KIP Reporting Anleitung für Anbieter

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1 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Kantonale Fachstelle für Integrationsfragen KIP Reporting Anleitung für Anbieter (Angebote für die FI) 1. Systematik 1.1 Grundlagen / Systematik der Berichterstattung Kanton und Gemeinden sammeln die Berichte ihrer Anbieter 1. Dazu verwenden sie Vorlagen der FI. Sie erstellen einen Leistungsnachweis (LN) und leiten die Berichte und den Leistungsnachweis an die Fachstelle für Integrationsfragen (FI) weiter. Integrationsbeauftragte rapportieren im LN zusätzlich über die eingesetzten Ressourcen pro Förderbereich. Die Berichterstattung besteht für jedes Angebot aus einem Angebotsbeschrieb; einem Bericht; und Teilnehmendenstatistiken bei Angeboten, in denen Daten über Teilnehmende erhoben werden. Die Gemeinden führen einen Leistungsnachweis, in dem alle Angebote aufgelistet und die Eigenleistungen deklariert sind. Leistungsnachweis (LN) IB/KZI Kurs X Kurs Y Erstgespräche 30. November: Die Hochrechnung auf dem Formular B Bericht bei der FI einreichen. Willkommensanlass Broschüre A Angebotsbeschrieb B Bericht C TN-Statistik A Angebotsbeschrieb B Bericht C TN-Statistik A Angebotsbeschrieb B Bericht C TN-Statistik A Angebotsbeschrieb B Bericht Rechnung Die FI wiederum sammelt die LN aller Auftraggeber (Gemeinden, kantonale Stellen) und konsolidiert diese für die Berichterstattung an den Bund. 1.2 Jährliche Abgabetermine bis 31. März: Angebotsbeschriebe an die FI senden, damit sie auf der Angebotsdatenbank des Kantons publiziert werden können. 28. Februar des Folgejahres:. Das fertig ausgefüllte Formular B Bericht sowie alle Statistiken C (anonymisiert!) im Folgejahr bei der FI einreichen. Die Berichterstattung erfolgt ausschliesslich per . 1 Die wichtigsten Begriffe sind im Glossar Ziff. 6 erklärt TH/

2 Seite 2/8 2. Vorbereitungsaufgaben 2.1 Vorbereiten der Angebote und Berichte Einen Ordner für die ganze Berichterstattung einrichten. Dort eine Kopie des Formulars KIP Reporting Leistung Vorlage Anbieter FI.xlsm ablegen. Die Datei nicht umbenennen. 2.2 Excel einrichten Die Formulare wurden getestet mit Excel 2007/2010 für Windows und Excel 2011 für Mac. Damit die automatisierten Funktionen laufen, müssen Makros eingeschaltet sein. Excel für Mac OS: Für die optimale Darstellung muss die Ansicht etwas vergrössert werden, und statt des -Versands auf Knopfdruck müssen die Formulare von Hand versandt werden Reporting vorbereiten Öffnen Sie das Reporting-Formular in Excel und wechseln Sie zum Blatt Start. Tragen Sie zuerst das Jahr, die Angebots-ID den Förderbereich und den Angebotsnamen gemäss Leistungsvereinbarung (LV) mit der FI ein. Wenn Sie jetzt die Angebotsart, die TN-Statistiken und die Finanzierungsart einstellen (mit Dropdown-Listen in den Zellen), dann werden automatisch die für Ihr Angebot benötigten Bestandteile des Reportings eingeblendet und nicht benötigte Bestandteile ausgeblendet (Beispiele siehe Ziff. 7). Vervollständigen Sie danach die Angaben zum Auftraggeber (Ihr Kontakt bei der FI)

3 Seite 3/8 Vervollständigen Sie die Angaben zum Anbieter in den dunkelblauen Feldern. Wenn Sie diese Angaben bereits für ein anderes Angebot gemacht haben, dann können Sie sie von dort kopieren. 2.4 TN-Statistik kopieren Wenn ein Angebot aus mehreren Durchführungseinheiten mit je eigenen TN-Statistiken besteht, dann kopieren Sie die Statistiken (in Excel: Blätter C TN-Statistik... Verschieben/kopieren Kopie erstellen in neuer Arbeitsmappe). Beispiel Deutschkurse: Jede Kursleitung führt pro Kursblock eine TN-Statistik.

4 Seite 4/8 3. Angebotsbeschrieb/Bericht erstellen Anbieter tragen die Angebotsbeschriebe in den dunkelblauen Feldern im Blatt A Angebotsbeschrieb ein. Im Blatt B Bericht werden später (vgl. Abgabetermine in Ziff. 1.2) die Hochrechnung (lila Felder, siehe Ziff. 3.5) und die Berichterstattung (hellblaue Felder) erfasst. Je nach Angebot sind auch noch Statistiken über die Teilnehmenden zu führen (siehe Ziff. 3.4). 3.1 Angebotsbeschrieb vervollständigen Wechseln Sie zum Blatt A Angebotsbeschrieb. Unter Ziff. 1 erfassen Sie die Angaben zur Zielgruppe, zu Inhalten, Zielen und zur Struktur, wenn diese nicht bereits in der Leistungsvereinbarung mit der FI festgehalten wurden. Die Angaben werden für die Publikation des Angebots im Internet verwendet (Angebotsdatenbank auf Wichtig für potenzielle Teilnehmende/ Klienten ist auch die Struktur, damit sie sich darüber informieren können, wann, wo und wie das Angebot stattfindet.

5 Seite 5/8 3.2 Angaben zur Qualitätssicherung Erfassen Sie unter Ziff. 2 die Angaben über die Qualifizierung der Durchführenden und über die Organisation. 3.3 Mengen und Kosten Je nach Angebotsart (Wahl auf dem Blatt Start, siehe Ziff. 2.3) werden andere Angaben benötigt. Füllen Sie diese gemäss Leistungsvereinbarung aus. Die Aufschlüsselung der Kosten für die einzelnen Leistungen (Mengen und Kosten) sind für die Abrechnung wichtig. Angaben zur Finanzierung müssen nur ausgefüllt werden, wenn dies mit der FI vereinbart wurde.

6 Seite 6/8 3.4 TN-Statistiken Während der Durchführung der Angebote werden Listen bzw. Statistiken über die Teilnehmenden (TN) geführt, sofern das Teil der LV ist. Je nach Art des Angebots können verschiedene, teilweise auch individuell angepasste TN-Statistiken geführt werden: Kurse (Spezialfall: Sprachkurse) Pro Kursblock/Kursgruppe/Niveaugruppe wird eine Liste geführt Beratungen (Spezialfall: Erstinformationsgespräche) Für das ganze Angebot wird, eine einzelne TN-Statistik geführt, in der alle Beratungen aufgelistet werden Arbeitsintegrationsprogramme/Einzeleinsatzplätze Für das ganze Angebot wird, sofern möglich, eine Gesamtliste geführt Es wird nur diejenige TN-Statistik eingeblendet, welche im Blatt Start ausgewählt wurde. In den TN-Statistiken können Sie mit der FI zusätzliche Berichtsmerkmale individuell vereinbaren.

7 Seite 7/8 3.5 Angebotsbeschriebe zurücksenden Sobald die Angebotsbeschriebe fertig ausgefüllt sind, senden Sie diese per an die FI. 4. Hochrechnung Füllen Sie im November (die FI gibt das genaue Datum in der LV vor) die lila Felder im Blatt B Bericht (Ziff. 3: Kosten) aus und senden Sie der FI das ganze Reportingformular (die ganze Excel-Datei). Die Hochrechnung dient dazu, die Mengen und Kosten des ganzen Jahres für die Finanzbuchhaltung abzuschätzen, damit notwendige Abgrenzungen vorgenommen werden können. Sie enthält keine weiteren, qualitativen Angaben. 5. Berichterstattung Füllen Sie spätestens per 28. Februar des Folgejahres die hellblauen Felder im Blatt B Bericht aus und senden Sie das Formular KIP Reporting Leistung XY (inkl. anonymisierter TN-Statistiken) wieder der FI.

8 Seite 8/8 6. Glossar Auftraggeber Auftraggeber sind die FI, andere Kantonale Stellen und Gemeinden. Sie verwalten KIP- Gelder und vergeben Aufträge. Anbieter Anbieter sind Auftragnehmer und realisieren ein Angebot. Angebot Angebot ist der hier verwendete Sammelbegriff für Massnahmen, Projekte, Kurse u.a. Wird ein Angebot von einem Auftraggeber in Auftrag gegeben, wird dazu eine Leistung vereinbart. KIP Förder- und Leistungsbereiche Leistungsbereich (=KIP-Pfeiler) LB1: Information und Beratung LB2: Bildung und Arbeit LB3: Verständigung und gesellschaftliche Integration Förderbereich 1.1 Erstinformation 1.2 Beratung 1.3 Diskriminierungsschutz 2.1 Sprache und Bildung 2.2 Frühe Förderung 2.3 Arbeitsmarktfähigkeit 3.1 Interkulturelle Übersetzung 3.2 Soziale Integration 7. Beispiele für die Zuordnung der Angebote Beispiel Angebotsart TN-Statistiken Niederschwelliger Deutschkurs Kurs Sprachkurs Integrationskurs Kurs Kurs allgemein Begrüssungsveranstaltung im Stadthaus Spielgruppe plus Café International Persönliche Erstinformation Schreibdienst Family Literacy (keine) (keine) (keine) Erstinformationsgespräch Beratung Beratung Einsatzplatz AIP/EEP Arbeitsintegrationsprogramm/Einzeleinsatzplatz Veranstaltung/ Veranstaltungsreihe Veranstaltung/ Veranstaltungsreihe Veranstaltung/ Veranstaltungsreihe Angebot für Einzelpersonen (Beratung, Besuch,..) Angebot für Einzelpersonen (Beratung, Besuch,..) Angebot für Einzelpersonen (Beratung, Besuch,..) Arbeitsintegrationsprogramm/ Einzeleinsatzplatz