freiwilliger Basis zu hoch Eingezahlt werden, können neu automatisch auf ein vordefiniertes Konto gebucht werden (z.b. Konto Spenden Mitgliederbeitrag ). Dazu kann im Kontenplan ein neues Konto Spenden Mitgliederbeitrag erstellt werden. Diese Kontonummer kann dann unter Einstellungen Stammdaten in der Tabelle Fakturatyp in der Spalte Konto Korrektur Zuviel eingetragen werden. Wird nun zuviel eingezahlt (im Beispiel unten wird bei einer Faktura über CHF ein Betrag von CHF einbezahlt) erfolgt eine automatische korrektur von CHF (Ausgleich zwischen Einbezahltem betrag und effektivem Faktura-Betrag). Beim Übertrag der Zahlungseingänge in die FIBU werden die CHF 50.- auf das Konto Spenden Mitgliederbeitrag verbucht. 5.4 Faktura-Artikel Das Feld Faktura-Artikel wurde erweitert. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 18 / 21

19 6 Modul Anlässe Wenn bei Stammlokal und Bezeichnung gedrückt wird, öffnet sich ein Fenster mit den schon einmal erfassten Angaben. Aus diesem Fester kann der gewünschte Text ausgewählt werde. Jeder erfasste Text steht anschliessend im Fenster zur Auswahl. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 19 / 21

20 7 Modul Absenzen Das Modul Absenzen wurde komplett überarbeitet. Die Erneuerungen: Der Adressaufbau ist schneller Angaben zum jeweiligen Anlass sind ersichtlich Am gleichen Tag können mehrere Anlässe zu unterschiedlichen Zeiten geführt werden Absenzenlisten können pro Anlass auch nachträglich eröffnet werden Absenzenlisten kann nachträglich bereinigt werden (Austritt Mitglied) Pt. 1 Tabellarische Darstellung Die Eingaben werden automatisch gespeichert 1 Durch drücken des Menüpunktes "Absenzen bereinigen", werden alle nicht im Anlass Personen und Anlass Gruppe enthaltenden Personen gelöscht. Personen welche nicht aufgeführt sind, aber in diese Gruppe gehören werden nachgeführt. Sind alle aufgeführten Personen eingetragen so erschein folgende Meldung: Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 20 / 21

21 8 Berichte / Reporte Folgende Berichte wurden angepasst oder vollständig neu erstellt: Absenzenliste Monat Absenzenliste Monat hoch Adressliste hoch Adressetiketten Beitragsliste hoch Briefpapier mit und ohne Logo Buchungsliste Zahlungseingänge Inventar Lagerort Inventarblatt Kontoauszug quer Veteranenmeldung SCHLUSSWORT Wir sind sicher, dass sich unserer Vereinssoftware INSIEME mit der Integration der verschiedenen Ideen und Wünsche noch mehr von einer normalen Mitgliederverwaltung abgrenzen wird. Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Installieren des INSIEME -Release 2013 und anschliessend viel Spass beim Einsatz der Neuerungen. Copyright Curion Informatik AG Version: Erstellt am: Seite 21 / 21