OPENEXCHANGE Server 5. Dokumentation Kalender -

Transkript

1 OPENEXCHANGE Server 5 Dokumentation Kalender - Wenn Sie sich erfolgreich am Webclient des Mailservers angemeldet haben, gelangen Sie sofort auf Ihre Portalseite. Am oberen Rand stehen Ihnen verschiedene Navigationspunkte zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender, um die Startseite der Kalenderfunktion zu öffnen. Sie sehen nun die Tagesansicht Ihres Kalenders und, sofern vorhanden, Ihre Termine. Über die Reiter können Sie problemlos in die Wochen- und Monatsansicht wechseln. Sie können mit Hilfe der Pfeiltasten jeweils einen Tag nach vorn oder zurück blättern. Die Tagesansicht In der Tagesansicht werden alle Termine, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen, durch einen weißen Kasten abgebildet. Innerhalb eines Kastens finden Sie die Terminbeschreibung sowie, farblich dargestellt, die Art des Termins. Blau = gebuchter Termin Gelb = vorläufiger Termin Rot = nicht im Haus (abwesend) Grün = Frei Über das Druckersymbol, können Sie sich die Tagesansicht ausdrucken. Dazu wird zunächst eine druckfreundliche Version der Kalenderansicht erstellt, die Sie dann mit Hilfe der Druckerfunktion des Browsers ausdrucken können. Diese Druckfunktion steht Ihnen auch in den anderen Kalenderansichten zur Verfügung. HRZ 4 Seite 1 von 7 Kalender

2 Teamansicht Sie können über den Reiter Teamansicht eine Gruppe oder einen Benutzer auswählen, deren Termine mit in die aktuelle Ansicht übernommen werden. Dazu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Teilnehmer anzeigen. Wählen sie mit Hilfe der Suchfunktionen die Benutzer oder Gruppen aus, die Sie in der Kalenderansicht sehen möchten. Soll der eigene Kalender auch angezeigt werden, wählen Sie sich selbst bitte auch aus. Ihnen werden die verschiedenen Kalender spaltenweise angezeigt. Sie sehen im Klartext nur ihre eigenen Termine. Setzen Sie oben ein Häkchen, um die Frei/Gebucht Ansicht aller angezeigten Kalender zu wechseln. HRZ 4 Seite 2 von 7 Kalender

3 Kalender freigeben Wenn Sie Ihren Kalender Kollegen zur Einsicht und/oder bearbeiten freigeben möchten, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste im Portal auf Kalender und anschließend auf Bearbeiten. Wechseln Sie nun in den Reiter Freigabe und bestimmen Sie, welcher Benutzer oder welche Gruppe Rechte an diesem Ordner erhalten soll. Speichern Sie Ihre Änderungen anschließend ab. Freigegebene Kalender finden Sie im Portal unter Freigegebene Ordner wieder. Sofern Ihnen am freigegebenen Kalender nur Leserechte zustehen, erhalten Sie beim Versuch des Editierens folgende Meldung. HRZ 4 Seite 3 von 7 Kalender

4 Termine anlegen Sie haben mehrere Möglichkeiten einen Termin einzutragen: 1. im Portal unter Neu anlegen 2. über das Sternchen -Symbol neben dem Druckersymbol 3. in der Tagesansicht mit Klick auf die abgebildeten Uhrzeiten Es öffnet sich ein Terminformular mit folgenden Pflichtfeldern Beschreibung, Terminbeginn und Terminende. HRZ 4 Seite 4 von 7 Kalender

5 Privat- und Gruppentermine Sie haben beim Anlegen eines neuen Termins die Option festzulegen, ob es sich um einen persönlichen oder um einen Gruppen-Termin handeln soll. Der Button steht standardmäßig auf Persönlicher Termin. Sie brauchen nun lediglich Ihre Termindaten einzugeben und auf die Schaltfläche speichern klicken. Wenn Sie einen Gruppentermin anlegen möchten, an dem Sie selbst teilnehmen, wählen Sie die Option Gruppentermin aus. Sie selbst werden nun automatisch in die Teilnehmerliste übertragen. Über den zweiten Reiter können Sie die weiteren Teilnehmer für den Gruppentermin auswählen. Sie können entweder ganze Benutzergruppen (z.b. HRZ) oder auch einzelne Personen über die entsprechenden Suchfelder auswählen. HRZ 4 Seite 5 von 7 Kalender

6 Termine können von jedem Teilnehmer manuell angenommen oder abgelehnt und mit einem Kommentar versehen werden. In der Kalenderansicht werden Gruppentermine besonders gekennzeichnet und rot hinterlegt. In der Detailansicht eines Termins haben Sie die Möglichkeit den Teilnehmerstatus zu überprüfen. Wechseln Sie dazu in den Reiter Teilnehmer. Hier können Sie auch eine Terminerinnerung versenden. Terminserie Wenn Sie einen Serientermin anlegen wollen, dann wechseln Sie bitte in den Reiter Serie. Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Wiederholungszeitraum eines Termins anzulegen. Standardmäßig ist die Option Keine Serie ausgewählt. HRZ 4 Seite 6 von 7 Kalender

7 Verfügbarkeit prüfen Unter dem Reiter Verfügbarkeit können Sie überprüfen, ob alle gewünschten Teilnehmer für den geplanten Termin verfügbar sind. Sie können den Verfügbarkeitszeitraum manuell einstellen. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Termin überprüfen. Sie erhalten sofort eine tabellarische Darstellung, in der Sie erkennen können, ob die vorgesehenen Personen zur Verfügung stehen. Die Aufstellung ist zur einfachen Erkennung farblich gekennzeichnet. Rot = ein Teilnehmer hat innerhalb des überprüften Zeitraums einen Termin Grün = ein Teilnehmer hat innerhalb des überprüften Zeitraums keinen Termin Grau = ein Teilnehmer hat außerhalb des überprüften Zeitraums einen Termin Weiß = ein Teilnehmer hat außerhalb des überprüften Zeitraums keinen Termin Terminanfrage Um über einen längeren Zeitraum zu prüfen, ob Personen verfügbar sind, können Sie eine Terminanfrage (Reiter Anfrage ) durchführen. Das Groupware-System sucht dann selbst innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitraums (maximal 31 Tage) nach möglichen Terminen und gibt Ihnen die Vorschläge in Form einer grafischen Darstellung aus. Konfliktmanagement Wenn Sie einen neuen Termin anlegen wird automatisch eine Konfliktprüfung durchgeführt, bei der die Daten des neuen Termins auf Überschneidungen zu anderen Terminen geprüft werden. Die Konfliktprüfung findet nicht statt beim Anlegen von Serienterminen und ganztägigen Terminen. HRZ 4 Seite 7 von 7 Kalender