Business Software für KMU. Umstellung Zahlungsverkehr auf Format ISO für Zahlungen an PostFinance

Transkript

1 Business Software für KMU Tutorial Finanzbuchhaltung Umstellung Zahlungsverkehr auf Format ISO für Zahlungen an PostFinance

2 Inhalt 1 Einleitung Voraussetzungen Hausbank HRM Swiss - Lohn Einrichtung Zahlungsarten auf Lieferantenbanken Lieferantenbanken HRM Swiss - Zahlungsarten auf Banken für Personalstamm HRM Swiss - Personalstamm Bankverbindung Erstellung Zahlungsdatei Kreditoren Lohnzahlung... 9 myfactory Software Schweiz AG Seite 1

3 Im vorliegenden Tutorial erfahren Sie, wie Sie den Zahlungsverkehr auf Format ISO umstellen. 1 Einleitung Mit der neuen Norm ISO gibt es auch eine Harmonisierung im Zahlungsverkehr. Nach und nach ersetzen die meisten Schweizer Bankinstitute (PostFinance, Banken) die bisher abweichenden elektronischen.txt-formate (DTA bei Banken, EZAG bei PostFinance) durch den gemeinsamen Standard ISO im.xml-format. Aktuell (Stand September 2014) können die Banken CS und UBS sowie PostFinance Zahlungen im Format ISO verarbeiten. Weitere Bankinstitute werden folgen. Bei den beiden Banken ist momentan jedoch nur die integrierte Datenübermittlung möglich, also direkt von System zu System. In myfactory beschränken wir uns vorderhand jedoch auf die Übermittlung mit Download/Upload. Somit sind die Zahlungsdaten aktuell im neuen ISO- Standard nur für PostFinance verwendbar. Für Sie gilt somit: alle Banken weiterhin als DTA verarbeiten, PostFinance mit dem Format ISO Im myfactory-zahlungsverkehr wird der ISO Meldungstyp pain.001 unterstützt, also die Übertragung der Zahlungsdaten vom Auftraggeber an PostFinance. Andere Meldungstypen (pain.002 / pain.008 / camt.054 usw.) sind aktuell in myfactory nicht verfügbar. Bitte überprüfen Sie deshalb mit Ihrem PostFinance-Kundenberater, dass die Auftragsavisierung und die Kontoavisierung auf das Format pdf eingestellt ist. 2 Voraussetzungen 2.1 Hausbank Auf der oder den Hausbank(en) können Sie neu das gewünschte Ausgabeformat definieren. Die Einstellung kann sowohl für Kreditorenzahlungen wie auch für Lohnzahlungen gemacht werden. Beispiel Hausbank, Register Stammdaten myfactory Software Schweiz AG Seite 2

4 Beispiel Hausbank, Register Absender Beispiel Hausbank, Register Bankadresse Beispiel Hausbank, Register Zahlungsdaten Die Zahlungsdaten werden für den Kreditoren-Zahlungslauf verwendet. Hier definieren Sie das Standard-Ausgabeformat (ISO oder das bisherige DTA). Das Ausgabeformat wird bei der Erstellung des Kreditoren-Zahlungsfiles vorgeschlagen und kann dann bei Bedarf noch angepasst werden. Für Sammelbuchung auf Kontoauszug empfehlen wir die Einstellung Nein. Dadurch werden Ihnen auf dem Kontoauszug die Einzelzahlungen aufgeführt. Beispiel Hausbank, Register Zahlungsdaten Lohn Die Zahlungsdaten Lohn werden für den Lohn-Zahlungslauf verwendet. Hier definieren Sie das Standard-Ausgabeformat (ISO oder das bisherige DTA). Das Ausgabeformat wird bei der Erstellung des Lohn-Zahlungsfiles vorgeschlagen und kann dann bei Bedarf noch angepasst werden. Hinweis: Diese Zahlungsdaten werden nur benötigt, wenn das Lohnmodul eingesetzt wird und in der Lohn-Einrichtung die Option Hausbankenstamm verwenden aktiv ist. Lohnzahlungen werden auf dem Kontoauszug immer als Sammelzahlung aufgeführt. Deshalb steht diese Einstellung hier nicht zur Verfügung. myfactory Software Schweiz AG Seite 3

5 2.2 HRM Swiss - Lohn Einrichtung In der Lohn Einrichtung <Register Bank> können Sie neu das gewünschte Ausgabeformat definieren. Falls die Option Hausbankenstamm verwenden aktiv ist, werden die Zahlungsdaten nicht ab dieser Maske, sondern ab dem Hausbankenstamm gelesen. Beispiel HRM Swiss, Lohn Einrichtung - Register Bank myfactory Software Schweiz AG Seite 4

6 2.3 Zahlungsarten auf Lieferantenbanken Alte Zahlungsarten Neue Zahlungsarten Die Zahlungsarten (Fettschrift) auf den Lieferantenbanken müssen bei Verwendung geprüft und wenn nötig überarbeitet werden. Zahlungsart bisher ESR ESR+ Postzahlung Inland Bankzahlung Inland Zahlungsanweisung Inland Postzahlung Ausland Bank Ausland / FW Inland SWIFT-Zahlung Ausland Zahlungsanweisung Ausland Lastschriftverfahren Zahlungsart neu ESR ESR+ Postzahlung Inland Bankzahlung Inland (CHF/EUR) - (nicht mehr möglich) - (nicht mehr möglich) * Aufteilung in: - Fremdwährung Inland (<> EUR) - Bankzahlung Inland (CHF/EUR - Zahlung Ausland ohne SEPA (neu) SEPA-Zahlung Ausland (zwingend mit IBAN/SWIFT) - (nicht mehr möglich) Lastschriftverfahren myfactory Software Schweiz AG Seite 5

7 * wichtiger Hinweis: Bei der Zahlungsarten-Überführung wird aus der bisherigen Zahlungsart Bank Ausland / FW Inland automatisch die neue Zahlungsart Fremdwährung Inland <> EUR. Sie müssen deshalb alle Lieferanten-Bankverbindungen, auf denen die neue Zahlungsart Fremdwährung Inland <> EUR steht prüfen: Ausland-Zahlungen Umstellung auf Zahlung Ausland ohne SEPA bei EUR und wenn IBAN/SWIFT vorhanden sind, auf SEPA-Zahlung Ausland anpassen Inlandzahlungen in EUR Umstellung auf Bankzahlung Inland (CHF/EUR) Inlandzahlungen in anderen Fremdwährungen auf Fremdwährung Inland (<> EUR) belassen 2.4 Lieferantenbanken Am einfachsten werden die Lieferantenbanken aufgerufen, dann kann mit den Zahlungsarten-Standardfiltern gearbeitet werden. Hier prüfen Sie folgende Zahlungsarten: Bankzahlung Inland (CHF/EUR) Fremdwährung Inland (<> EUR) SEPA-Zahlung Ausland Zahlung Ausland ohne SEPA nur inländische Bankinstitute (CHF oder EUR) nur inländische Bankinstitute (keine CHF/EUR) nur ausländische EUR-Banken, IBAN/SWIFT zwingend nur ausländische Banken (IBAN/SWIFT nicht zwingend) myfactory Software Schweiz AG Seite 6

8 2.5 HRM Swiss - Zahlungsarten auf Banken für Personalstamm alte Zahlungsarten neue Zahlungsarten Bei den Zahlungsarten für die Lohnzahlungen ist grundsätzlich keine Überarbeitung nötig. Es wurden lediglich die Bezeichnungen angepasst. Zahlungsart bisher Postcheck Bank Inland SWIFT/IBAN Zahlungsart neu PostFinance Bank Inland Bank Ausland (CHF) 2.6 HRM Swiss - Personalstamm Bankverbindung Beispiel einer Personal-Bankverbindung Bank Inland mit Clearing und IBAN myfactory Software Schweiz AG Seite 7

9 3 Erstellung Zahlungsdatei 3.1 Kreditoren Im Zahlungsvorschlag gab es hinsichtlich des neuen Zahlungsformates ISO keine Änderungen. Sie erstellen die Zahlungsdatei weiterhin über den Button <Ausführen>. Das Ausgabeformat wir gemäss der verwendeten Bank angezeigt und kann hier noch angepasst werden (ISO Schweiz oder DTA-Schweiz). Mit <File Schreiben> wird die Zahlungsdatei erstellt. Mögliche Formate für Schweizer Bankinstitute (Stand September 2014) - DTA Mögliches Format für PostFinance: - ISO Schweiz myfactory Software Schweiz AG Seite 8

10 Es wird weiterhin eine Zahlungsdatei erstellt, welche neu im.xml-format aufgebaut ist. Sie können die Daten wie gewohnt mit <speichern unter> auf ein Laufwerk schreiben. Nach diesem Vorgang laden Sie die Datei über das PostFinance-Portal hoch. 3.2 Lohnzahlung Die Zahlungsbank wird entweder direkt aus der Lohn Einrichtung vorgeschlagen oder falls der Hausbankenstamm verwendet wird, stehen die möglichen Hausbanken zur Auswahl. Das Ausgabeformat wir gemäss der verwendeten Bank angezeigt und kann hier noch angepasst werden (ISO oder DTA). Mit <File Schreiben> wird die Zahlungsdatei erstellt. myfactory Software Schweiz AG Seite 9

11 Es wird weiterhin eine Zahlungsdatei erstellt, welche neu im.xml-format aufgebaut ist. Sie können die Daten wie gewohnt mit <speichern unter> auf ein Laufwerk schreiben. Nach diesem Vorgang laden Sie die Datei über das PostFinance-Portal hoch. myfactory Software Schweiz AG Seite 10