Professionelle Seminare im Bereich MS-Office. Serienbrief aus Outlook heraus

Transkript

1 Serienbrief aus Outlook heraus Schritt 1 Zuerst sollten Sie die Kontakte einblenden, damit Ihnen der Seriendruck zur Verfügung steht. Schritt 2 Danach wählen Sie bitte Schritt 3 Es öffnet sich das folgende Dialogfenster Gerhard Grünholz 1

2 Gerhard Grünholz 2

3 Erläuterungen Alle Kontakte in aktueller Ansicht Damit stehen Ihnen alle Kontakte, die in Outlook gespeichert sind für den Seriebrief zur Verfügung. Nur ausgewählte Kontakte Kontakte wählen Sie aus durch Klick. Liegen die Kontakte, die Sie benötigen auf dem Bildschirm nicht nebeneinander, halten Sie beim Klicken bitte die Taste Strg gedrückt. Sie können aber auch nachträglich Kontakte auswählen Wer kein Häkchen hat, bekommt auch keinen Brief. Alle Kontaktfelder Wählen Sie diese Option, stehen Ihnen alle Kontaktfelder zur Verfügung. Kontaktfelder in aktueller Ansicht Hier werden nur gewisse Kontaktfelder angezeigt. Entspricht die Auswahl nicht Ihren Erfordernissen, können Sie die aktuelle Ansicht ändern. Gerhard Grünholz 3

4 ^ Gerhard Grünholz 4

5 Felder, die Ihnen rechts und damit im Serienbrief nicht zur Verfügung stehen, können Sie durch Klick auf den Feldnamen und Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen der Aktuellen Ansicht hinzufügen. Schritt 4 Neues Dokument Es öffnet sich ein neues Worddokument, die Kontaktfelder aus Outlook stehen zur Verfügung. Vorhandenes Dokument Das ist der Weg, den ich empfehlen würde. Damit können Sie nach dem Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen ein bereits vorhandenes Dokument öffnen. Permanente Datei Hier können Sie die ausgewählten Adressen in einer separaten Datei speichern. Die Adressen und der Serienbrief sind dann miteinander verbunden. Zusammenführen an Hier wählen Sie, ob Sie aus dem Serienbrief ein neues Dokument erstellen wollen, ob das Ergebnis gleich gedruckt werden soll oder ob Sie eine Serien- erstellen wollen. Ich würde immer Neues Dokument wählen. Dann können Sie vor dem Druck Korrektur lesen bzw. Änderungen vornehmen, bevor Sie die s verschicken. Schritt 5 Jetzt fügen Sie die Seriendruckfelder ein Gerhard Grünholz 5

6 Sie haben die Auswahl zwischen Adressfelder und Datenbankfelder Adressfelder sind ein Pool an vorgefertigten Feldern, die mit Outlook zunächst nichts zu tun haben. Word versucht auf Grund von Namensgleichheit die Adressfelder und die Felder aus Outlook einander zuzuordnen. Da das nicht immer gelingt habe Sie die Möglichkeit, diese Zuordnung händisch vor zunehmen. Ein Klick auf Felder auswählen öffnet das folgende Dialogfenster. Gerhard Grünholz 6

7 Wie Sie sehen hat die Zuordnung bei der Postleitzahl nicht geklappt. Wenn Sie die Dropdownliste öffnen, können Sie dem Serienbrieffeld Postleitzahl das Outlookfeld PLZ zuordnen. Ich selbst verwende diese Adressfelder nie sondern halte mich an die Datenbankfelder, also die echten Felder der Datenquelle (in unserem Fall Outlook). Mann sollte dabei allerdings beachten, wie die Daten in Outlook gespeichert sind. Gerhard Grünholz 7

8 Das Outlook-Kontaktfeld Name setzt sich aus Anrede, Vorname und Name zusammen. Anrede und Vorname müssen Sie also nicht mehr in den Serienbrief aufnehmen. Gerhard Grünholz 8

9 Um ein Feld in das Dokument zu bekommen, wählen Sie es mit der Maus aus und klicken auf Einfügen. So könnte Ihr Adressblock dann aussehen. Schritt 6 Jetzt fehlt noch die zweite Anrede. Die erstellen Sie mit einem Bedingungsfeld. Es öffnet sich folgendes Fenster: Gerhard Grünholz 9

10 Hier bestimmen Sie die zweite Anrede durch einen Vergleich mit der ersten. Das gleiche führen Sie für Frauen durch und wenn die Anrede leer ist. Zunächst sehen Sie gar nichts. Wenn Sie aber Alt + F9 drücken erscheinen die Serienbrieffelder. Gerhard Grünholz 10

11 Das gleiche müssen Sie dann noch mit dem Nachnamen machen. Also wenn der Nachname nicht leer ist, wird er ausgegeben, sonst nicht. Dabei ist ein kleiner Trick ganz hilfreich. Sie schreiben in das erste Feld irgendeinen beliebigen Text. Dann öffnen Sie mit Alt + F9 die Serienbrieffelder. Gerhard Grünholz 11

12 Und dann ersetzen Sie den Text mit dem Feld Nachname. Schritt 7 Zu, Schluss entscheiden Sie, ob Sie die Briefe drucken wollen oder ob sie als rausgehen sollen. Bei einer Mail müssen Sie im Feld An: den Namen des Feldes eintragen, in dem die Adresse steht. Das Nachrichtenformat HTML hat die größten gestalterischen Möglichkeiten, wird aber nicht von allen Firmen zugelassen, da man in HTML Mails leichter Viren verstecken kann als in anderen Formaten. Wenn Sie einen Serienbrief als Mail verschicken, stellt Word die Mails in den Postausgang von Outlook und Sie können Sie verschicken. Gerhard Grünholz 12

13 Bei Serienmails empfehle ich, zwei Punkte zu beachten. Erstens: bevor Sie einen ganzen Block von Mails verschicken senden Sie eine Test Mail an sich selbst. Zweitens: Schicken Sie die Mails nicht sofort raus sondern kontrollieren, ob alle Adressaten korrekt sind. Dazu müssen Sie allerdings das sofortige Senden abstellen. Gerhard Grünholz 13

14 Gerhard Grünholz 14

15 Serienbrief aus Word heraus Nicht jedes Unternehmen speichert seine Adressen in Outlook. Deshalb möchte ich Ihnen gerne zeigen, wie man einen Serienbrief auf Basis einer Excelmappe erstellt. Schritt 1 Sie können den Serienbrief-Assistenten benutzen. Das ist m. E. aber nur umständlich, es sei denn, Sie wollen Etiketten drucken. Besser ist, Sie erstellen ein Dokument aus einer Vorlage heraus und holen sich die Symbolleiste für den Seriendruck auf den Schirm Gerhard Grünholz 15

16 Gerhard Grünholz 16

17 Schritt 2 Sie öffnen die Datei, in der Ihre Adressen gespeichert sind. Gerhard Grünholz 17

18 Hier wählen Sie aus, in welcher Tabelle Ihre Daten gespeichert sind. Das ist überaus praktisch. Wenn ich meine Newsletter verschicke, öffne ich zuerst Tabelle2, da liegt nur meine adresse und verschicke den Newsletter. Wenn ich sehe, dass die Mail okay ist, öffne ich Tabelle1, in der alle anderen adressen liegen und schicke den Newsletter an meine Kunden. Schritt 3 Nun fügen Sie die Seriendruckfelder ein. Das Vorgehen ist das gleiche wie bei Outlook. Gerhard Grünholz 18

19 Schritt 4 Einige Dinge gibt es noch zu beachten. In der Exceldatei habe ich das Tagesdatum eingetragen. Leider wird es von Word nicht korrekt dargestellt. Sie sehen / statt Punkt. Das ist ein altes Problem und leider auch in Word 2007 nicht behoben. Aber es gibt einen kleinen Trick. Mit Alt + F9 öffnen Sie die Serienbrieffelder zur Bearbeitung und legen mit dem Schalter \@ das Datumsformat fest. Nach dem Schalter kommen in Anführungszeichen die Formatanweisungen. D steht für Day, M für Month und Y für Year. Die Punkte dazwischen erzwingen die gewünschte Ausgabe des Datums. Mit Bedingungsfeldern in Word zu arbeiten ist nicht ganz einfach und auch etwas umständlich. Deshalb führe ich die Steuerung der Anrede in der Exceltabelle durch. In dem Feld Anrede2 wird mit der Funktion Wenn gesteuert, wie die Anrede Sehr geehrt auszusehen hat. =WENN(B2="Herr";"Sehr geehrter Herr";WENN(B2="Frau";"Sehr geehrte Frau";"sehr geehrte Damen und Herren")) In Word muss man sich dann gar keine Gedanken mehr machen. Gerhard Grünholz 19