Serienbriefe mit Word XP

Transkript

1 Serienbriefe mit Word XP

2 Seriendruck im Word XP 1. Serienbriefe Für die Gestaltung eines Serienbriefes benötigt man ein Hauptdokument (Brief) und eine Datenquelle (Adressen-Tabelle aus Word, Excel, Access, Outlook, etc.) Seriendruck mit Hilfe des Aufgabenbereiches (Menüpunkt Ansicht / Aufgabenbereich) Ausgangsbasis für den Seriendruck ist das Hauptdokument (Brief). Über die entsprechende Auswahl im Aufgabenbereich oder den Menübefehl Extras / Briefe und Sendungen wird der Seriendruck-Assistenten am rechten Bildrand aktiviert. Im Schritt 1 wählt man einen Dokument-Typ, im Schritt 2 das Hauptdokument, in dem der Seriendruck ausgeführt werden soll. Im Schritt 3 öffnet man die Datenquelle, d.h. jene Datei, in der die Adressen gespeichert sind. Diese Seriendruckempfänger können nun in diesem Fenster ausgewählt oder bearbeitet werden (siehe Auswahl bestimmter Adressen).

3 Im Schritt 4 muss im Hauptdokument (Brief) der Empfänger- Adresskopf angelegt werden. Über den Befehl Weitere Elemente öffnet man eine Feldliste mit den entsprechenden Seriendruckfeldern, die man nun an der richtigen Position einfügt. Das Fenster Seriendruckfeld einfügen muss nach Auswahl des Feldes immer wieder geschlossen werden, um notwendige Zeilenschaltungen bzw. Leerschritte durchführen zu können. Eine andere Methode ist, die Felder in der richtigen Reihenfolge hintereinander anzulegen und erst im Nachhinein die Zeilenumbrüche und Leerschritte zu setzen.

4 Der Schritt 5 ermöglicht eine Vorschau auf den Brief. Sie können mit Pfeil- Schaltflächen die Empfänger-Adressen durchblättern, und kontrollieren, ob alle Felder, Zeichenabstände und Zeilenschaltungen richtig gesetzt wurden oder die Empfängertabelle noch einmal bearbeiten. Im Schritt 6 können Sie mit dem Befehl Individuelle Briefe bearbeiten Hauptdokument und Datenquelle in einem neuen Dokument zusammenführen und anschließend speichern bzw. druck en. Seriendruck mit Hilfe der Symbolleiste (Menüpunkt Ansicht / Symbolleisten / Seriendruck) Als schnellere Methode können die oben genannten Schritte 1-6 auch über Symbole durchgeführt werden. Die Symbolleiste erhält man auch über den Befehl Extras / Briefe und Sendungen / Seriendruck-Symbolleiste einblenden. Haupt dokument- Setup Seriendruck empfänger Datenquelle öffnen Seriendruck- Vorschau Seriendruckfelder einfügen = Feldliste Navigationspfeile zum Blättern Seriendruck in neues Dokument Hauptdokument-Setup: Datenquelle öffnen: Seriendruckfelder: Seriendruckvorschau: Navigationspfeile: Dokument-Typ wählen (Serienbriefe, Etiketten, ) Tabelle (Word, Excel, ) mit Adressen öffnen Feldliste zum Einfügen der Empfänger-Informationen Ein/Ausschalten der Vorschau Durchblättern der Adressen im Hauptdokument Seriendruck in neues Dokument: Zusammenführen von Brief und Adressen Ausgangsbasis für den Serienbrief ist wieder das Hauptdokument (Brief). Nachdem der Dokument-Typ über das Symbol Hauptdokument-Setup gewählt wurde, können Sie über das nächste Symbol die Datenquelle öffnen und über das Symbol Seriendruckfelder einfügen mit Hilfe einer Feldliste den Empfänger-Briefkopf gestalten. Über das Symbol Seriendruck-Vorschau und die Navigationspfeile können Sie an Stelle der Seriendruckfelder die Adressen einblenden, durchblättern und so kontrollieren. Über das Symbol Seriendruck in ein neues Dokument wird der Brief mit den Adressen endgültig zusammengeführt. Tipp für Vereinfachung (bekannt aus dem Word (Version 2000) Durch das Hinzufügen (Anpassen und Verschieben) der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen ist die Bearbeitung der Seriendruckfelder wie in der Version 2000 möglich.

5 Bedingungsfelder einfügen Für eine persönliche Briefanrede und bedingte Leerzeichen z.b. für die Empfänger mit oder ohne Titel, kann man über die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen Wenn-Dann-Sonst-Abfragen formulieren (siehe unten). Auswahl bestimmter Adressen Die Auswahl der Empfänger geschieht, wie bereits erwähnt über das Fenster Seriendruckempfänger. Man kann einzelne Adressen durch Aktivieren oder Deaktivieren der kleinen Kontrollkästchen links jeder Adresszeile. Sortieren kann man durch Anklicken der Überschriften und filtern durch Anklicken des kleinen Pfeils neben den Überschriften (Nachname, Ort, PLZ, etc). Filtern / Sortieren von Empfängeradressen

6 Über den Befehl weitere Optionen kann speziell gefiltert und sortiert werden 2. Etiketten Über den Aufgabenbereich = Seriendruck-Assistent wählt man im Schritt 1 als Dokumenttyp Etiketten und im Schritt 2 die Etikettenoptionen: Je nach Etikettenmarke sind im Handel Selbstklebe-Etiketten in verschiedenen Größen erhältlich. Die gängigen Etikettenmarken haben jeweils eine Bestellnummer. Im nächsten Schritt werden die Empfänger gewählt, d.h. die Datenquelle (Adressen) wird geöffnet und wenn gewünscht bearbeitet (siehe Serienbriefe). Jetzt muss das Etikett richtig angelegt werden. Dafür steht im Aufgabenbereich der Adressblock zur Verfügung, wobei die Seriendruckfelder und deren Anordnung fix ausgewählt werden kann. Für eine individuelle Gestaltung des Adresskopfes kann über Weitere Elemente jedes Feld an die gewünschte Position gestellt werden (siehe Serienbriefe).