verschlüsselung: Anleitung Extern

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1 verschlüsselung: Anleitung Extern Der VÖB bietet seinen Kommunikationspartnern die Möglichkeit, s verschlüsselt zu übertragen. Um verschlüsselte und signierte s mit Ihnen auszutauschen, verwendet der VÖB ein serverbasiertes Mailverschlüsselungssystem für alle -Adressen der Als Verschlüsselungsmethoden werden die beiden Verfahren PGP und S/MIME unterstützt, wobei S/MIME das bevorzugte Verfahren darstellt. Sollten Sie keine der o.g. Verschlüsselungsverfahren einsetzen, können Sie die verschlüsselten Nachrichten über eine Weboberfläche des VÖB-Mail- Servers abrufen oder als passwortgeschütztes PDF-Dokument erhalten. Hinweise zum Entschlüsseln empfangener s vom VÖB sowie den alternativen Zustellungsverfahren sind nachfolgend beschrieben. Inhalt 1. Benachrichtigung über Zustellung einer verschlüsselten Erstmalige Einstellungen Kennwort/Passphrase Optionen zu Nachrichtenübermittlung / Empfang Weboberfläche WebMessenger Anmeldung / Abmeldung Empfang von sicheren Nachrichten (Posteingang) Versand von sicheren Nachrichten (Verfassen) PGP-Schlüssel oder S/MIME-Zertifikat PDF-Messenger Hilfe / Kontakt VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 1 von 13

2 1. Benachrichtigung über Zustellung einer verschlüsselten Wurde Ihnen eine verschlüsselte gesendet, erhalten Sie eine Benachrichtigungsmail. Um die zu lesen, klicken Sie auf den angegebenen Link in der Benachrichtigungsmail. Damit gelangen Sie zur Weboberfläche des VÖB Mailverschlüsselungssystems ( WebMessenger ), wo Sie Ihr Kennwort/Passphrase vergeben und weitere Einstellungen vornehmen können (siehe 2. Erstmalige Einstellungen ). 2. Erstmalige Einstellungen 2.1. Kennwort/Passphrase Haben Sie zum ersten Mal eine verschlüsselte erhalten, müssen Sie ein eigenes Kennwort/Passphrase vergeben, mit der Sie sich künftig im VÖB WebMessenger anmelden können. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 2 von 13

3 Dieses Kennwort/Passphrase gilt für zukünftige Anmeldungen und als Kennwort für geschützte PDF-Dateien, sofern Sie diese Zustellungsoption wählen (siehe 2.2 Optionen zu Nachrichtenübermittlung / Empfang ). Nach Vergabe des Kennworts/Passphrase können Sie die zukünftige Art der Nachrichtenübermittlung auswählen Optionen zu Nachrichtenübermittlung / Empfang Es stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl, wie Sie zukünftig verschlüsselte Nachrichten mit dem VÖB austauschen möchten. Diese sind im folgenden Bild skizziert. Absender VÖB Empfänger extern PDF-Option Internet Empfänger hat Schlüssel oder Zertifikat = entschlüsselt Empfänger hat kein Schlüssel oder Zertifikat = Info- mit Link zum Abruf über Web Messenger In der Weboberfläche des VÖB Mailverschlüsselungssystem können Sie die von Ihnen gewünschte Empfangsmöglichkeit wie folgt auswählen: VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 3 von 13

4 Mail Encryption WebMessenger Diese Option ermöglicht Ihnen, sämtliche -Kommunikation mit dem VÖB gesichert über den WebMessenger zu führen, siehe 3. Weboberfläche WebMessenger. Key or Digital ID/ Certificate Verfügen Sie über einen Schlüssel oder ein Zertifikat für Ihre verschlüsselung, kann dieser mit dem VÖB ausgetauscht werden. Sie erhalten in Zukunft gesicherte Nachrichten vom VÖB, die mit dem Ihrem öffentlichen Schlüssel bzw. Zertifikat verschlüsselt werden. Die Entschlüsselung erfolgt auf Ihrer Empfängerseite. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter 4. PGP-Schlüssel oder S/MIME-Zertifikat. PDF Messenger Mit dieser Auswahl werden Ihnen künftig alle verschlüsselten Nachrichten als geschützte PDF-Datei im -Anhang zugestellt. Dabei wird die von Ihnen gewählte Passphrase benötigt, um die PDF- Dokumente öffnen zu können. Zusätzliche Informationen hierzu finden Sie unter 5. PDF-Messenger. Reguläre Mit dieser Option wird lediglich angegeben, dass Sie es vorziehen, reguläre s wie gewohnt ungesichert zu erhalten. Verschlüsselte Nachrichten werden im WebMessenger bereitgestellt. Die Zustelloption und die Passphrase können jederzeit in der Weboberfläche (siehe 3. Weboberfläche WebMessenger ) unter dem Punkt Einstellungen geändert werden. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 4 von 13

5 3. Weboberfläche WebMessenger Der WebMessenger ist eine Weboberfläche des Mailverschlüsselungssystems, um mit dem VÖB Nachrichten sicher auszutauschen. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, eingehende s zu lesen und neue s zu senden. Bitte beachten Sie, dass für Empfang und Versand gesicherter Nachricht pro adresse 50 MB zur Verfügung stehen. Sofern diese Grenze überschritten ist, können Sie keine s mehr per WebMessenger empfangen. Sie werden beim Erreichen der Grenze informiert. Löschen Sie in diesem Fall nicht mehr benötige s im WebMessenger Anmeldung / Abmeldung Sie erreichen den WebMessenger unter folgender Internetadresse: Die Anmeldung beim WebMessenger erfolgt mit Ihrer eigenen adresse und Ihrer Passphrase, sofern Sie bereits über eine Passphrase verfügen (siehe 2.1 Kennwort/Kennwort/Passphrase ). Bitte loggen Sie sich nach Nutzung des WebMessengers über den Punkt Abmelden am oberen Bildschirmrand wieder aus Empfang von sicheren Nachrichten (Posteingang) Im Posteingang finden Sie alle verschlüsselten s, die Ihnen vom VÖB zugestellt wurden, sofern Sie Mail Encryption WebMessenger oder Reguläre als Nachrichtenübermittlungsoption gewählt haben. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 5 von 13

6 Sie erreichen den Posteingang über den Menüpunkt Posteingang. Gesendete s können Sie über den Menüpunkt Gesendet abrufen. Beim Eintreffen neuer gesicherter Nachrichten im WebMessenger werden Sie mit einer normalen im Ihrem Standard- -Programm informiert, siehe 1. Benachrichtigung über Zustellung einer verschlüsselten . VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 6 von 13

7 3.3. Versand von sicheren Nachrichten (Verfassen) Zum Versenden einer gesicherten Nachricht an den VÖB klicken Sie im WebMessenger auf den Menüpunkt Verfassen. (3) Tragen Sie den Empfänger der Nachricht ein. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei ausschließlich um eine adresse des VÖB handeln muss. Möchten Sie noch Anlagen mitsenden, klicken Sie auf die Büroklammer oder Anlagen hinzufügen (3). (3) (4) Mit Durchsuchen die Datei auswählen. Datei Anhängen. (3) optional Datei wieder Entfernen. (4) Mit OK alle aufgelisteten Dateien anhängen. Bitte achten Sie darauf, dass alle Dateien zusammen nicht die Gesamtgröße von 20 MB überschreiten. Anschließend können Sie die mit Senden verschicken. Sofern aktiviert wird die Nachricht unter Gesendet abgespeichert. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 7 von 13

8 4. PGP-Schlüssel oder S/MIME-Zertifikat Ein Austausch eines PGP-Schlüssels oder S/MIME-Zertifikates macht es möglich, verschlüsselte s direkt in Ihrem Mailprogramm zu empfangen, sowie direkt von dort an den VÖB zu senden. Sie benötigen dafür einen gültigen PGP- Schlüssel oder ein gültiges S/MIME-Zertifikat. Sollten Sie dieses nicht besitzen, wenden Sie sich ggf. an Ihre IT-/DV-Abteilung, um einen PGP-Schlüssel oder ein Zertifikat zu erhalten. Um diese Art der Kommunikation zu nutzen, wählen Sie in den Einstellungen die Option Key or Digital ID/ Certificate bzw. Schlüssel oder digitale ID / digitales Zertifikat aus. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 8 von 13

9 Laden Sie nun Ihre Schlüsseldatei oder Ihr Zertifikat hoch. Sollten Sie eine Passphrase (Kennwort) für Ihr Schlüssel verwenden, so können Sie diese unter Passphrase eintragen (1a). Hinweis: Diese Passphrase bezieht sich nicht auf die Anmeldepassphrase, die Sie beim WebMessenger vergeben haben. Es ist die zum Schlüssel gehörende Passphrase. Liegt Ihnen Ihr Schlüssel oder Zertifikat als Textblock z.b. bei Nutzung von PGP Desktop vor, so importieren Sie den entsprechenden Schlüsselblock. (1a) VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 9 von 13

10 Nach erfolgreichem Import des Schlüssels werden Sie aufgefordert, das Organisationszertifikat vom VÖB herunterzuladen und in Ihrem - Programm bzw. Ihrer -Infrastruktur zu installieren. Dieses dient dazu über Ihren -Client verschlüsselte Nachrichten vom VÖB zu überprüfen und zu entschlüsseln und Nachrichten an den VÖB zu verschlüsseln. Für Nutzer von Outlook / Outlook Express wird darunter beschrieben, wie Sie Ihr Zertifikat installieren. Nutzer anderer Programme sollten der entsprechenden Dokumention der Programme folgen. Bei Fragen zu diesem Punkt wenden Sie sich bitte an Ihre IT-/DV-Abteilung. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 10 von 13

11 5. PDF-Messenger Bei Auswahl der Zustelloption PDF-Messenger erhalten Sie verschlüsselte Nachrichten vom VÖB direkt als PDF-Anlage in der . Ansicht der empfangenen mit PDF-Anhang: Das PDF-Dokument enthält den ursprünglichen text sowie ggf. vorhandene Dateianhänge. Das PDF-Dokument ist mit der Passphrase geschützt, die Sie bei der ersten Anmeldung im WebMessenger vergeben haben. Sie müssen diese beim Öffnen des PDF-Dokumentes eingeben. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 11 von 13

12 Eine sichere Antwort ist bei dieser Zustelloption über den WebMessenger möglich. Folgen Sie dazu dem entsprechenden Link in der oder dem Button im PDF-Dokument mit der Aufschrift Reply Securely. Ansicht der Ansicht des geöffneten PDF-Dokumentes: Für die gesicherte Antwort werden Sie auf die Weboberfläche WebMessenger geleitet. Sofern Sie dort noch nicht angemeldet sind, loggen Sie sich ein (siehe 3.1 Anmeldung ) und fahren Sie mit dem Erstellen der Antwort wie unter 3.3 Versand von sicheren Nachrichten (Verfassen) fort. VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 12 von 13

13 6. Hilfe / Kontakt Weitere Informationen zur Weboberfläche des VÖB Mailverschlüsselungssystems finden Sie innerhalb der Weboberfläche über den Punkt Hilfe am oberen Bildschirmrand. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Bundesverband Öffentlicher Banken Deutschlands, VÖB, e.v. Lennéstraße Berlin Telefon (0 30) Telefax (0 30) postmaster@voeb.de Sofern Sie Interesse am sicheren -Austausch mit dem VÖB haben, können Sie Kontakt zu uns aufnehmen, den PGP-Schlüssel- bzw. S/MIME- Zertifikatsaustausch organisieren und die Einrichtung neuer verschlüsselter - Verbindungen abstimmen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an: secur @voeb.de VÖB VERSCHLÜSSELUNG: ANLEITUNG EXTERN Seite 13 von 13