Qualitätsentwicklung und Steuerung Benchlearning Werkstatt fu r Universitäten und Hochschulen

Transkript

1 Qualitätsentwicklung und Steuerung Benchlearning Werkstatt fu r Universitäten und Hochschulen - Prozessmanagement als Triebfeder zur Qualitätsentwicklung - Elke Sass 4.April 2014, Universität Heidelberg

2 Daten und Fakten zur Hochschule Fulda: 7000 Studierende 8 Fachbereiche 26 BA-Studiengänge 14 MA-Studiengänge 140 Professor(inn)en 370 Mitarbeiter(inn)en QM-System seit 2007 Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

3 Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

4 Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

5 Inhalt Entwicklungsschritte des QM an der Hochschule Fulda (HFD) Das QM-System der HFD Widerstände und Missverständnisse Nutzen des QM-Systems Organisationsentwicklung durch Prozessmanagement Partizipatives Prozessmanagement Stolpersteine Fazit Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

6 Entwicklungsschritte des QM an der HFD Start: 10/2006: Projekt aus dem Innovationsbudget 01/2008: Auszeichnung des Konzepts durch den Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft Ende der Förderung: 07/2010 seit 08/2010: institutionalisiert mit der Stabsstelle Qualitätsmanagement Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

7 Einrichtung eines QM-Systems unterstützt das Steuern/Managen der Hochschule, zur kontinuierlichen Verbesserung der Ergebnisse (QM-Methodik), weil eine Systemakkreditierung überlegt wird, weil ein Campusmanagement aufgebaut werden soll. Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

8 Das QM-System der Hochschule Fulda Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

9 Seite 8 Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

10 Forderungen an das QM-System der HFD kein paralleles Steuerungssystem, sondern das Managementsystem; beinhaltet Verfahren zur optimalen Steuerung im Hinblick auf die Ziele und zur kontinuierlichen Steigerung der Leistungsfähigkeit der Hochschule; signifikante Vereinfachungen und Verbesserungen der administrativen Abläufe (mehr Zeit für Kernjob!); hochschulspezifisches System (Tailoring); sehr hohe Usability; partizipativer Ansatz. Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

11 Widerstände und Missverständnisse Elke Sass, Hochschule Fulda, 2014 Methoden aus der Wirtschaft können nicht funktionieren 10/21

12 Qualitätsmanagement ist Konzeptplanung Prozessplanung Ressourcenplanung Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

13 Nutzen des prozessorientierten QM-Systems Erhöhung von Effizienz und Effektivität, Zeitersparnis, Ausrichtung auf die Stakeholder (interne und externe), Verfahrenssicherheit durch abgestimmte Verfahren, Rechtssicherheit, erheblich weniger Knowhow-Verlust, bessere Kommunikation. Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

14 Nutzen des prozessorientierten QM-Systems agiert in abgestimmten Best-Practice-Modellen (und somit im Sinne der HS-Leitung) Systematische Dokumentenlenkung versus Wildwuchs vermeidet Fehl- und Blindleistungen Organisationsentwicklung durch partizipatives Prozessmanagement Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

15 Organisationsentwicklung durch Prozessmanagement Phase 1: Die Bereitschaft zu Veränderungen wird bei den Betroffenen gefördert. Sie müssen von der Notwendigkeit der Veränderung im Prozess überzeugt werden. Phase 2: Jeder Verfahrensschritt wird in Bezug auf seine Nützlichkeit zur Ergebniserreichung in Frage gestellt, im Hinblick auf das zu erzielende Ergebnis verändert und als Prozessmodell neu dargestellt und dokumentiert. Phase 3: Die Prozesse werden stabilisiert, aber nicht starr festgeschrieben, sondern die Grundlage für weitere Verbesserungen gelegt. Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

16 Es gibt Partizipatives Prozessmanagement 1. eine/n Prozessverantwortliche/n: Entwurf des Prozessmodells Prozessmodell aktualisieren (bei Bedarf bzw. in Form einer Selbstbewertung mit dem Prozessteam) 2. ein Prozessteam: Optimierung des Prozesses in Hinblick auf das zu erreichende Ergebnis (Output) 3. ein Freigabeverfahren: Präsidiumsmitglied und ein Gremium (z.b. Erw. Präs., Kommission L + S) Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

17 Partizipatives Prozessmanagement Mit der Freigabe eines Prozessmodells ist festgelegt: 1. das Ergebnis des Prozesses, 2. der Ablauf, 3. die zu verwendenden Dokumente. Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

18 Stolpersteine, die auftreten können 1. Optimal wirksam ist das QM-System nur(!) wenn sich... die Hochschulleitung engagiert,... die Prozessverantwortlichen ihre Verantwortung ernst nehmen,... die Lehrenden und Mitarbeitenden bereit sind das System zu nutzen. 2. Neuer Ansatz der Prozessorientierung kann zu Akzeptanzproblemen führen. Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

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20 Stolpersteine, die auftreten können 3. Ungenaue Verwendung der Begriffspaare Prozess / Prozessmodell QM / QM-System QM-Verantwortliche / Verantwortung für die Implementierung, Unterstützung, Infrastruktur des Themas Qualität 4. Zu hoher Detaillierungsgrad in den Prozessmodellen Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

21 Fazit 1. Der lange aber schwierige Weg hat sich gelohnt Kulturwandel. 2. Das Thema Qualität kann nicht von einer Stabsstelle gestemmt werden: alle sind für QM verantwortlich, jeder in seiner Funktion, innerhalb seiner Tätigkeit, von der Hochschulleitung, über die Lehrenden bis hin zu einzelnen Arbeitsplätzen. QM und das darin enthaltene Prozessmanagement dient als Triebfeder zur Qualitätsentwicklung, Qualitätsverbesserung, Qualitätsweiterentwicklung Elke Sass, Hochschule Fulda, /21

22 Kontakt: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dipl. oec. troph. Elke Sass (MBA) Leitung der Stabsstelle Qualitätsmanagement QM-Beauftragte der Hochschule Fulda Tel.: 0661 / elke.sass@verw.hs-fulda.de 21/21