IT-gestütztes prozessorientiertes QM-System Hochschule Fulda

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1 IT-gestütztes prozessorientiertes QM-System an der Hochschule Fulda F u l d a e r M o d e l l Dezember 2005 Prof. University Dr. Meier-Ploeger of AppliedSciences

2 Hochschule Fulda - wichtige Zahlen? Studierende? 8 Fachbereiche (Angewandte Informatik, Elektrotechnik und Informationstechnik, Lebensmitteltechnologie, Oecotrophologie, Pflege und Gesundheit, Sozial- und Kulturwissenschaften, Sozialwesen, Wirtschaft)? ca. 130 Professorinnen und Professoren? ca. 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

3 Zwei zentrale Aspekte: Prozessorientierung KVP = kontinuierliche Verbesserung (PDCA Plan Do Check Act)

4 Beschaffung Qualität Studierende Prüfungsamt Prüfungsausschuss Studienausschuss Lehrende Berufung Dekanat etc. Prozessziele Kosten + Personalaufwand Durchlaufzeit Funktionsziele

5 Ursache für ineffektive Prozesse Eine Ursache für ineffektive Prozesse ist häufig die zu hohe Anzahl von Schnittstellen. Dies führt zu vielfältigen Fehlern, denn jede Schnittstelle bedeutet? eine Liegestelle infolge von zeitlichen Abstimmungsverlusten,? eine Irrtumsquelle infolge von Informationsverlusten oder Fehlinformationen,? eine Quelle des organisatorischen Versagens infolge der fehlenden Verantwortung für die Funktion der Schnittstelle.

6 4 Leistungsarten (I)? Nutzleistung (geplant) IT-gestütztes prozessorientiertes QM (z.b. Durchführen eíner Lehrveranstaltung entsprechend den Lernzielen, Erklären eines Laborversuchs, Beraten von Studierenden, Verfassen einer Publikation)? Stützleistung (geplant) (z.b. Installieren einer benötigten Software, Reinigen der Tafel, Bereitstellen von Beamer und Notebook für Präsentationen, Anfertigen eines Protokolls)

7 4 Leistungsarten (II) Blindleistung (nicht geplant) IT-gestütztes prozessorientiertes QM (z.b. Wartezeiten, Hinterhertelefonieren, Suchen v. Unterlagen und Formularen, aufwändige Evaluationen ohne konsequente Maßnahmenableitung und -umsetzung, Widerspruchsverfahren bei Berufungen und Prüfungen wegen Formfehler im Verfahren, Doppelarbeiten, etc.) Fehlleistung (nicht geplant) (z.b. falsche Ablage, fehlender Klausurtext bei Prüfungsbeginn, Lehrbeauftragter hält sich aus Nichtwissen nicht an Lernziele, Lehrbeauftragte/r bekommt falsche Vergütung, Raum ist doppelt vergeben, viele Studierende wussten nicht von der Verlegung einer LV, Scheitern oder Verzögern einer Beschaffung wegen mangelhafter Kenntnis der Verfahrensweise)

8 Übernahme von QM-Konzepten?? Freiheit von Forschung und Lehre? Eigenständigkeit der Fachbereiche? Arbeit von Gremien? fehlende institutionalisierte Entscheidungsregeln für Qualitätsmaßnahmen? unterschiedliches Verständnis bzgl. Qualität

9 Voraussetzungen für Erfolg des QM-Systems? Lehrende sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen eindeutigen Nutzen:? Transparenz hinsichtlich der Abläufe an der Hochschule? schnelle Verfügbarkeit von Prozessdarstellungen u. Dokumenten? Aktualität der Dokumente? weniger Arbeitsaufwand (Senkung v. Blind- und Fehlleistungen)? Führung der Hochschule fördert die QM-Einführung? Partizipation der zuständigen Hochschulmitglieder? Anwendung ist ohne Schulung möglich.? Informationen und Dokumente können in kürzester Zeit (10-15 Sekunden) aufgerufen werden.

10 e 3 effektiv, effizient, einfach (effective, efficient, easy)

11 Prozesslandkarte Strukturbildendes Element des QM-Systems im ist die Prozesslandkarte. Sie enthält in Anlehnung an DIN EN ISO 9000:2000? Führungsprozesse (Zielplanung, Berufungen, Administration, etc.? Prozesse zum Management von Ressourcen (Haushalt und Beschaffung, Räume und Inventar, etc.)? Kernprozesse (Entwicklung von Studiengängen, Forschung, Lehre, Wissenstransfer, etc.)? Evaluationsprozesse (Evaluation der Lehre, Absolventenbefragung, etc.)

12 Studentisches Informationssystem Für Studierende relevante Informationen und Dokumente werden in das Studentische Informationssystem aufgenommen Starke Nutzung des Systems von den 400 Studierenden des Fachbereichs: Seitenaufrufe pro Monat

13 QM-System

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15 Student. Infosystem

16 Informationssystem für Studierende Marquardstraße 35 D Fulda FB:Oe FACHBEREICH OECOTROPHOLOGIE neu! Semesterstruktur Telefonverzeichnis der FH Formblätter (Verträge & Anträge) Leitung und Administration Öffnungs- und Sprechzeiten Leitung und Organisation FBR-Protokolle Haben Sie zur Studienorganisation oder zu diesem Info-System Wichtige Internetseiten Videos im FB Ideen? Mitteilungen? Fragen? Verbesserungsvorschlag? Evaluation und Verbesserung Evaluation der Lehre Link: System to teach Link: Beamer-Info s NEU!!! Studium Forschung und Lehre Forschung & Wissenstransfer Labore Studienberatung Auslandskontakte Diplomfeier Notfall-Telefon Wichtig: Veranstaltungsprogramm Link

17 QM-System Hochschule Fulda

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19 Hochschule - eine lernende Organisation institutionelles Lernen Maßnahmen zur Optimierung der institutionellen Rahmenvorgaben und Prozesse individuelles Lernen Maßnahmen zur Optimierung der individuellen Praxis

20 PDCA-Zyklus bei QM-System IT-gestütztes prozessorientiertes QM Verbesserungsmaßnahmen werden abgeleitet. Qualitätsziele und die zur Umsetzung erforderlichen Prozesse werden festgelegt. Act Check Plan Do Wirksamkeit des QM- Systems wird überprüft. In dieser Weise wird im Fachbereich verfahren.

21 PDCA-Zyklus bei Verbesserungsmaßnahmen Über Standardisierung der Maßnahme entscheiden oder bei Plan mit neuer bzw. alternativer Maßnahme beginnen Act Plan Verbesserungsmaßnahme wird geplant. Check Do Wirksamkeit der Maßnahme überprüfen, Schlussfolgerungen ableiten Verbesserungsmaßnahme ganz oder in kleinem Maßstab durchführen

22 PDCA-Zyklen Do Check Verb.- Maßnahme Plan Act Act IT-gestütztes prozessorientiertes QM Anforderungen der Stakeholder Strategie Plan g g Act QM-System Do g g Check

23 X Input-Qualität - Rahmenbedingungen - personelle Strukturen - zeitliche Ressourcen - finanzielle Ressourcen - usw. X X X Prozess-Qualität abhängig von der Art des Prozesses X X X Output-Qualität - Ergebnisse aus Sicht der Leistungsempfangenden, z.b. Zufriedenheit - Leistungsindikatoren, z.b. Lernergebnisse X X Wichtige Ergebnisse des Fachbereichs

24 Übertragbarkeit des QM-Systems Prozesse an der Hochschule sind das Ergebnis einer langen Entwicklung unter Einbindung der Persönlichkeiten an der Hochschule unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und des Erfahrungswissens kein System blind kopieren! Die Diskussionen bei der Modellierung der zur Zielerreichung erforderlichen Prozesse sind genauso wertvoll wie das System selbst.

25 IT-gestütztes prozessorientiertes QM-System an der Hochschule Fulda F u l d a e r M o d e l l Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit! Dezember 2005 Prof. University Dr. Meier-Ploeger of AppliedSciences