Angebot zur Umsetzung eines neuen Microsoft-Rahmenvertrages für Volkshochschulen

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1 Angebot zur Umsetzung eines neuen Microsoft-Rahmenvertrages für Volkshochschulen Michael Kneier Geschäftsführer ı cobra Technischer Vertrieb für Forschung & Lehre GmbH

2 AGENDA Lizenzierung Miete vs. Kauf Vorteile einer Rahmenvereinbarung Vertragsstruktur Angebot zur Umsetzung eines neuen Microsoft-Rahmenvertrages für VHS Rolle der Landesverbände Michael Kneier Umsetzung und weitere Schritte Geschäftsführer cobra Technischer Vertrieb für Forschung & Lehre GmbH

3 Lizenzierung Miete vs. Kauf Grundlegende Unterschiede beider Lizenzmodelle: Miete Lizenzierung per Mitarbeiter Alle Mitarbeiter (FTE) werden homogen lizenziert. Das Nutzungsrecht ist zeitlich befristet (Miete). Dies führt zur pauschalen Ausstattung aller PC. Die Anzahl der PC ist nicht kostenrelevant. Upgrade-Schutz inklusive. Benefits, die nur bei Mietmodellen gewährt werden. Kauf Lizenzierung pro PC PC werden stückgenau lizenziert. Dauerlizenzen sind unbefristet nutzbar. Die Anzahl der PC ist kostenentscheidend. Upgrade-Schutz (Software Assurance) ist optional erhältlich. Volkshochschulen beziehen bislang Dauerlizenzen im Rahmenvertrag.

4 Lizenzierung Miete vs. Kauf Ein einfaches Preisbeispiel: Muster-VHS benötigt Office Pro Plus und Windows Pro Upg. für 25 PC. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter dieser Muster-VHS beträgt 10 (FTE). Kauf von 25 x Office Pro Plus und 25 x Windows Pro Upgrade: 25 x Office 2013 Pro Plus (pro Lizenz 70,-): 1.750,- 25 x Windows 8 Pro Upg. (pro Lizenz 63,-): 1.575, ,- Miete von 10 x Desktop Education Plattform: 10 x Desktop Education (pro Lizenz 62,-): 620,- (LEVEL A) 10 x Desktop Education (pro Lizenz 51,-): 510,- (LEVEL D) Alle Preise zzgl. 19 % MwSt. basierend auf dem Microsoft UVP. Miete-Lizenzpreise verstehen sich für 1 Jahr Nutzung.

5 Lizenzierung Miete vs. Kauf Für einen präziseren Vergleich Miete vs. Kauf gilt es viele unterschiedliche Faktoren zu berücksichtigen: Kauflizenzen sind Dauerlizenzen, aber ein Upgrade oder Software Assurance als Option bedeutet Folgekosten. Education Desktop beinhaltet zusätzlich Core CAL Suite und Windows Enterprise bzw. Windows Education Upg. (statt Windows Professional). Die Preisersparnis kann pro VHS unterschiedlich ausfallen, abhängig vom Lizenzbedarf pro PC vs. Gesamtzahl der Mitarbeiter (FTE). Zu den wesentlichen Unterschieden beider Modelle sind die Benefits zu zählen, die im Mietmodell enthalten sind.

6 Lizenzierung Miete vs. Kauf FAZIT Vor- und Nachteile können pauschal bewertet werden. Kosten können grob kalkuliert werden, sind aber nicht 1:1 vergleichbar. Darüber hinaus ist immer die Einzelbetrachtung pro VHS notwendig. Die Entscheidung für einen Eintritt in ein Mietmodell kann pro VHS individuell getroffen werden. Der Select-Rahmenvertrag besteht weiterhin fort.

7 Vorteile einer Rahmenvereinbarung Die wesentlichsten Vorteile eines Rahmenvertrages: Kostenvorteile Jede VHS profitiert schon beim Kauf weniger Lizenzen von der Einkaufsgemeinschaft VHS (Preisoptimierung!). Staffelpreise sind nach Gesamtvolumen möglich und kommen allen VHS zugute. Zusätzliche Benefits Office 365 und Windows Upgrade als Lizenz für Teilnehmer, Mitarbeiter und Dozenten. Azure Benefit Optionen. Office 365 Services: Sharepoint, Exchange, Skype (Lync). Und weitere! Microsoft bietet Bildungseinrichtungen Technologie-Lösungen für ein Lernen in allen Lebenslagen. Eingebettet in einen bundesweiten Rahmenvertrag, ergibt sich die Möglichkeit, diese Technologie-Lösungen mit teilnehmenden Volkshochschulen in bundesweit einheitlichen Konzepten umzusetzen. Eine Rahmenvereinbarung ist die einzige Alternative zu einem Flickenteppich.

8 Vertragsstruktur Regulärer Aufbau eines Microsoft- Rahmenvertrages Handelspartner Master Agreement 300 FTE pro Beitritt Beitritt A Beitritt B Beitritt C

9 Vertragsstruktur Problemstellung: Der größte gemeinsame Nenner ist der Deutsche Volkshochschul-Verband e.v. Die vertragsrechtliche Zugehörigkeit kann aus Sicht der Volkshochschule aber nur über den Landesverband bestehen. Handelspartner Volkshochschulen alleine können nur in wenigen Fällen das notwendige Beitrittsvolumen von 300 Lizenzen (Mitarbeiter/FTE) erfüllen.

10 Vertragsstruktur Angepasstes Modell auf die Struktur der Volkshochschulen und deren Verbände 300 FTE pro Beitritt Landesverband Landesverband

11 Vertragsstruktur Um Volkshochschulen bundesweit die Möglichkeit zu geben, von den Vorteilen eines Rahmenvertrages profitieren zu können, ist die Anpassung des regulären Vertagsmodells zwingend notwendig. Die Schlüssel-Faktoren zur Umsetzung eins bundesweiten Rahmenvertrages sind: Landesverbände bündeln das Abnahmevolumen der einzelnen Volkshochschulen und treten dem Rahmenvertrag stellvertretend bei. Microsoft nimmt max. mögliche Anpassungen in der Vertragsstruktur vor (interner Genehmigungsprozess notwendig). Darauf abgestimmtes Vertriebsmodell des Handelspartners cobra.

12 Rolle der Landesverbände Keine aktive Einbindung in den Reporting-Prozess, keine Zahlungen! Volkshochschulen übermitteln Ihren Lizenzbedarf direkt an cobra. Hier werden die Volumen nach Zuordnung zum jeweiligen Landesverband gebündelt. Die Verrechnung erfolgt direkt zwischen cobra und den einzelnen Volkshochschulen. Es ist keine Zahlung oder Vor-Finanzierung der Landesverände notwendig. Der Beitritt des Landesverbandes zum Rahmenvertrag, stellvertretend für seine teilnehmenden Volkshochschulen, erfolgt elektronisch per eagreement. Administrative Rollen im Microsoft-Lizenzportal werden von cobra wahrgenommen. Vertragsrechtlich gilt jedoch: Der Beitritt haftet. Daraus ergib sich ein Haftungsrisiko, dass aber aufgrund der praktischen Umsetzung nicht eintreffen sollte. Wir bitten um Ihre Kooperation bei der Kommunikation dieses Angebots im Vorfeld und während des Vertrages.

13 Rolle der Landesverbände Lizenzreporting, Rechnungsstellung & praktische Umsetzung. Volkshochschulen bestellen direkt bei cobra erhalten von dort ihre Rechnung. Kommt einer Volkshochschule ihrer Zahlungsverpflichtung nicht nach, was aus unserer Erfahrung bisher gegenüber cobra noch nicht vorgekommen ist, erfolgt die Klärung zwischen cobra und der VHS direkt.

14 Umsetzung und weitere Schritte 1. Abstimmung der Landesverbände und Vorabinformation VHS: Interne Klärung der Landesverbände und Grundsatzentscheidung. Volkshochschulen erhalten eine Vorabinformation, um sich der neuen Möglichkeiten bewusst zu werden, und um die Chance zu erhalten, ihre Planung im Hinblick auf Windows 10 und Office 2016 anzupassen. 2. Umsetzung des Rahmenvertrages: Volkshochschulen werden über das Angebot im Detail informiert. Eine Bedarfsermittlung findet statt. Volkshochschulen erteilen Aufträge. Rahmenvertrag wird geschlossen. Umsetzung verschiedener Benefits. gleichzeitig Definition eines Zeitrahmens erfolgt nach der internen Klärung der Landesverbände und Grundsatzentscheidung. Notwendige Genehmigungsprozesse bei Microsoft intern werden in Gang gesetzt.

15 Ausfall-Szenario Kommt der Rahmenvertrag mangels Nachfrage im ersten Anlauf nicht zustande, werden Volkshochschulen die sich generell für das Mietmodell entscheiden für 1 Jahr in einzelnen, kleineren Vereinbarungen aufgefangen mit dem Ziel einen Rahmenvertrag mit einem Jahr Versatz zu ermöglichen. Muster-VHS benötigt Office Pro Plus und Windows Pro Upg. für 25 PC. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter dieser Muster-VHS beträgt 10 (FTE). Kauf von 25 x Office Pro Plus und 25 x Windows Pro Upgrade: 25 x Office 2013 Pro Plus (pro Lizenz 70,-): 1.750,- 25 x Windows 8 Pro Upg. (pro Lizenz 63,-): 1.575, ,- Miete von 10 x Desktop Education Plattform: 10 x Desktop Education (pro Lizenz 65,40): 654,- (OVS-ES) Alle Preise zzgl. 19 % MwSt. basierend auf dem Microsoft UVP. Miete-Lizenzpreise verstehen sich für 1 Jahr Nutzung.

16 Office 365 Benefit und Datenschutz Das umfangreichste Office für Windows und MAC als Vorteilsangebot für vhs-kursteilnehmer (Beruf, EDV), vhs-mitarbeiter und vhs- Dozenten. Die Distribution von Office 365 lässt den einfachen Versand einer Serien-Nummer plus Download-Link nicht zu. Der Zugang wird stattdessen über ein Office 365- Benutzerkonto gesteuert, dass unter dem Office 365-Einrichtungskonto des VHS- Rahmenvertrages verwaltet wird. Gemeinsam mit unserem Partner Drvis garantieren wir:. Die kostenfreie Einrichtung, Verwaltung und Betrieb des Office365- Einrichtungskontos. Eine webbasierte Plattform für die Nutzung von Office 365 durch Ihre vhs-kursteilnehmer, Mitarbeiter und Dozenten datenschutzkonform mit allen deutschen Landesdatenschutzgesetzen. Für Endanwender gebührenpflichtig. Das datenschutzkonforme Einrichten und Verwalten Ihrer gewünschten Office 365 Dienste.

17 Fragen Ihre Fragen?

18 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Kneier Geschäftsführer cobra Technischer Vertrieb für Forschung & Lehre GmbH Tel /