Vorgefertigte Serienbriefdokumente incl. Barcodes verwenden

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1 Landesverband Westfalen-Lippe e.v. Vorgefertigte Serienbriefdokumente incl. Barcodes verwenden Mit Hilfe dieses Tipps soll es Ihnen möglich sein, ein fertiges Serienbriefdokument incl. Barcodes für z.b. eine Einsatzkräfteregistrierung zu verwenden. Auf diese Weise ist es Ihnen beispielsweise möglich, nachträglich einen Einsatz oder Dienstabend über die Einsatzkräfteregistrierung komfortabel mit dem Barcodescanner nach zu erfassen. Je nach Word-Version kann die Vorgehensweise unterschiedlich sein. Deshalb finden Sie in diesem ZMS-Tipp sowohl eine Anleitung für Word 2007/2010 als auch für Word Voraussetzungen: Sie benötigen die Schriftart Bar-Code 39. (Download: Intern Downloads Kompetenzzentrum ZMS Allgemein ) Dieser ZMS-Tipp baut auf die ZMS-Tipps Erstellen von Abfragen und Erstellen von Exporten auf. Für dieses Beispiel benötigen Sie zusätzlich noch die Datei Einsatzkräfteregistrierung inkl. Barcode Serienbrief-. (Download: Intern Downloads Kompetenzzentrum ZMS Datei- Vorlagen ) Grundkenntnisse in Word und Excel. Anmerkung zum Bar-Code 39: Bar-Code 39 ist eine Schriftart, die Sie benötigen, um die ZMS-Personalnummer in Form eines Barcodes darzustellen. Der große Vorteil des Code 39 im Gegensatz zum Code 128 (der derzeit von ZMS für Ausdrucke generiert wird) besteht darin, dass keine Prüfziffer aufwendig berechnet werden muss. Die von ZMS generierten Codes werden weiterhin dem Standard Code 128B entsprechen. Auf offiziellen Dokumenten wie dem DRK-Ausweis im Scheckkartenformat, sollten Sie vorerst den Code 128 verwenden, da der Bar-Code 39 noch in der Testphase ist. Alle bisher getesteten Barcodescanner erkannten beide Codes unabhängig voneinander und zuverlässig. Verwenden Sie nur den Schriftschnitt Standard (nicht Fett oder Kursiv) und lassen Sie die Zeichenabstände auf Normal stehen. Wir bitten bei Problemen mit dem Code 39 davon im Forum von zu berichten. Vorgehensweise 1. Installation der Schriftart Bar-Code Erstellen eines Exportes 3. Dokument zur Einsatzkräfteregistrierung als Serienbriefdokument erstellen Stand: ZMS-Tipp erstellt von: Andreas Humrich (LV RLP) - 1

2 1. Installation der Schriftart Bar-Code 39 Laden Sie sich die Schriftart Bar-Code39 von herunter. Öffnen Sie die Datei Bar-Code39.ttf und klicken Sie in dem folgenden Fenster auf Installieren. Unter Umständen benötigen Sie hierzu die Rechte als Computer Administrator. Sollte die Schriftart noch nicht verfügbar sein führen Sie einen Neustart des Computers durch. HINWEIS: Sollten Sie keinen Button Installieren finden, klicken Sie auf Fertig und kopieren die Schriftart in das Verzeichnis: C.\Windows\Fonts - 2 -

3 2. Erstellen eines Exportes als Datenquelle Im Bereich Mitglieder können Sie nun die Personenauswahl durch eine geeignete Abfrage (z.b. Welche Helfer haben bei der Ausbildung XY den Status Angemeldet?), einen geeigneten Filter (z.b. nur Helfer der Bereitschaften), die Wahl der Organisation oder die Einzelauswahl nach dem Klick auf Suche starten einschränken. Wählen Sie die Personen aus, dessen Name, Vorname und Personalnummer Sie exportieren und z.b. für die Liste der Einsatzkräfteregistrierung verwenden möchten. Anschließen wählen Sie Datenexport Suchergebnis und klicken auf Starten : Wählen Sie im folgenden Fenster den zentral eingestellen Export Name, Vorname, Personalnummer und gehen Sie anschließend auf Exportieren (ohne Einschränkung). Es wird Ihnen eine CSV-Datei zum Download bereitgestellt, die Sie bitte in einem bekannten Ordner speichern. Die gespeicherte Datei können Sie direkt als Datenquelle für einen Serienbrief verwenden

4 3. Dokument zur Einsatzkräfteregistrierung als Serienbriefdokument erstellen Laden Sie von der Homepage des Kompetenzzentrums die Datei Einsatzkräfteregistrierung inkl. Barcode Serienbrief- herunter und öffnen Sie diese. Für Word 2007/2010: Wechseln Sie auf den Tab (Reiter) Sendungen und wählen Sie über Empfänger auswählen -> Vorhandene Liste verwenden die Export-Datei aus, die Sie in Schritt 2 erstellt und gespeichert haben. Anschließend öffnet sich gegebenenfalls folgendes Bild, welches Sie bitte mit OK bestätigen. Nun ändern Sie bitte das Texttrennzeichen auf ein Semikolon und gehen auf OK. (Je nachdem über welche Einstellungen Ihr Microsoft Word verfügt, muss dieser Schritt 2 x ausgeführt werden)

5 Tragen Sie nun die erforderlichen Informationen zur Verbandsstufe, Datum, Einsatz und Einheit ein. Gehen Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten. Im folgenden Fenster wählen Sie Alle und OK. Es wird ein neues Word- Dokument geöffnet, dass Sie Bearbeiten, Drucken und Speichern können

6 Für Word 2003: Blenden Sie, falls noch nicht vorhanden, die Symbolleiste Seriendruck ein. Klicken Sie hierzu bitte mit der rechten Maustaste auf eine leere Menü-Fläche und wählen dann mit der linken Maustaste den Seriendruck aus. Das System blendet eine weitere Symbolleiste ein. Klicken Sie auf das Symbol Datenquelle öffnen und wählen die zuvor erstellte Export-Datei aus. Anschließend klicken Sie bitte auf das Symbol Seriendruck in neues Dokument

7 Im folgenden Fenster wählen Sie Alle und OK. Es wird ein neues Word-Dokument geöffnet, dass Sie Bearbeiten, Drucken und Speichern können. Sie finden unter Intern Downloads Kompetenzzentrum ZMS Datei-Vorlagen auch ein Blanko-Formular der Einsatzkräfteregistrierung. Dieses Dokument können Sie für die Personen verwenden, die nicht in ZMS gelistet sind um die Einheitlichkeit der Registrierungsformulare zu gewährleisten. Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre selbst erstellten Serienbriefe über das Kompetenzzentrum allen ZMS-Anwender zur Verfügung stellen würden sowie Ideen und Probleme im Forum von kommunizieren würden