Step by Step Microsoft Word 2007 Seriendruck mit SharePoint Daten

Transkript

1 Microsoft Word 2007 Seriendruck mit Stefan Dorner, namics AG namics ag Weststrasse 3 CH 6340 Baar/ZG t [+41] f [+41] info@namics.com Offices in: Frankfurt, Hamburg, St. Gallen, Zug, Zürich

2 Seite 2 1 Einleitung Microsoft Word stellt mit der Seriendruck-Funktion Möglichkeiten zur Verfügung, Word Dokumente mit externen Datenquellen zu verbinden, um so z.b. personalisierte Geschäftsdokumente zu erstellen. Da es nicht möglich ist, Daten direkt aus einer SharePoint Liste mit Word zu Verknüpfen, stellt uns Microsoft Access Möglichkeiten zur Verfügung, diese denoch in Word einzubinden. Es gibt sicherlich viele Möglichkeiten Daten aus einer SharePoint Liste zu exportieren, jedoch empfehle unter folgenden Betrachtungspunkten die unter Punkt 2 beschriebene Variante: Microsoft Access stellt immer die aktuellen Daten der SharePoint Liste zur Verfügung (Online) Die Microsoft Word Vorlage kann zentral zur Verfügung gestellt werden, ohne das ein Benutzer bei Verwendung irgendwelche Datenverbindungen anpassen muss

3 Seite 3 2 Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Access 2007 und erstellen Sie eine neue leere Datenbank. Tip: Wenn Sie diese Datenbank in einem Mehrbenutzer-Umfeld verwenden möchten, empfielt sich die Datenbank zentral auf einen Netzwerk-Share zu speichern (z.b. \\Server\Templates\Data). 2. Klicken Sie im Ribbon auf External Data (siehe Bild) 3. Klicken Sie nun auf den Button SharePoint Listen im Bereich Import, worauf sich der Dialog Get External Data öffnet. (siehe Bild) 4. Geben Sie im Dialog Get External Data die Url Ihrer Kontakteliste ein, wählen Sie die Option Link to the data source by creating a linked table aus und klicken Sie danach auf Next. 5. Markieren Sie nun Ihre Kontakte-Liste welche Sie in Microsoft Access verknüpfen wollen und klicken danach auf OK (siehe Bild).

4 Seite 4 6. Schliessen Sie die Microsoft Access Datenbank. 7. Öffnen Sie Micrsoft Word und Erstellen Sie eine neue Vorlage. Tip: Wenn Sie diese Vorlage in einem Mehrbenutzer-Umfeld verwenden möchten, empfielt sich diese Vorlage zentral auf einen Netzwerk-Share zu speichern (z.b. \\Server\Templates). 8. Klicken Sie im Ribbon auf Mailings 9. Wählen Sie nun im Bereich Start Mail Merge den Menüpunkt Select Recipients / Use Existing List... (Siehe Bild ) 10. Wählen Sie nun im Dialog Select Data Source die zuvor erstellte Microsoft Access Datenbank aus. 11. Nachdem auswählen der Datebank, erscheint die Meldung Data This data source contains no visible tables, welche Sie mit OK bestätigen können. Achtung: In manchen Fällen kann es vorkommen, das nach Punkt 11 eine Meldung erscheint, das er die Datenbank nicht finden kann. In diesem Fall klicken Sie im Dialog ODBC Microsoft Access Driver Login Failed auf OK. Klicken Sie nun im Dialog Login auf Database und wählen Sie nochmals die zuvor erstellte Datenbank aus und geben danach Ihre Benutzerinformationen ein (siehe Bild). Abschliessend klicken Sie wieder auf OK.

5 Seite Klicken Sie im Dialog Select Table auf Options... und wählen Sie dort den Punkt Synonyms aus. Beenden Sie den Dialog mit OK. 13. Wählen Sie nun die gewünschte Liste aus, welche Sie für die Seriendruck- Funktion verwenden möchten und klicken Sie danach auf OK (siehe Bild). 14. Fügen Sie nun Ihrer Word-Vorlage die gewünschten Felder ein, welche Sie im Seriendruck verwenden möchten (siehe Bild).