Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent

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1 Outlook Aufbaukurs 19 Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent Wie kann ich die Bearbeitung von Nachrichten automatisieren? Wie kann ich Nachrichten automatisch in Ordner einordnen lassen? Wie kann ich solche Regeln aufstellen? Wie kann ich anderen Benutzern mitteilen, dass ich für einige Tage nicht im Büro bin? Wie definiere ich eine Abwesenheitsnotiz? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Regeln und Benachrichtigungen: Ein Überblick Der Regel-Assistent: Regeln erstellen Bin unterwegs: Der Abwesenheits-Assistent Lernziel: Sie erlernen den Umgang mit Regel-Assistent und Abwesenheits-Assistent. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.

2 20 Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent Regeln und Benachrichtigungen: Ein Überblick Wie kann ich die Bearbeitung von Nachrichten automatisieren? Wie stelle ich eine Regel auf? Wie rufe ich den Regel-Assistenten auf? Das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen Mit Hilfe von Regeln können Sie Nachrichten auf Grund von bestimmten Ereignissen automatisch bearbeiten lassen. Mit Benachrichtigungen können Sie sich über bestimmte Ereignisse innerhalb der Windows SharePoint Services bzw. SharePoint Portal Servers informieren lassen. Bei Vorlage von Regeln geht MS Outlook folgendermaßen vor: Bei jeder Regel werden zunächst die Kriterien überprüft. Sind die Kriterien erfüllt, wird überprüft, ob eine Ausnahme vorliegt. Liegt auch keine Ausnahme vor, so wird die Regel aktiv und Aktionen, wie z. B. das Verschieben oder Kopieren in einen bestimmten Order oder auch das automatische Weiterleiten, Löschen oder Beantworten einer Nachricht werden durchgeführt. So gehen Sie vor, um bestehende Regeln zu sehen: 1. Wechseln Sie in den Posteingang. 2. Menü Extras, Regeln und Benachrichtigungen...: Sie sehen nun alle schon definierten Regeln. Neben jeder Regel befindet sich ein Kontrollkästchen. Ist es aktiviert, so gilt die Regel. Somit können Regeln vorübergehend außer Kraft gesetzt werden. Oben links befinden sich zwei Pfeile, um eine Regel in der Reihenfolge Nach oben oder Nach unten zu verschieben. Dies ist insb. dann wichtig, wenn Regeln einander widersprechen würden. Regeln aufstellen, ändern, umbenennen, löschen etc. gelingt mit den entsprechenden Schaltflächen, die im Dialogfenster oben angeordnet sind. Im unteren Bereich (Regelbeschreibung) finden Sie eine Erläuterung der markierten Regel. Durch einen Klick auf die unterstrichenen Texte könnten Regeln hier auch schnell geändert werden. Zweck Vorgangsweise Aufruf Aktivieren Reihenfolge = wichtig! Bearbeitung Beschreibung Regeln des Regel-Assistenten können sowohl Client-seitig (auf Ihrem PC) als auch Server-seitig (auf dem Exchange Server) abgearbeitet werden. Finden Sie im Namen der Regel die Ergänzung (Nur Client), so wird die Regel nur aktiv, wenn Ihr PC eingeschaltet ist. Alle anderen Regeln werden direkt am Server abgearbeitet und arbeiten auch bei ausgeschaltetem PC.

3 Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent 21 Der Regel-Assistent: Regeln erstellen Wie kann ich Regeln erstellen? Wie wird der Regel-Assistent bedient? In welchen Schritten kann ich was erledigen? Eine neue Regel wird definiert Regeln ermöglichen es MS Outlook, automatisch auf bestimmte Ereignisse zu reagieren, z.b. auf eingegangene Mails von bestimmten Personen zu antworten oder diese abzulegen. Ein Regel-Assistent unterstützt Sie bei der Erstellung. So erstellen Sie eine Regel: 1. Wechseln Sie in den Posteingang 2. Menü Extras, Regeln und Benachrichtigungen, Schaltfläche Neue Regel Im ersten Schritt entscheiden Sie, ob Sie eine Regel-Vorlage verwenden wollen (Regel aus Vorlage erstellen / Regel ohne Vorlage erstellen). 4. Im zweiten Schritt definieren Sie die Kriterien: Werden keine Kriterien definiert, gilt die Regel für alle Nachrichten. Um Kriterien zu definieren, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und klicken im Bereich darunter auf die blauen, unterstrichenen Texte, um Details festzulegen. 5. Im nächsten Schritt wählen Sie eine oder mehrere Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, wenn die Kriterien zutreffen. Auch hier gilt: Kontrollkästchen aktivieren und im Feld darunter die Aktion genauer spezifizieren. 6. In einem weiteren Schritt können Sie Ausnahmen definieren. Dies geschieht grundsätzlich auf die gleiche Weise wie das Definieren der Kriterien. 7. Im letzten Schritt geben Sie der Regel noch einen Namen und aktivieren oder deaktivieren diese. Außerdem haben Sie hier auch die Möglichkeit, die Regel auf bereits erhaltene oder gesendete Nachrichten anzuwenden. Das nachträgliche Bearbeiten bzw. Löschen von Regeln erfolgt im Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen mit den beiden entsprechenden Schaltflächen. Zweck Vorgangsweise Zum besseren Verständnis der Möglichkeiten des Regel-Assistenten ist es eine gute Idee, mit den div. Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen zu experimentieren und stets den Satz zu lesen (und die blauen, unterstrichenen Texte zu klicken), den der Regel-Assistent im unteren Bereich erstellt.

4 22 Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent Bin unterwegs: Der Abwesenheits-Assistent Wie kann ich anderen Benutzern mitteilen, dass ich für einige Tage nicht im Büro bin? Wie definiere ich eine Abwesenheitsnotiz? Der Abwesenheits-Assistent Bei einer länger dauernden Abwesenheit vom Büro (Faustregel: mehr als ein Arbeitstag) empfiehlt es sich, den so genannten Abwesenheits-Assistenten einzusetzen. Dieser bietet folgende Funktionen: An jeden Sender einer Nachricht während der Abwesenheit wird eine Abwesenheitsnotiz geschickt. Bitte beachten: Dies geschieht pro Empfänger nur einmal! Zusätzlich können noch Regeln definiert werden wie z.b. automatische Weiterleitungen von wichtigen Nachrichten. Der Abwesenheits-Assistent funktioniert auch, wenn der PC nicht eingeschaltet ist: Es handelt sich dabei eigentlich um eine Funktion des Exchange-Servers. So aktivieren Sie den Abwesenheits-Assistenten: 1. Wechseln Sie in den Posteingang und wählen Sie Menü Extras, Abwesenheits-Assistent Im folgenden Dialogfenster klicken Sie die Option Ich bin zurzeit nicht im Hause und geben im Feld darunter eine Mitteilung ein, die alle Sender einer Nachricht während der Abwesenheit (einmal) erhalten sollen. Im Bereich darunter können Sie spezielle Regeln definieren, die während der Abwesenheit gelten sollen (Weiterleiten, Antworten etc.). Nach der Rückkehr werden Sie von MS Outlook anlässlich des ersten Starts automatisch auf den noch aktivierten Abwesenheits-Assistenten hingewiesen und können ihn sogleich deaktivieren. Empfehlung Funktionen Exchange-Server-Funktion! Aktivierung Deaktivierung Zu beachten ist, dass Abwesenheitsnotizen und sonstige automatische Antworten in das Internet u.u. vom Netzwerk-Administrator unterdrückt werden. Es ist somit durchaus möglich, dass trotz Abwesenheits- Assistent Empfänger im Internet von Ihrer Abwesenheit nichts erfahren.

5 Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent 23 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent Regeln ermöglichen es MS Outlook, automatisch auf bestimmte Ereignisse zu reagieren, z.b. auf eingegangene Mails von bestimmten Personen zu antworten oder diese abzulegen. Benachrichtigungen können ähnliches - sie sind aber nur in Verbindung mit den Windows SharePoint Services bzw. mit dem SharePoint Portal Server interessant. Regeln werden mit einem Regel-Assistenten komfortabel erstellt. Hier können Sie die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen komfortabel mit der Maus auswählen. Der Abwesenheits-Assistent vertritt Benutzer im Urlaub. Er sendet an alle, die während der Abwesenheit eine Nachricht schicken, je eine Abwesenheitsnotiz und wendet auf hereinkommende s zu bestimmende Regeln an. Regeln und Benachrichtigungen siehe Seite 20 Regel-Assistent siehe Seite 21 Abwesenheits-Assistent siehe Seite 22