Projektcontrolling in der Praxis

Transkript

1 2014 WIE SIE EFFEKTIVES PROJEKTCONTROLLING BETREIBEN Was ist bei Multiprojektmanagement zu beachten? Wie lassen sich mit einem Klick Auswertungen erstellen? Und wie behalten Sie alle relevanten Projektkennzahlen im Blick? Unser kleiner Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie mit Projektcontrolling Software Ihre Projekte effizient und zeitsparend steuern.

2 Was ist Projektcontrolling? Projektcontrolling bedeutet nicht nur Projektkontrolle, sondern in erster Linie Projektsteuerung. Gemeint sind mit diesem Begriff alle Tätigkeiten, mit denen das Projekt während seiner Dauer gesteuert wird. Kontrolle der Projektbudgets ist dabei aber natürlich ein wesentlicher Faktor. Welche Faktoren liegen erfolgreichen Projekten zugrunde? Um Projekte erfolgreich abzuschließen, ist die Planung wesentlich es müssen aber auch viele weitere Faktoren zusammenwirken. Dazu gehören: eine solide Zielsetzung belastbare Zeitbudgets Notfallszenarien Teambuilding und Teamführung Klare Verantwortlichkeiten Klare Kommunikation Ausreichende Dokumentation Zusätzlich ist es aber notwendig, die Budgets im Blick zu behalten. Insbesondere bei großen Projekten oder im Multiprojektmanagement ist dies jedoch ohne entsprechende Hilfsmittel nicht mehr möglich. Im Folgenden verdeutlichen wir Ihnen, wie sich viele oder auch einfach sehr große Projekte so steuern lassen, dass sie in time, quality und budget abgeschlossen werden können. Wichtig ist von Anfang an eine Zuordnung von Belegen zum jeweiligen Projekt. In der ERP- Software v.soft beispielsweise ist es möglich, Bestellungen, Verkaufsbelege und geleistete Arbeitszeiten direkt auf das jeweilige Projektbudget zu buchen. Auch ein Split von Positionen auf verschiedene Projekte ist dabei möglich. So lassen sich auf Knopfdruck Auswertungen zu Kostenbudgets, fertigen und unfertigen Projekten, Projektstunden und vielem mehr erstellen. Darüber hinaus fließen alle Funktionen direkt in das zentrale Kennzahlencockpit ein. Mithilfe eines individuell steuerbaren Ampelreportings werden Abweichungen vom Soll so direkt sichtbar. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigen Ihnen die folgenden Beispiele.

3 Auftragszuordnung Die Projektzuordnung ist in allen Verkaufsbelegen möglich. Mit einem einfachen Auswahlfeld lässt sich das jeweilige Projekt ganz einfach zuweisen. Sollte noch kein Projekt vorhanden sein, lässt sich dieses auch ganz einfach aus der Auftragsmaske heraus erzeugen. Die Auftragssummen können später in verschiedenen Projektauswertungen herangezogen werden. Zuordnung von Lieferantenbestellungen Natürlich ist es nicht nur wichtig, zu sehen, was der Kunde beauftragt hat, sondern auch zu prüfen, welche Lieferantenleistungen zu welchem Projekt gehören. Die Zuordnung zu Projektbudgets erfolgt deswegen direkt in der Einkaufsbestellung.

4 Zuweisung von Arbeitszeiten Eigene Leistungen werden in der Regel über eine Zeiterfassung erfasst. Diese kann direkt im ERP System (Beispiel) erfolgen, aber auch via Webportal oder per App. Dabei können nicht nur Projektmitarbeiter ihre geleisteten Arbeitszeiten Projektbudgets zuordnen. Es ist auch möglich, andere Tätigkeiten wie interne Besprechungen, Vertrieb oder Marketing projektunabhängig zu tracken. Dies ermöglicht später auch Auswertungen über die Produktivität von Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen. Budgetverwaltung

5 Ein wesentlicher Grundpfeiler für erfolgreiches Projektmanagement liegt in der Kalkulation der Budgets. Wenn belastbare Budgets definiert wurden, müssen diese lediglich in die ERP Lösung übertragen werden. Lieferantenrechnungen und Arbeitszeiten werden vom System automatisch gegengerechnet. So lassen sich auf Knopfdruck umfassende Auswertungen erstellen. Auswertungen auf Knopfdruck Im Beispiel lässt sich auf einen Blick erkennen, dass einzelne Budgets deutlich überschritten wurden. Nun liegt es am Projektmanager, einzugreifen und gegenzusteuern, damit das Projekt in time und budget abgeschlossen werden kann. Mit den Projektberichten ist es schnell möglich, Abweichungen zu erkennen.

6 Kennzahlen-Cockpit Um Projektkennzahlen zu überwachen, bietet sich ein Kennzahlen-Cockpit an. Darin werden je nach Berechtigung unterschiedliche Kennzahlen angezeigt. Es ist möglich, Soll-Werte zu definieren für abweichende Werte Ampelfarben zu verwenden. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Projekte oder Projektbudgets vom Soll abweichen und schnell gegenzusteuern. Alle Rechte vorbehalten Text: ERP-Infoportal Kontakt: Bildmaterial Screenshots: Zur Verfügung gestellt von der Vepos GmbH & Co. KG ( Bild: Gantt Chart with Pen on Left cheekywemonkey - Fotolia.com