Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es für Übernachtungen ab 2010?

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1 Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es für Übernachtungen ab 2010? Der Reisende muss die Frühstückskosten selbst tragen. Der Arbeitgeber (oder Reisestelle oder neu, der Arbeitnehmer selbst) bestellt, vor Antritt der Reise, für den Reisenden ein Frühstück. Über die Reservierung liegt ein schriftlicher Nachweis vor. Dann kann pro Frühstück der Sachbezugswert von 1,57 EUR angesetzt werden. Die auf der Rechnung angegebenen Frühstückskosten sind unerheblich. Die Firma erstattet nun höhere Verpflegungspauschalen. Statt z. B. 12 EUR für 14 stündige Abwesenheit nun 20 EUR usw. Der Reisende kann nun seine erhöhten Frühstückskosten finanziell abmildern. Die über den steuerfreien Pauschalen liegenden Beträge sind jedoch steuerpflichtig. Bis zur doppelten Höhe der steuerfreien Pauschalen besteht die Möglichkeit, den Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer zu versteuern. Übersteigende Beträge (z. B. Statt 20 EUR werden 30 EUR erstattet) würden voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig behandelt werden (30-12 = 18. Von den 18 EUR wären 12 EUR pauschalversteuerungsfähig und 6 EUR voll steuerpflichtig). Wenn die Hotelrechnungen wieder die Frühstückskosten verschleiern, Ansatz der gewohnten pauschalen Kürzung. Haben Sie sich für eine Vorgehensweise entschieden, ist es sinnvoll diese Regelung in ihre Reisekostenrichtlinie mit aufzunehmen. Wie können Übernachtungen mit Frühstück im Reisekostenprogramm erfasst und abgerechnet werden? Einstellungsmöglichkeiten im Programm: Im Menü Extras - Optionen kann auf der Seite Belege die Option Sachbezugskürzung und/oder Pauschale Kürzung bei Hotelübernachtungen für Inlandsreisen ab 2010 anzeigen zugeschaltet werden. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Auswahl für das Frühstück bei Hotelbelegen. 1

2 Folgende Beispielrechnungen zeigen die möglichen Szenarien und deren Lösungen; Beispiel 1: Hotelrechnung 2010 ohne Berücksichtigung des BMF Schreibens Logis Frühstück Minibar Gesamtbetrag 70 EUR 12 EUR 6 EUR 88 EUR Enthaltene USt 7 % 4,58 EUR, enthaltene USt 19 % 2,88 EUR Auswahl des Hotelbeleges und Eingabe des Übernachtungszeitraums (z.b bis ) Fall 1 Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Die Firma erstattet nur das gesetzlich zulässige. Eingabe der 70 EUR im Feld Brutto. Die Ausgaben für Frühstück und Minibar werden nicht berücksichtigt. Fall 2 Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Die Firma erstattet das Frühstück. Eingabe der 70 EUR im Feld Brutto. Die Ausgaben für Minibar werden nicht berücksichtigt. Lösung 2a Erfassung als sonstiger Sachbezug Die tatsächlichen Kosten für das Frühstück können in den Tagesangaben bei Beköstigung in der Spalte Sachbezug eingetragen werden. Bei Abrechnung der Reise kann nun dieser Betrag von der Erstattung einbehalten oder der Lohnsteuer unterworfen werden. Lösung 2b Erfassung als Verpflegungsbeleg Für die Eingabe des Frühstücks, muss die Reise mit einer firmeneigenen Spesengruppe abgerechnet werden (Nicht mit Gesetzliche Werte Spesengruppe I). Zusätzlich ist im Menü Extras unter Optionen auf der Seite Belege der Einzelbeleg für Verpflegung zu markieren. In der Einzelbelegerfassung der Reise ist das Frühstück unter der Belegart Verpflegung einzutragen. Bei Abrechnung der Reise können nun die gesamten Verpflegungskosten, die Verpflegungspauschalen und/oder die Einzelbelege oder auch eine Kombination daraus angesetzt werden. 2

3 Fall 3 Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Die Firma erstattet nur das gesetzlich zulässige. In diesem Fall können die Kosten für das Frühstück nicht im Feld Abzug eingetragen werden. Dieser Betrag würde die Ausgaben auf dem Kreditkartenkonto senken. Erfassung des Hotelbelegs (70 EUR) mit Zahlungsart Kreditkarte. Damit der Abzug bei dem Reisenden vorgenommen wird, sollte im Menü Verwaltung - Belegarten eine neue Belegart angelegt werden (z. B. Kürzungen bei Firmenzahlung). Als Kontonummer ist die Kontonummer für die Hotelkosten zu verwenden, damit der Saldo auf dem Sachkonto Übernachtung die tatsächlichen Aufwendungen widerspiegelt. Erfassung des Frühstücks und der Minibar bei dieser neuen Belegart mit Zahlungsart Firmenkreditkarte (18 EUR). Nun stimmt die Kreditkartenabrechnung. Um den Aufwand korrekt darzustellen, sind nun noch die Kosten für die Minibar und für die Frühstückskosten über eine separate Belegart im Feld Abzug zu erfassen. Als Zahlungsart ist Bar oder privat des Mitarbeiters auszuwählen. Als Kontonummer ist die Kontonummer für die Hotelkosten zu verwenden. Fall 3a Die Rechnung wird direkt an die Firma geschickt und dort in der Buchhaltung gleich gebucht. Das Frühstück wird erstattet. In den Reisekosten erfolgt keine Eingabe eines Hotelbelegs, da dieser bereits mit 70 EUR in der FiBu gebucht wurde. Gleiches gilt für das Frühstück und die Minibar. Die Erstattung des Frühstücks durch die Firma ist in der Einzelbelegerfassung der Reise unter der Belegart Verpflegung einzutragen. (Diese Belegart gibt es nur, wenn nicht die Spesengruppe I verwendet wird.) Als Zahlungsart ist Bar oder privat des Mitarbeiters auszuwählen Bei Abrechnung der Reise können nun die gesamten Verpflegungskosten, die Verpflegungspauschalen und/oder die Einzelbelege oder auch eine Kombination daraus angesetzt werden. Fall 4 Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Die Firma erstattet das Frühstück. Auch hier können die Kosten für das Frühstück nicht im Feld Abzug eingetragen werden. Dieser Betrag würde die Ausgaben auf dem Kreditkartenkonto senken. Erfassung des Hotelbelegs (im Beispiel 70 EUR) mit der Zahlungsart Firmenkreditkarte. Danach erfolgt die Erfassung des Frühstücks und der Minibar unter Kürzungen bei Firmenzah- 3

4 lung mit der Zahlungsart Firmenkreditkarte (im Beispiel 18 EUR). Nun stimmt die Kreditkartenabrechnung. Damit der Abzug bei dem Reisenden vorgenommen wird, ist nun die Minibar dem Mitarbeiter zu belasten. Erfassung (im Beispiel 6 EUR) im Feld Abzug unter Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Bar oder Privat. Da die Firma den Betrag übernimmt; erfolgt eine Umbuchung der Frühstückskosten auf Verpflegung. Dazu erfolgt die Eingabe (im Beispiel 12 EUR) im Feld Abzug unter Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Bar oder Privat. Danach Eingabe eines Einzelbeleg Verpflegung mit Brutto 12 EUR und Zahlungsart Bar oder Privat. Fall 5 Der Arbeitgeber hat vor Antritt der Reise für den Reisenden eine Übernachtung mit Frühstück bestellt und der Sachbezug soll nun angesetzt werden. Fall 5a Fall 5b Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Bar oder privat. Im Feld Frühstück erfolgt die Auswahl Ansatz Sachbezüge. Die Kosten für das Frühstück können aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes nur auf einem separaten Beleg erfasst werden. Dazu ist im Menü Verwaltung - Belegarten einmalig eine neue Belegart anzulegen (z. B. Erstattung Frühstück steuerfrei). Als Zahlungsart ist Bar oder Privat des Mitarbeiters auszuwählen. Die Minibar fällt unter private Ausgaben und wird nicht gebucht bzw. erstattet. Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Firma. Im Feld Frühstück erfolgt die Auswahl Ansatz Sachbezüge. Die Kosten für das Frühstück können aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes nur auf einem separaten Beleg erfasst werden (z. B. Erstattung Frühstück steuerfrei). Als Zahlungsart ist Firmenkreditkarte auszuwählen. Die Kosten für die Minibar werden bei Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Firmenkreditkarte eingegeben. Das Kreditkartenkonto ist nun korrekt. Damit der Abzug bei dem Reisenden vorgenommen wird, sind nun die Kosten für die Minibar dem Mitarbeiter zu belasten. Im Beispiel werden 6 EUR im Feld Abzug unter Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Bar oder Privat eingegeben. 4

5 Beispiel 2 Hotelrechnung 2010 unter Berücksichtigung des BMF Schreibens Ist das Frühstück offen ausgewiesen oder wird die Sachbezugsregelung in Anspruch genommen, gibt es durch das BMF-Schreiben keine Änderung zu den obigen Beispielen. Nur der Ausweis des neu geschaffenen Sammelpostens (z. B. Business- Package oder Servicepauschale), ergibt eine neue Fallgestaltung die im nachfolgenden Beispiel beschrieben wird. Logis Service Gesamtbetrag 70 EUR 18 EUR 88 EUR Enthaltene USt 7 % 4,58 EUR, enthaltene USt 19 % 2,88 EUR Auswahl des Hotelbeleges und Eingabe des Übernachtungszeitraums (z.b bis ) Fall 6 Der Reisende übernachtet und erhält vom Hotel die obige Rechnung. Fall 6a Fall 6b Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Bar oder Privat. Auswahl bei Frühstück ist Pauschale Kürzung. Die Kosten für das Service-Paket (Frühstück und Minibar) sind über eine selbst anzulegende Belegart (z. B, Business Package mit 19 %) einzugeben. Die Zahlungsart ist ebenfalls Bar oder Privat. Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Firmenkreditkarte. Auswahl bei Frühstück ist Pauschale Kürzung. Die Kosten für den Service (Frühstück usw.) können aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes nur auf einem separaten Beleg eingegeben werden. (z.b. auf die Belegart Business Package). Als Zahlungsart ist Firmenkreditkarte auszuwählen. Falls in dem Package privat veranlasste Posten enthalten sind, ist noch eine Korrektur des Aufwandes vorzunehmen. Dazu ist im Menü Verwaltung - Belegarten eine neue Belegart anzulegen (z. B. Zahlung Frühstück durch Mitarbeiter). Als Zahlungsart ist Bar oder Privat des Mitarbeiters auszuwählen. 5