für Umsteiger Häufige Aufgaben mit Screen Shots

Transkript

1 Outlook 2010 für Umsteiger Häufige Aufgaben mit Screen Shots

2 Inhaltsverzeichnis 1 Die Programmoberfläche von Outlook Ordner Multifunktionsleiste QuickSteps Nachrichten Nachrichten Senden (Funktionsbereich ) Erneutes Senden einer Nachricht Zurückrufen einer Nachricht Nachverfolgen gesendeter Nachrichten Signatur verwenden Nachrichten mit Abstimm-Funktion senden Nachrichten lesen und beantworten (Funktionsbereich ) Vorschau von Dateien Nachrichten-Details Kalender, Termine, Ereignisse Begriffe Kalender (Funktionsbereich Kalender) Aufbau der Kalender Funktionsoberfläche Freigabe eines Kalenders Freigaben entziehen Freigegebene Kalender Öffnen Kalendergruppen Termine Einen Termin erzeugen (Funktionsbereich ) Erzeugen einer Besprechung (Funktionsbereich ) Serientermine erzeugen (Funktionsbereich ) Ein Ereignis erzeugen (Funktionsbereich ) Feiertage hinzufügen Zusätzliche Kalender anlegen (Funktionsbereich Kalender) Wochennummern anzeigen Aufgaben und Notizen Sich eigene Aufgaben zuweisen (Funktionsbereich ) Anderen Nutzern Aufgaben zuweisen (Funktionsbereich ) Eine Aufgabenserie erstellen (Funktionsbereich ) Arbeiten mit Notizen (Funktionsgruppe ) Kontakte und Adressbücher Begriffe Kontakte bearbeiten und erstellen (Funktionsbereich Kontakte) Erstellen einer Kontaktgruppe (Funktionsbereich Kontakte) Visitenkarten (Funktionsbereich Kontakte) Persönliche Visitenkarte erstellen Visitenkarten versenden Erhaltene Visitenkarten speichern Regeln und Benachrichtigungen Regeln erstellen (Funktionsbereich ) Benachrichtigungen erstellen Mailbox Zugriff Anderen Nutzern Zugriffsberechtigungen erteilen (Funktionsbereich ) Vertretungsregelung Zugriff auf das Archiv Nützliche Links Notizen T kontakt@sitaas.de

3 1 Die Programmoberfläche von Outlook Navigationsbereich: 4 Im unteren Bereich wird durch Anklicken eines der Funktions-Ordner , Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. der Funktionsbereich ausgewählt. 7 Informationsanzeigefenster: Zeigt die Inhalte der Ordner des ausgewählten Funktionsbereiches an ( -Nachrichten, Kalender, Kontakten, Aufgaben etc.). Im oberen Bereich werden die zugehörigen Ordner des ausgewählten Funktionsbereiches angezeigt ( - Ordner oder Kalender-Order oder Kontakt-Ordner oder Aufgaben-Ordner etc.). Der Inhalt eines ausgewählten Ordners wird im Informationsanzeigefenster angezeigt. 2 Registerkarten: Registerkarten für die Befehlsgruppenauswahl in dem jeweiligen Funktionsbereich (Datei, Start, Ansicht, etc.). Jedes Register enthält unterschiedliche Befehlsgruppen, die darunter in der Multifunktionsleiste angezeigt werden. Standardmäßig werden die Befehlsgruppen der Registerkarte Start eingestellt. 3 Multifunktionsleiste: Enthält die Befehlsgruppen und Befehle der ausgewählten Registerkarte. 5 Termin- und Aufgabenleiste: Zeigt den Kalender, die nächsten Termine und die Liste der offenen Aufgaben an. 6 Symbolleiste für den Schnellzugriff: Enthält häufig verwendete Befehle wie Alle Ordner senden/empfangen und Rückgängig. Dieser Symbolleiste können weitere häufig verwendete Befehle hinzugefügt werden. 7 Statusleiste: Zeigt den Synchronisationsstatus und den Status der Verbindung zum Exchange Server an. 02 I 03

4 1.1 Ordner Outlook verwaltet und speichert alle Informationen in Ordnern. Nachfolgend sind einige Beispiele. -Ordner: Kalender-Ordner: Ordner repräsentieren auch die Funktionsbereiche von Outlook. Anklicken eines dieser Ordner führt zum Anzeigen der entsprechenden Funktionsoberfläche: 1.2 Multifunktionsleiste Der Inhalt der Multifunktionsleiste hängt von dem ausgewähltem Funktionsbereich ( oder Kalender oder Kontakte oder Aufgaben oder Notizen ) und der ausgewählten Registerkarte ( Datei oder Start oder Senden/Empfangen oder Ordner oder Ansicht oder Add-Ins ) ab. Standardmäßig zeigt die Multifunktionsleiste die Befehle und Befehlsgruppen der Registerkarte Start an. T kontakt@sitaas.de

5 1.3 QuickSteps Häufig auftretende Aktionsfolgen können als QuickSteps definiert werden, z.b. das Verschieben von bestimmten Mails in bestimmte Ordner: Es ist möglich, die vorkonfigurierten QuickSteps anzupassen bzw. auch neue QuickSteps zu definieren: Über die Auswahl Benutzerdefiniert steht eine Vielzahl von Arbeitsschritten zur Auswahl, die zu einem QuickStep zusammengefasst werden können. 04 I 05

6 2 Nachrichten 2.1 Nachrichten Senden (Funktionsbereich ) A Klicken Sie zum Erstellen einer neuen zunächst links im unteren Teil des Navigationsbereiches auf B Klicken Sie oben links in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Neue -Nachricht. T kontakt@sitaas.de

7 Das öffnet das Fenster zum Eingeben einer neuen Nachricht: C Geben Sie im Feld An die -Adresse oder den Namen der Person ein, an die Sie die senden möchten D Geben Sie im Feld Betreff einen Titel für die ein E Geben Sie im Nachrichtenfeld den -Text ein F Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die zu senden 1 Titelleiste: 4 Nachrichtenkopf mit Absender, Empfängern und Betreff Zeile sowie Sendefunktion. Zeigt den Inhalt des Betreff-Feldes an und das Nachrichtenformat 5 Nachrichtenfeld für die Erstellung der Nachricht. 2 Registerkarten: Registerkarten für die Befehlsgruppenauswahl in der Funktionsgruppe Neue senden (Datei, Start, Ansicht, etc.). Jedes Register enthält unterschiedliche Befehlsgruppen, die darunter in der Multifunktionsleiste angezeigt werden. Standardmäßig werden die Befehlsgruppen der Registerkarte Start eingestellt. 3 Multifunktionsleiste: Enthält die Befehlsgruppen und Befehle der ausgewählten Registerkarte. 6 Symbolleiste für den Schnellzugriff: Enthält häufig verwendete Befehle wie Speichern und Rückgängig. Dieser Symbolleiste können häufig verwendete Befehle hinzugefügt werden. 7 Personenbereich: Zeigt zu den Personen im An -Feld automatisch Personendaten aus dem Adressbuch (Foto, Position) sowie alle vorhandenen Konversationsdaten ( s/Attachments/ Besprechungen) an: (siehe nächste Seite) 06 I 07

8 Das öffnet das Fenster zum Eingeben einer neuen Nachricht: Ermöglicht zusätzlich via Hinzufügen durch den Outlook Konnektor für soziale Netzwerke auch Verbindungen zu sozialen Netzwerken (Xing etc.) Erneutes Senden einer Nachricht Den Ordner Gesendete Elemente im oberen Teil des Navigationsbereiches öffnen: T kontakt@sitaas.de

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