Einstellung über das Menü Extras Zusatzeinstellungen - Buchhaltung - Zahlungen über die Buchhaltung verbuchen (Auswahl)

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1 WaVe Frage & Antwort Nr. 15 Buchhaltung - Buchen mit Verwendung der Buchhaltung Zusatzeinstellungen Einstellung über das Menü Extras Zusatzeinstellungen - Buchhaltung - Zahlungen über die Buchhaltung verbuchen (Auswahl) Auswahl Zahlungen über die Buchhaltung verbuchen Achtung! Wenn diese Auswahl (über ein Häkchen) getroffen ist, in der Buchhaltung eine Buchung ausgeführt wurde, kann dies nicht mehr geändert werden! Zukünftig können dann Zahlungen nur über die Buchhaltung und nicht mehr über Kind/Eltern abgewickelt werden. Belege Bei den Belegnummern kann ein Startwert eingegeben werden das Zahlenformat kann man festlegen z.b. für Rechnungen mit R Hinweis: Die Eintragungen Format und Startwert werden einmal nach der Programminstallation festgelegt und dürfen danach nicht mehr verändert werden! Parameter Einstellungen Konten Auswahl Buchhaltung Parameter Konten WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 1 von 9

2 Die Konten für die Waldheime sind voreingestellt: Konto Bezeichnung Art Typ 0010 Kasse Geld Neutral 0020 Bank Geld Neutral 0025 Sparbuch Geld Neutral 0400 Opfer Einnahme Neutral 0500 Öffentliche Zuschüsse Einnahme Neutral 1410 Elternbeiträge Einnahme Verknüpfung 1700 Sonstige Einnahmen Einnahme Neutral 1990 Fahrtkostenersatz / Sonst. Einnahme Neutral 2200 Spenden Einnahme Spende 3900 Mehreinnahme des Vorjahres Einnahme Neutral 3999 Vorschuss von Kirchenpflege Einnahme Neutral 4100 Aufwand für Ehrenamtliche Ausgabe 4200 Vergütung Ausgabe Verknüpfung 4350 Berufsgenossenschaft Ausgabe Neutral 5200 Bewirtschaftungskosten Ausgabe Neutral 5520 Reparaturen und Instandhaltung Ausgabe Neutral 6100 Fahrtkosten Ausgabe Neutral 6300 Allgemeiner Geschäftsbedarf Ausgabe Neutral 6400 Aus- und Fortbildung Ausgabe Neutral 6660 Sanitätsmaterial Ausgabe Neutral 6670 Spiel- /Sport- /Werkmaterial Ausgabe Neutral 6680 Lebensmittel Ausgabe Neutral 6700 Sonstige sächliche Ausgaben Ausgabe Neutral 9420 Anschaffungen Ausgabe Neutral 9900 Mehrausgaben des Vorjahres Ausgabe Neutral 9999 Vorschüsse an Mitarbeiter Ausgabe WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 2 von 9

3 Konto bearbeiten Auswahl: Verknüpfung Hinweis: Die Zahlungsverfolgung bei Kind/Eltern und Mitarbeitern ist von zwei Einstellungen abhängig: 1. in Extras - Zusatzeinstellungen ist Zahlungen über die Buchhaltung gewählt und 2. für das Konto Elternbeiträge und Aufwandentschädigung ist der Typ Verknüpfung gewählt Buchungsjahre Auswahl: Buchhaltung Parameter - Buchungsjahre Die Buchungen können am Ende des Jahres nicht einfach auf Null gesetzt werden. Gebucht wird auf Buchungsjahre. Der Parameter Buchungsjahre kann dazu benutzt werden um einen Abschluss zu machen. Hierzu wird bei Abgeschlossen ein Häkchen gesetzt. Der Wechsel zwischen den Buchungsjahren ist möglich. Ein Übertrag auf ein neues Buchungsjahr ist machbar. WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 3 von 9

4 Buchungen In der Listenansicht der Buchungen ist folgende Auswahl möglich: Neu... Eine neue Buchung kann eingegeben werden Öffnen... Hier angeklickt, öffnet sich eine Liste zur Auswahl des Rechnungsempfängers (Eltern). Löschen: X Button anklicken! Felder Buchungsdatum Buchungsnummer (automatisch) Betrag Konto (Soll) Konto (Haben) Belegdatum Belegnummer Buchungstext Empfänger Auswahl über eine Liste Button... anklicken. Auswahl löschen: Button x anklicken. Bei einer neuen Buchung kann zusätzlich ein Buchungsjahr aus Buchhaltung - Parameter Buchungsjahre ausgewählt werden. Weitere Möglichkeiten Drucken Eine Liste der ausgewählten Buchungen wird gedruckt. WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 4 von 9

5 Seitenansicht... Eine Liste der ausgewählten Buchungen wird angezeigt. Buchen Kind / Eltern Hinweise: Zur Erstellung von Rechnungen, Mahnungen oder Spendenbescheinigungen gibt es zwei Möglichkeiten: entweder wird dies über das Kind oder die Eltern gemacht. Wird die Rechnungserstellung über das Kind gemacht, wird die Rechnung an das Kind adressiert. Die Beträge werden dort angezeigt, wo das Rechungskennzeichen gesetzt ist. Bei den Elterndaten werden alle Kinder mit den jeweiligen Beträgen angezeigt. Es ist möglich Teilbeträge zu buchen. Die Stornierung einer Rechnung ist erst möglich, wenn die Waldheimzeit in Aufenthalte wieder freigegeben wurde. Zahlungen werden immer über die Buchhaltung abgewickelt. Der Einzahler wird in der Buchhaltung ausgewählt: Kind oder Eltern jeweils wird dann auch da gebucht. Einstellung Rechnungsempfänger sind die Eltern Voraussetzungen für eine Rechnungserstellung / Buchung: Aufenthalt ist eingetragen Register Kind- Information Kind Allgemein Rechnungs-Empfänger nicht ausgewählt. Öffnen Sie die Adresse Eltern und das Register Eltern-Informationen Konto. In der Liste gibt es im Kontextmenü (rechte Maustaste) folgende Auswahlmöglichkeiten: Neuer Beleg Rechnung... Die Auswahl Rechnung... zeigt eine Seitenansicht der Rechnung und generiert eine Zeile in der Listenansicht mit folgenden Angaben: Typ (z.b. Rechnung), Datum, Nummer, Betrag, Text, Storniert (ja oder nein) Einnahmen erfassen ist hier nicht möglich, da Zahlungen nur über Buchhaltung möglich Umbuchen ist hier nicht möglich, da Umbuchungen nur über Buchhaltung möglich Stornieren Die Stornierung einer Rechnung ist erst möglich, wenn die Waldheimzeit in Aufenthalte wieder freigegeben wurde. Hinweis: Wird nachträglich für ein Kind ein weiterer Aufenthalt gewählt, muss in der Liste auch eine neue Rechnung generiert werden. In der Liste werden dann alle Rechnungen einzeln angezeigt. Sie können dann einzeln in der Seitenansicht angesehen, oder ausgedruckt werden. WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 5 von 9

6 Zahlungen Eltern Elternbeiträge Wenn die Eltern ihre Elternbeiträge bezahlt haben (Überweisung, Barzahlung, Abbuchung...) werden die eingegangenen Beträge über die Buchhaltung verbucht. Soll: Auswahl der Bank, denn es handelt sich um einen Zahlungseingang Haben: Auswahl Elternbeiträge Nach Buchen & Schließen erscheint diese Buchung automatisch beim Empfänger im Register Eltern- Information Konto. Buchen Mitarbeiter Die Vorgehensweise ist mit der in Kind/Eltern identisch. Voraussetzung: Zur Erstellung von Abrechnungen ist in Mitarbeiter-Information Register Aufenthalte der Aufenthalt eingetragen. Im Register Mitarbeiter-Information - Konto ist die Auswahl mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) möglich. Zahlungen werden immer über die Buchhaltung abgewickelt. Der Empfänger wird in der Buchhaltung ausgewählt Im Kontextmenü (rechte Maustaste) gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 6 von 9

7 Neuer Beleg Abrechnung... Die Auswahl Abrechnung erstellen generiert zunächst eine Seitenansicht und anschließend eine Zeile in der Listenansicht mit folgenden Angaben: Vorgang (z.b. Abrechnung), Datum, Nummer, Betrag, Text, Storniert (ja oder nein) Auszahlungen erfassen... Dies ist hier nicht möglich. Auszahlungen funktionieren mit dieser Programmeinstellung nur über Buch- haltung! Umbuchen Dies ist hier nicht möglich. Umbuchungen funktionieren mit dieser Programmeinstellung nur über Buchhaltung! WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 7 von 9

8 Buchen Mitarbeiter Die Vorgehensweise ist mit der in Eltern Zahlung über Buchhaltung verbuchen beschriebenen Vorgehensweise identisch. Nachdem eine Abrechnung zu einem Aufenthalt generiert wurde, kann eine Auszahlung nur über die Buchhaltung erfolgen. Durch diese Auswahl wird die Buchung mit dem Mitarbeiter verknüpft. In der ersten Zeile auf dem Kontoblatt des Mitarbeiters erscheint die Buchung Aufwandentschädigung WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 8 von 9

9 Stornieren... Problemfall: alles soll storniert werden. Ein Aufenthalt wurde eingetragen und eine Abrechnung generiert. Danach wurde über die Buchhaltung eine Auszahlung vorgenommen. Die Abrechnung kann storniert werden. Danach kann der Aufenthalt gelöscht werden und der Mitarbeiter müsste die 204 wieder zurückbezahlen. Dies muss in der Buchhaltung dann als Einnahme verbucht werden. Hinweis: Die gebuchte Rückzahlung erscheint nicht auf dem Kontoblatt des Mitarbeiters! Eine Zahlungsverfolgung wie bei Eltern/Kind ist nicht vorgesehen. Anhang Wie gebucht wird: Soll und Haben Vorgang Soll-Konto Haben-Konto Überweisung Eingang Bank Sach-Konto-Ein Überweisung Ausgang Sach-Konto-Aus Bank Bank an Kasse Kasse Bank Kasse an Bank Bank Kasse Bar-Kasse Eingang Kasse Sach-Konto-Ein Bar-Kasse Ausgang Sach-Konto-Aus Kasse Geldkonten (Bank + Kasse) Einnahme = Soll Ausgabe = Haben Sachkonten (Ein + Aus) Einnahme = Haben Ausgabe = Soll WaVe FAQ_15.doc / / Klaus Zickner Seite 9 von 9