Word austricksen FORTSETZUNG. Serienbriefe Für Word XP. Word austricksen Fortsetzung: Serienbriefe. Roland Egli Educational Solutions

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Johann Hochberg
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1 Word austricksen FORTSETZUNG Serienbriefe Für Word XP Roland Egli Educational Solutions Educational Solutions Roland Egli Seite 1

2 Grundlegendes Um Serienbriefe versenden zu können, müssen zwei Dateien vorliegen. Neben dem eigentlichen Brief wird eine Datenbank benötigt, die alle Inhalte, die im Brief jeweils angepasst werden sollen, beinhaltet. Während der Brief normalerweise als Worddokument vorliegt, kann die Datenbank eine Wordtabelle, eine Exceltabelle aber auch eine echte Datenbank wie z.b. eine FilemakerPro-Datei sein. Genaueres über mögliche Datenquellen ist in der Hilfe (Stichwort «Serienbrief» «Informationen über Seriendruckdatenquellen») zu finden. Brief und Datenbank Serienbriefe erstellen Liegen die beiden benötigten Dateien vor, so wird die Worddatei mit dem Brief geöffnet. Mit Hilfe des Menüs «Extras» «Briefe und Sendungen» «Seriendruck-Assistent» wird der Assistent für den Seriendruck aufgerufen. Seriendruck-Assistent aufrufen Für den Seriendruck von Briefen wird «Briefe» ausgewählt und anschliessend auf «Weiter: Dokument wird gestartet» geklickt. Dokumenttyp wählen Educational Solutions Roland Egli Seite 2

Während der Brief normalerweise als Worddokument vorliegt, kann die Datenbank eine Wordtabelle, eine Exceltabelle aber auch eine echte Datenbank wie z.b. eine FilemakerPro-Datei sein.

3 Wenn bereits ein Brief als Ausgangsdokument in Word geöffnet ist, wird jetzt «Aktuelles Dokument verwenden» ausgewählt. Varianten: Ist dies nicht der Fall, kann mit «Mit vorhandenem Dokument beginnen» ein anderes bereits vorhandenes Dokument als Startdokument bestimmt werden. Schliesslich kann auch mit Hilfe einer Vorlage zuerst ein neues Startdokument entworfen werden (siehe unten). Datenquelle mit Empfängeradressen bestimmen Sofern bereits eine Empfängerliste vorhanden ist, wird nun «Vorhandene Liste verwenden» ausgewählt und auf «Durchsuchen» geklickt. Damit kann die gewünschte Datei Variante: Ist noch keine Datenquelle (Exceldatei, Worddatei oder FilemakerPro-Datenbank mit den variablen Inhalten des Serienbriefs) vorhanden, kann mit dem Befehl «Neue Liste eingeben» zuerst eine Wordtabelle mit den benötigten Daten erstellt werden. Wenn in Outlook gespeicherte Kontakte verwendet werden sollen, wird «Von Outlook-Kontakten wählen» ausgewählt. Vorhandene Empfängerliste suchen Educational Solutions Roland Egli Seite 3

Schliesslich kann auch mit Hilfe einer Vorlage zuerst ein neues Startdokument entworfen werden (siehe unten).

4 In einem Dialogfenster wird nun die gewünschte Datenquelle ausgewählt, in diesem Beispiel eine Tabelle im Worddokument «AdressenHaustausch.doc» und auf «Öffnen» geklickt. Der Seriendruck-Assistent zeigt nun die Tabelle mit den Empfängerdaten an. Wahlweise können nun Empfänger deaktiviert (Häkchen entfernen) oder durch Aktivieren der ganzen Zeile sogar bearbeitet werden. Ebenfalls ist es möglich die Liste zu sortieren und zu filtern. Empfängerliste auswählen Bearbeitete Liste wählen Wenn die Liste den Wünschen entspricht, wird dies mit Klick auf die Taste «OK» bestätigt Ein Klick auf den Link «Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief» bringt uns zum nächsten Schritt. Nächster Schritt Educational Solutions Roland Egli Seite 4

Wahlweise können nun Empfänger deaktiviert (Häkchen entfernen) oder durch Aktivieren der ganzen Zeile sogar bearbeitet werden.

5 Wahlweise kann sogar ein ganzer Adressblock oder eine entsprechende Grusszeile definiert und eingefügt werden. Diese können zuvor detailliert eingerichtet werden, indem bestimmte Datenfelder der Tabelle ein- oder ausgeblendet werden. Adressblock und Grusszeile einrichten wenn gewünscht Datenfelder einfügen Da der Brief schon geschrieben ist, müssen nur noch die variablen Textteile anstelle der vorher getippten Platzhalter eingefügt werden. Dazu setzt man zuerst im Brief den Cursor (Einfügemarke auf die gewünschte Stelle und klickt dann auf «Weitere Elemente...». Im aufspringenden Feld wird das gewünschte Datenbankfeld gewählt und dann auf «Einfügen» geklickt. Datenbankfelder einfügen Educational Solutions Roland Egli Seite 5

Adressblock und Grusszeile einrichten wenn gewünscht Datenfelder einfügen Da der Brief schon geschrieben ist, müssen nur noch die variablen Textteile anstelle der vorher getippten

6 Die vorher getippten Platzhalter werden anschliessend gelöscht. Mit Hilfe des Links «Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe» gelangt man zum nächsten Schritt. Daten kontrollieren In der Vorschau können die eingesetzten Daten kontrolliert werden. Die einzelnen Briefe können nun mit Hilfe der Vorwärts- und Rückwärtstasten der Vorschau einzeln angezeigt werden. Daten kontrollieren Mit Hilfe der Taste «Empfänger ausschliessen» können einzelne Briefe ausgeblendet werden. Ebenso ist es möglich, die Empfängerliste nochmals zu bearbeiten. Der Link «Weiter: Seriendruck beenden» bringt einem zum letzten Schritt, in dem die Serienbriefe zum Drucken zusammengeführt werden. Blättern von Brief zu Brief Briefe drucken Die Taste «Drucken...» sendet die Daten an den Drucker: Die einzelnen Briefe werden ausgedruckt. Alternativ können nochmals einzelne Briefe individuell bearbeitet werden: Taste «Individuelle Briefe bearbeiten» öffnet ausgewählte Briefe in einem speziellen Fenster. Educational Solutions Roland Egli Seite 6

Die einzelnen Briefe können nun mit Hilfe der Vorwärts- und Rückwärtstasten der Vorschau einzeln angezeigt werden.

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