TOP 5. Funktionen. von Retain

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1 ediscovery Leichtes Audit Management Unified Archiving Compliance Die Facebook & Twitter Archivierung TOP 5 End-User Message Deletion Schnelle & leichte Wiederherstellung Funktionen [Archivierungs-] von Retain Export- & Publishing Tools Single Sign-On Support Smart Tags End-User Zugriff Deduplizierung Office 365 Migrationen Regelbasierte Archivierung Microsoft Exchange Novell GroupWise Audit Trail Web Interface Gmail Android & BlackBerry Support Litigation Hold On-Premise & Cloud Archivierung

2 Deduplizierung Mit Retain effizient arbeiten Eine sinnvolle und einfache Möglichkeit im Bereich der Archivierung den vorhandenen Speicherplatz so effizient wie möglich zu nutzen, ist die Deduplizierung der Daten. Retain von GWAVA unterstützt diese Technologie in vollem Umfang, was konkret bedeutet, dass Retain nur eine Kopie jeder Mail (inklusive Anhang) speichert. Auf diese Art und Weise werden die Speicherkosten im Regelfall um 40 bis 60% gesenkt, was an der effizienteren Nutzung der vorhandenen Ressourcen liegt. Hinzu kommt, dass auch Strom- und Bearbeitungskosten deutlich geringer ausfallen. Weil die Daten präzise indexiert werden, finden Anwender alle archivierten Infos im Handumdrehen. Dadurch müssen die Administratoren letztendlich nur noch wenige Suchanfragen der Anwender bearbeiten. Simpel, aber effektiv Technisch gesehen ist die Deduplizierung von s simpel, aber effektiv. Bevor Daten von Retain archiviert werden, werden diese durch den Retain Worker in einem Temp Folder abgelegt. Hier wird mit dem Hash-Wert zunächst der Fingerabdruck der Daten ermittelt. Diese werden daraufhin seriell mit der vorhandenen Datenbank abgeglichen. Falls bereits ein identischer Hash-Wert in der Datenbank vorhanden ist, wird nur eine Referenz mit der Speicheradresse der Originaldatei erstellt. Falls der jeweilige Hash-Wert noch nicht existiert, wird die Datei normal in der Datenbank abgelegt. So kann sichergestellt werden, dass nur eine Kopie jeder Mail gespeichert wird. // Deduplizierung

3 ediscovery Der Begriff ediscovery steht schon längst für mehr als das einfache Suchen von Informationen für die interne Nutzung. Es geht darum möglichst effizient mit den archivierten Informationen zu arbeiten. Deshalb unterstützt Retain einige Funktionen, die eine umfangreiche ediscovery erlauben: Umfangreiche ediscovery für Administratoren Retain bietet Administratoren die Möglichkeit Mailboxübergreifend Daten zu suchen, exportieren, speichern und drucken. End-User Zugriff - Mit Retain können Endanwender Nachrichten suchen, weiterleiten und exportieren, ohne dass der Administrator helfen muss. Schnelle & leichte Wiederherstellung Durch die präzise Indexierung der Daten können Informationen schnell gefunden und einfach wiederhergestellt werden. Web Interface - Retain bietet ein benutzerfreundliches Web Interface (bspw. über Outlook-Plug-In), das einen Client- und Ortsunabhängigen Zugriff auf Daten ermöglicht. Rechte Management Mit Retain können Administratoren auch Usern und externen Prüfern Zugriff auf alle Archive ermöglichen. // ediscovery

4 Eine Mail Server Migration ist oft mit einem hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand, großen Bedenken und vielen Ängsten verbunden. Gerade die IT Verantwortlichen fürchten den Verlust von kritischen Unternehmensinformationen und lange Ausfallzeiten der Systeme. Retain von GWAVA kann bei einem anstehenden Mailserver Wechsel als Migrationstool (bspw. von Novell GroupWise zu Microsoft Exchange) eingesetzt werden. So haben Unternehmen die Möglichkeit, zu einem neuen Mail Server zu wechseln und gleichzeitig eine Archivierungslösung zu implementieren. Dadurch verringert sich zum einen das Risiko von Datenverlusten enorm und zum anderen halten sich auch die Kosten in Grenzen. Hinzu kommt, dass es ein solches Vorgehen ermöglicht, die Postfächer aller Mitarbeiter aufzuräumen und mit einem sauberen System zu starten. Migrationen Retain hat uns geholfen zwei verschiedene Mail-Systeme zu vereinen. Jetzt ist Retain unsere Archivierungslösung und hilft uns die Größe unseres Exchange Systems zu kontrollieren. Terje Gunnarsen, Høyer Finseth AS // Migrationen

5 Unified Archiving Unternehmen haben die Anforderung, dass nicht nur s, sondern auch Instant Messages (MS Lync), mobile Textnachrichten und Social Media Messages z.b. über Twitter oder Facebook archiviert werden müssen. Mit Retain können Unternehmen plattformunabhängig ihre gesamte Unternehmenskommunikation archivieren. Retain speichert alle Messaging Daten, inklusive s, Mobile Messages und Social Messages, in einem zentralen Archiv. Selbst bei Unternehmen, die auf ein heterogenes Messaging System mit zwei Mail Servern (egal ob Exchange, Office 365, GroupWise oder Gmail) setzen, wird die gesamte Kommunikation zentral gespeichert. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit in einer einzigen Datenbank nach ihren Daten zu suchen. Facebook & Twitter Archivierung Multi-Platfrom Support Android & BlackBerry Support // Unified Archiving

6 Compliance Im Zusammenhang mit dem Thema Archivierung fällt zwangsläufig der Begriff Compliance. Unter dem Begriff versteht man in diesem Kontext nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Grundlagen. Vielmehr geht es auch darum unternehmensinterne Richtlinien zu erfüllen und den Schutz wichtiger Informationen sicherzustellen. Mit Retain von GWAVA sind Kunden im Hinblick auf die IT-Compliance auf der sicheren Seite. Zentraler Bestandteil in diesem Zusammenhang sind die regelbasierte Archivierung von Retain sowie die Möglichkeit der Beweissicherung im Falle eines Rechtsstreits: Regelbasierte Archivierung (Policy Manager) Die regelbasierten Archivierungsfunktionen von Retain ermöglichen es genau zu definieren, wann welche Daten archiviert werden sollen. So kann die Lösung flexibel an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Im Gegensatz dazu können die standardisierten Archiving und Retention Policies in Microsoft Exchange nur mit erheblichem Aufwand angepasst werden. Beweissicherung - Zum Schutz von s, die möglicherweise für einen künftigen Rechtsstreit benötigt werden, ermöglicht es Retain, die Elemente mit einem sogenannten Litigation Hold zu versehen. Diese Daten werden für einen bestimmten Zeitraum gesperrt und können weder gelöscht noch verändert werden. // Compliance

7 GWAVA Produkt Demo Noch heute Demo anfragen>> GWAVA EMEA GmbH Industriestr Ahaus, Deutschland Tel.: Fax: