Kunden über Mandatsreferenz informieren

Transkript

1 Kunden über Mandatsreferenz informieren Ab Februar 2014 wird der gesamte Zahlungsverkehr auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt. Da die bestehenden Einzugsermächtigungen in ein Mandat umgewandelt werden können, müssen Ihre Kunden zuvor über die Mandatsreferenz und Ihre Gläubiger-ID informiert werden. Es ist möglich, mit orgamax in Verbindung zu Microsoft Word einen Serienbrief zu erstellen, in dem diese Daten automatisiert übernommen werden. Diese Dokumentation befasst sich mit der Erstellung eines solchen Serienbriefs. Hinweis: Die Dokumentation bezieht sich auf Microsoft Word Bei älteren Versionen kann die Vorgehensweise geringfügig abweichen. Hinweis: Wenn Sie zuvor die Einstellung für die SEPA-Lastschriften unter orgamax noch nicht vorgenommen haben, befolgen Sie bitte die Schritte in folgender Dokumentation: Link Begeben Sie sich zunächst in den Menüpunkt Finanzen -> SEPA-Lastschriftmandate. Hier finden Sie eine Übersicht über die einzelnen SEPA-Mandate mit diversen Kundeninformationen. Um den Serienbrief vorzubereiten, ist es notwendig, weitere Spalten mit in der Übersicht einzublenden. Klicken Sie dafür auf den Menüpunkt Ansicht -> Spalten definieren. Eine kleine Box Anpassen wird sich öffnen. Die darin aufgelisteten Spalten können Sie mit gedrückter linker Maustaste oben in die Überschrift, beispielsweise neben Kontoinhaber, ablegen. Lassen Sie dazu die Maustaste los, sobald zwei kleine grüne Pfeile erscheinen:

2 Fügen Sie über diesen Weg weitere Spalten ein, bis Sie unter anderem folgende Spalten in der Übersicht haben (die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle): Mandatsreferenz Gläubiger-ID Kontoinhaber IBAN BIC Straße PLZ Ort Nun muss diese Tabelle als Excel-Tabelle exportiert werden, um später als Datenquelle in Ihren Word Serienbrief eingefügt werden zu können. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Ansicht -> Tabelle exportieren. Speichern Sie die Datei nun ab. Öffnen Sie als nächstes ein neues, leeres Word-Dokument. Verknüpfen Sie jetzt die Excel-Tabelle als Datenquelle mit Ihrem Word-Dokument. Klicken Sie dazu oben in der Menüleiste auf SENDUNGEN, dann auf Empfänger auswählen : Wählen Sie hier Vorhandene Liste verwenden und wählen als nächstes die vorher erstellte Excel-Datei aus. Klicken Sie in der nächsten Dialogbox auf OK. Nun können Sie die Seriendruckfelder an den gewünschten Stellen einfügen. Über diesen Weg kann sowohl die Anschrift, als auch die SEPA-Information des jeweiligen Kunden dargestellt werden.

3 Klicken Sie dazu auf Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich eine Liste der Felder (die Übersicht kann bei Ihnen abweichen): Über diesen Weg können Sie nun die Kundenanschrift und die Mandatsinformationen in einen fortlaufenden Text einfügen, der Ihre Kunden über die Mandatsreferenz informiert. Eine feste Vorgabe gibt es dafür nicht. Die Sparkasse Wittenberg stellt Ihren Kunden freundlicherweise einen Mustertext dafür zur Verfügung, den auch Sie als Grundlage für den Serienbrief hernehmen können: Link Verwenden Sie folgende Seriendruckfelder: Für die Anschrift: Kontoinhaber Straße PLZ Ort Für die Mandatsreferenz: Mandatsreferenz des Kunden und Ihre GläubigerID Ihr Konto (IBAN): Kreditinstitut (BIC): IBAN BIC Da keine feste Briefanrede zur Verfügung steht, nutzen Sie bitte die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren.

4 Der vorbereitete Serienbrief könnte nun wie folgt aussehen: Hinweis: Sie können jederzeit über SENDUNGEN -> Vorschau Ergebnisse prüfen, wie der fertige Ausdruck aussieht.

5 Nun ist der Serienbrief bereit für den Seriendruck. Klicken Sie dazu unter SENDUNGEN auf Fertig stellen und zusammenführen -> Dokumente Drucken : Alternativ ist es auch möglich, einen Serienbrief als Serien- zu versenden. Sie finden dazu im Internet diverse Beschreibungen. Das Vorgehen bis zum Seriendruck ist dabei größtenteils identisch, weswegen ich in dieser Dokumentation nicht näher darauf eingehen werde.