Konsolidieren von Daten in EXCEL

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1 Konsolidieren von Daten in EXCEL Der Begriff der (auch Konsolidation) besitzt in den einzelnen Fachbereichen (Finanzmathematik, Geologie, Medizin usw.) unterschiedliche Bedeutung. Im Sinne dieses Beitrages kann man unter von Daten das Zusammenfassen und Auswerten von Daten unter Berücksichtigung festgelegter Kriterien verstehen. Das können Auswertungen zu Gesamtumsätzen einer Firma auf der Grundlage der Meldungen ihrer Filialen, zu ihren Ausgaben anhand der Einzelausgaben der jeweiligen Abteilungen oder auch Durchschnittsumsätze der Firma in entsprechenden Zeiträumen durch Auswertung der Ergebnisse der einzelnen Teilbereiche der Firma sein. Beim Konsolidieren von Daten kann es sich um die von Datenbereichen eines Tabellenblattes, mehrerer Tabellenblätter einer Arbeitsmappe oder auch von Datenbereichen aus verschiedenen Arbeitsmappen handeln. In diesem Beitrag sollen verschiedene Möglichkeiten der in Abhängigkeit vom Aussehen (Strukturierung) der Quellen und Fragen der automatischen Aktualisierung (Dynamisierung) von en betrachtet werden. Die unterschiedlichen Möglichkeiten sollen jeweils an entsprechenden Beispielen demonstriert werden. Inhaltsverzeichnis 1 Arten der 2 Unterscheidung nach Aufbau der Quell- und Zielbereiche 2.1 Strukturunabhängige von Daten 2.2 Strukturabhängige von Daten von Datenbereichen mit identischer Struktur von Datenbereichen mit teilweise identischer Struktur 3 Unterscheidung nach Art der Aktualisierung des sbereiches 3.1 Aktualisierung nach Aufforderung" 3.2 Automatische (sofortige, dynamische) Aktualisierung 4 Erstellen von en 5 Korrektur (Veränderung) von en 6 Aktualisierung einer nach Aufforderung 7 Unterschiede zwischen den sarten 8 Beispiele 8.1 Anforderung Büromaterial (1) 8.2 Anforderung Büromaterial (2) 8.3 Anforderung Büromaterial (3) 8.4 Anforderung Büromaterial (4) 8.5 Verkauf von Produkten Fieting, Olaf 1 von , 15:37

2 1 Arten der Arten der Unterscheidung nach Aufbau der Quell- und Zielbereiche Unterscheidung nach Art der Aktualisierung des sbereiches Strukturun-- abhängige Strukturabhängige Aktualisierung nach Aufforderung Automatische (dynamische) Aktualisierung Datenbereiche mit identischer Struktur Datenbereiche mit teilweise identischer Struktur Datenbereiche mit identischer Struktur Datenbereiche mit teilweise identischer Struktur Datenbereiche mit identischer Struktur Datenbereiche mit teilweise identischer Struktur 3D- Verknüpfung nach Positionen nach Rubriken nach Positionen nach Rubriken 3D- Verknüpfung nach Positionen nach Rubriken Ohne Verknüpfung mit Quelldaten Mit Verknüpfung mit Quelldaten 2 Unterscheidung nach Aufbau der Quell- und Zielbereiche 2.1 Strukturunabhängige von Daten Die Daten werden aus unterschiedlichsten Tabellenblättern und verschiedenen Zellen, die in jedem Tabellenblatt an anderer Stelle stehen, in den sbereich übernommen. Diese Art der kann nur mithilfe von 3D-Verknüpfungen realisiert werden. 2.2 Strukturabhängige von Daten von Datenbereichen mit identischer Struktur Liegen die zu konsolidierenden Daten in gleicher Struktur vor, das heißt, wenn sie in gleicher Reihenfolge (Spalten, Zeilen) angeordnet sind, kann eine nach Positionen vorgenommen werden. Dabei müssen die Quellbereiche auf den entsprechenden Tabellenblättern unbedingt immer in den gleichen Zellbereichen angeordnet sein. Die Bezeichnungen der Spalten und Zeilen können sich in den einzelnen Tabellenblättern voneinander unterscheiden. Die Zellbereiche dürfen auch gar keine Beschriftungen besitzen. Natürlich sollte man im Interesse der Übersichtlichkeit und der Verständlichkeit gleiche Benennungen für alle zu konsolidierenden Bereiche als auch für den sbereich benutzen von Datenbereichen mit teilweiser identischer Struktur Wenn in Tabellenblättern die Daten in unterschiedlicher Reihenfolge vorliegen, kann eine nach Positionen durchgeführt werden, da sonst falsche Werte zusammengefasst werden. In diesem Fall kann eine nur nach Rubriken Fieting, Olaf 2 von , 15:37

3 vorgenommen werden. Als Rubrik ist dabei die Bezeichnung der Spalten und Zeilen gemeint. Dabei ist es wichtig, dass auf allen Tabellenblättern die benötigten Rubriken (Bezeichnungen) identisch sind. Sie dürfen sich auch in der Groß- und Kleinschreibung unterscheiden. Die erfolgt dann anhand dieser Bezeichnungen. 3 Unterscheidung nach Art der Aktualisierung des sbereiches EXCEL bietet bei der von Daten die Möglichkeit, an den sbereich nach Aufforderung oder automatisch zu aktualisieren. Beide Methoden besitzen ihre Berechtigung. 3.1 Aktualisierung nach Aufforderung" Die Aktualisierung nach Aufforderung hat bei der nach Positionen als auch bei der nach Rubriken vor allem dann Bedeutung, wenn es sich um große Datenbestände handelt. Es ist, trotz mittlerweile guter Rechnerqualitäten, besser, wenn nach jeder Änderung in einem der Quellbereiche eine Aktualisierung vorgenommen wird. Das bremst bei der Bearbeitung der Daten. Diese Art der wird erreicht, indem man auf die Verknüpfung mit Quelldaten" verzichtet. Weiterhin ist es möglich, den sbereich auf einem Tabellenblatt einzurichten, auf dem sich auch ein Quellbereich befindet. Die festgelegten Verweise des sbereiches bleiben erhalten. Die Aktualisierung muss nach Änderungen der Quellbereiche nur von Hand noch einmal ausgelöst werden. 3.2 Automatische (sofortige, dynamische) Aktualisierung Die automatische oder auch dynamische Aktualisierung wird auch mit der 3D-Verknüpfung erreicht. Hier gelten die gleichen Bedingungen, wie beim Einsatz normaler Formeln in einem Tabellenblatt. Weiterhin ist es möglich, eine nach Positionen als auch nach Rubriken vorzunehmen. Damit eine dynamische Aktualisierung erreicht werden kann, muss die Option Verknüpfung mit Quelldaten" genutzt werden. Bei dieser Variante kann der sbereich auf einem Tabellenblatt angelegt werden, auf dem sich bereits ein Quellbereich befindet. Der sbereich muss immer auf einem Tabellenblatt angelegt werden, auf dem sich zu konsolidierende Daten befinden. Außerdem erscheint im sbereich eine automatische Gliederung. Anstelle konstanter Zahlen wird in den sbereich die sfunktion (z.b. Summe) eingetragen. Wenn man weiterhin die entsprechende Gliederungsebene aufruft, sieht man, dass auch hier keine konstanten Zahlen sondern Bezüge auf die Quellbereiche eingetragen worden sind. Diese Besonderheit kann die weitere Arbeit mit den Tabellen erschweren und zu fehlerhaften Auswertungen führen. Auch das Ändern, Korrigieren und Rückführen der entsprechenden Datenbereiche ist mit einigen Problemen verbunden. Fieting, Olaf 3 von , 15:37

4 4 Das Erstellen einer Das Erstellen einer soll an folgendem Beispiel demonstriert werden: In einer Imbisskette werden an den einzelnen Ständen der Stadt die gleichen Produkte angeboten. Die Firmenleitung mächte eine Gesamtübersicht über die verkauften Produkte im 1. Quartal erstellen, um für das weitere Angebot die richtigen Entscheidungen zu treffen. Folgende Daten wurden von den einzelnen Ständen geliefert und in entsprechenden Tabellenblättern erfasst. Fieting, Olaf 4 von , 15:37

5 Zum Erstellen einer ist in folgenden Schritten vorzugehen: 1 Festlegen des sbereiches durch Auswahl der linken oberen Ecke oder durch Markieren des gesamten sbereiches. 2 Aufrufen des Menüs Datei Konsolidieren Fieting, Olaf 5 von , 15:37

6 3 Auswahl der sfunktion (Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum, Produkt usw.) 4 Hinzufügen der Quellbereiche für die. (a) (b) (c) Auswahl des Feldes Verweis. Eintragen der jeweiligen Quellbereiche von Hand oder durch Mausaktionen Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen, womit der entsprechende Verweis in die Liste der vorhandenen Verweise eingetragen wird. Achtung! Es empfiehlt sich, alle Tabellenblätter gleich aufzubauen. Dann reicht es aus, das nächste Tabellenblatt anzuklicken. EXCEL bildet sofort den nächsten richtigen Verweis, sodass nur noch die Schaltfläche Hinzufügen betätigt werden muss. Fieting, Olaf 6 von , 15:37

7 5 Entscheidung über die nach Positionen oder nach Rubriken: Soll eine nach Positionen durchgeführt werden, dürfen keine Haken im Bereich Beschriftung aus: gesetzt werden. Ist eine nach Rubriken, müssen die entsprechenden Haken (je nach Aufbau der Tabellenblätter) gesetzt werden. 6 Entscheidung über die mit oder ohne Verknüpfung mit den Quelldaten. Soll eine Verknüpfung mit den Quelldaten vorgenommen werden, ist das Kontrollkästchen Verknüpfen mit Quelldaten auszuwählen. 7 Abschließen der Arbeiten durch Bestätigen mit OK. Im Ergebnis aller durchgeführten Arbeiten liegt das Gesamtergebnis der Imbisskette in Form einer nach Positionen ohne Verknüpfung mit den Quelldaten vor. 5 Korrektur (Veränderung) von en Änderungen des sbereiches sind, wenn neue Quellbereiche aufzunehmen, mehr benötigte oder fehlerhafte Quellbereiche zu löschen sind. Dabei ist in folgenden Schritten vorzugehen: 1 Auswählen der linken oberen Ecke des sbereiches (sonst kann die an anderer Stelle noch einmal ausgeführt werden. 2 Aufrufen des Menüs Daten Konsolidieren. 3 Verweise löschen (a) (b) Markieren des mehr benötigten Verweises. Anklicken der Schaltfläche Löschen 4 Verweise aufnehmen. (a) (b) (c) Wechseln in das Feld Verweis Eintragen des benötigten Quellbereiches. Übernahme des Verweises in die Liste der vorhandenen Verweise durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen. Fieting, Olaf 7 von , 15:37

8 5 Weiterhin kann auch die Art der geändert werden. Dabei sollte aber mit Vorsicht vorgegangen werden, da es möglich sein kann, auch die eingetragenen Verweise ändern zu müssen. Außerdem ist eine Rückführung des sbereiches mit Verknüpfung mit Quelldaten in eine ohne Verknüpfung mit Quelldaten auf diese einfache Art möglich. 6 Aktualisierung einer en nach Aufforderung Eine nach Aufforderung ist nur dann durchzuführen, wenn es in den Quellbereichen eine Änderung gab. Dabei ist in folgenden Schritten vorzugehen: 1 Auswählen der linken oberen Ecke des sbereiches (sonst kann die an anderer Stelle noch einmal ausgeführt werden. 2 Aufrufen des Menüs Daten Konsolidieren. 3 Bestätigen der Einstellungen mit OK. Hinweis Sollten weitere Quellbereiche (z.b. neue Filialen) hinzugekommen sein bzw. Quellbereiche entfernt werden müssen, müssen die Einstellungen (Verweise) entsprechend eingefügt oder gelöscht werden. 7 Unterschiede zwischen den sarten Nach Aufforderung Dynamisch Einhalten der Reihenfolge der Daten in Spalten/Zeilen identische Lage der Quell- und Zielbereiche auf allen Tabellenblättern Bezeichnungen für Spalten und Zeilen sbereich darf auf einem Blatt mit Quelldaten liegen nach Position nach Rubriken nach Position nach Rubriken ja nein ja nein Art der übergebenen Daten Konstanten Konstanten Zellbezüge Zellbezüge Aussehen des sbereiches Zahl der s- Bereiche auf einem Tabellenblatt Einfache Tabelle Einfache Tabelle Gliederungsstruktur Gliederungsstruktur ein Bereich ein Bereich ein Bereich ein Bereich Fieting, Olaf 8 von , 15:37

9 8 Beispiele zur 8.1 Anforderung Büromaterial (1) Die Sekretärin einer Firma ist beauftragt worden, den Gesamtbedarf an Büromaterialien für das 1. Quartal zu ermitteln. Dazu wurden die einzelnen Abteilungen beauftragt, ihren Bedarf in Form einer Excel-Tabelle zu melden, wobei die Sekretärin die Struktur der Tabelle schriftlich vorgab. Nach Übergabe der einzelnen Tabellen und der Zusammenführung in eine Arbeitsmappe lagen folgende Ergebnisse vor: Fieting, Olaf 9 von , 15:37

10 Durch sollen diese Daten in folgender Tabelle zusammengefasst werden. In diesem Fall kann eine nach Positionen als auch nach Rubriken vorgenommen werden. 8.2 Anforderung Büromaterial (2) Es sollen die gleichen Bedingungen wie in der Aufgabe 1 gelten. Es ist aber bei der Erstellung der Teiltabellen in der Buchführung nach Vorgabe der Sekretärin gearbeitet worden. Es sind zwar alle Daten richtig erfasst worden, jedoch wich man von der der Vorgabestruktur ab. So wurden einige Zeilen und Spalten vertauscht. Fieting, Olaf 10 von , 15:37

11 Dennoch sollen die Daten mithilfe der (ohne Veränderung der Tabelle der Buchführung) zusammengefasst werden, wie in folgender Tabelle dargestellt. In diesem Fall muss eine nach Rubriken vorgenommen werden. Fieting, Olaf 11 von , 15:37

12 8.3 Anforderung Büromaterial (3) Nach Fertigstellung der Gesamtübersicht (siehe Aufgabe 1) reichte der Einkauf telefonisch Korrekturen ein. Diese wurden von der Sekretärin in das entsprechende Tabellenblatt eingetragen. Anschließen wurde durch sie die aktualisiert. Die Aktualisierung wird dabei wie folgt vorgenommen: 1 Markieren des sbereiches 2 Aufrufen des Menüs Daten 3 Bestätigen mit OK 8.4 Anforderung Büromaterial (4) Bei der Vorbereitung der Bestellung stellte die Sekretärin fest, dass die Abteilung Marketing keine Zuarbeit geleistet hat. Diese wurden nachträglich eingereicht und in die Gesamttabelle (siehe Aufgabe 1) aufgenommen. Aus diesem Grund musste die Sekretärin in die den entsprechenden Bezug neu aufnehmen. Die Aktualisierung wird dabei wie folgt vorgenommen: 1 Markieren des sbereiches 2 Aufrufen des Menüs Daten 3 Markieren des neuen Verweises 4 Übernehmen dieses Verweises in die Liste der vorhandenen Verweise mithilfe der Schaltfläche Hinzufügen 5 Bestätigen mit OK Fieting, Olaf 12 von , 15:37

13 8.5 Verkauf von Produkten Der Leiter Verkauf der Firma möchte eine Übersicht über den Verkauf bestimmter Produkte in den ersten drei Monaten des Jahres erstellen. Dazu wurden von den Regionalvertretungen die entsprechenden Angaben in vorher übergebene Excel-Tabellen eingetragen. Nach Rückgabe und Zusammenführung der Tabellen in eine zusammenfassende Arbeitsmappe liegen folgende Angaben vor: Er führte eine nach Positionen ohne Verknüpfung mit Quelldaten durch und erhielt folgende Angaben. Fieting, Olaf 13 von , 15:37

14 Da im Laufe der nächsten Wochen einige Korrekturen nachgereicht wurden, hat er sich dann für eine dynamische (Verknüpfung mit Quelldaten) entschieden. In diesem Zusammenhang erhielt er folgendes Ergebnis. Dabei fiel ihm auf, dass die Gesamtergebnisse für die einzelnen Möbel stimmen. Weiterhin sah er, dass die jetzt in einer Gliederungsstruktur vorliegt. Nach Aufblättern aller Ebenen (Monate) lag folgendes Ergebnis vor. In den sbereich wurden nur die Summen der einzelnen Regionen aufgenommen, sondern auch alle Einzelpositionen. Deshalb ergibt sich auch ein falsches Gesamtergebnis. Fieting, Olaf 14 von , 15:37

15 Außerdem kann festgestellt werden, dass wie vorher Zahlen (Konstanten) sondern Zellbezüge eingetragen wurden. Fieting, Olaf 15 von , 15:37