Integriertes Dokumentenmanagement.

Transkript

1 Integriertes Dokumentenmanagement

2 Dokumente webbasiert und integriert verwalten RuleDesigner bietet eine modular aufgebaute, integrierte und bereichsübergreifende Umgebung für das Dokumentenmanagement in Unternehmen. Mit einer Vielzahl von Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten passt es zu jedem Unternehmensprozess. Das RuleDesigner Fusion Dokumentenmanagement- System (DMS) unterstützt die Prozesse Dokumentenerstellung, Überarbeitung und Speicherung. Dabei kann jeder Schritt exakt an die Arbeitsprozesse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Das DMS ist bereits in dem Software-Paket RuleDesigner Fusion integriert und kann auch jederzeit mithilfe von Tools zur Dokumentenbearbeitung erweitert und mit allen anderen Modulen von RuleDesigner Fusion kombiniert werden. Der größte Mehrwert des DMS liegt in der Verknüpfung von Dokumenten mit Objekten wie Firmen, Projekten, Produkten, Modulen und PDM-Teilenummern. Außerdem können s samt Anhängen automatisch abgelegt werden (z. B. Kundendateien). Mithilfe einer übergreifenden Suchfunktion können Sie jederzeit auch komplexe Abfragen nach Dokumenten, Versionen oder Speicherplätzen durchführen. Die RuleDesigner Systemlösung bietet Ihnen optimale Lösungen für alle Arbeitsprozesse. Speichern und verteilen Konfigurierbare Dokumententypen Definieren Sie maßgeschneiderte Dokumententypen und ordnen Sie diese genau nach Ihren Anforderungen an. Für jeden Dokumententyp werden Rechte, Sichtbarkeit und Aufgaben festgelegt, die für einzelne Nutzer oder für Gruppen gelten können. Erweitertes Klassifikationsmanagement Mit dem DMS können Klassifikationen nach bestimmten Merkmalen jeden Dokumententyps erstellt werden. Jede Eigenschaft, sowohl dynamischer als auch konfigurierbarer Art, kann durch das Festlegen von Attributs-Beziehungen logisch miteinander verknüpft werden. Workflow Das RuleDesigner Fusion Dokumentenmanagement ermöglicht einen konfigurierbaren Prozessablauf mit speziellen Freigabefunktionen je nach Dokumenttyp. Versionsverwaltung Mit dem Versionsverwaltungs-System können alle Dokumentversionen abgelegt und nachvollzogen werden. Alle jemals veröffentlichten Versionen sind dadurch stets wieder aufrufbar. Microsoft Office Integration Durch die Integration des Dokumentenmanagements in die Microsoft Office Suite können Sie die Funktionen Ihres DMS direkt aus Office heraus bedienen. Benachrichtigungen Erstellen Sie Verteilerlisten, um mithilfe Ihres DMS Nutzer, Abteilungen oder Firmen über die Freigabe neuer Dokumente oder Versionen zu informieren. Umwandlung und Sammlung Dokumente können automatisch in ein PDF-Format umgewandelt und je nach Dokumententyp gesammelt werden.

3 Suchen und prüfen Suchfunktionen Mit der Volltextsuche können Sie alle Dokumente nach Wörtern oder Phrasen durchsuchen. Eine Suche basierend auf dynamischen Attributen ist ebenso möglich. Die Ergebnisse können beispielsweise übersichtlich in einer Liste mit Vorschaubildern dargestellt werden. -Schnittstelle Empfangene und gesendete s werden durch eine Schnittstelle automatisch gespeichert und können gleichzeitig mit Objekten wie Kontakten, Firmen und Projekten verknüpft werden. Zugriffsrechte Durch definierte Zugriffs- und Benutzerrechte für bestimmte Funktionen wird der Zugang zu bestimmten Dokumenten geregelt. Legen Sie fest, wer sich in das System einloggen, wer auf welche Art von Dokumenten zugreifen und wer Dokumente bearbeiten darf. Protokoll Jeder Arbeitsschritt, der an einem Dokument vorgenommen wird, ist im RuleDesigner Fusion DMS nachvollziehbar selbst das Öffnen einer Datei. Ordner / Verlinkte Dokumente Das DMS basiert auf einer logischen Ordner-Struktur. Sie haben die Möglichkeit, Listen verlinkter Dokumente und Links zu Ordnern selbst zu definieren. Synchronisation mit externen Systemen In RuleDesigner Fusion DMS können Dokumente mit externen Systemen synchronisiert werden. Prozessbegleitend von der Konzeption bis zur Freigabe Jeder Mitarbeiter im Unternehmen ist, abhängig von Abteilungszugehörigkeit und Funktion, in unternehmensweite Prozesse eingebunden. Er benötigt und erzeugt zu bestimmten Zeitpunkten Daten und Informationen, die wiederum von anderen Kollegen und Abteilungen benötigt und verarbeitet werden. Diese Prozesse und Beziehungen werden von einem übergeordneten System vernetzt, koordiniert und organisiert. Eine kontrollierte, vollständige, rechtzeitige und flüssige Weitergabe der Informationen und Daten ist ein Garant für einen erfolgreichen Projektablauf. RuleDesigner wurde exakt für diesen Zweck entwickelt. Die Software stellt mit spezifischen und konfigurierbaren Workflows eine optimale Lösung zur Optimierung des Prozess-, des Daten- und des Informationsmanagements dar. Durch die Integration und Vernetzung der Fachabteilungen werden die gemeinsame Nutzung von Informationen sowie die Weitergabe und die Nachverfolgung von Informations- und Datenflüssen gewährleistet.

4 Verbinden und teilen Dokumente, Firmen und Aufgaben Durch die Kombination aus Dokumentenmanagementsystem und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) können Sie jederzeit spezifische Verknüpfungen zwischen Daten und Kunden einrichten und so alle Informationen an der richtigen Stelle bündeln. Die Historie jedes Dokuments im Zusammenhang mit einem bestimmten Kunden inklusive s, Angebote oder Verträge wird festgehalten. Zudem können die einzelnen Dokumente auch mit geplanten Aktivitäten verbunden werden. PDM-Teilenummern-Dokumente Durch eine Verknüpfung des DMS mit den RuleDesigner Fusion PDM-Tools können die Nutzer bestimmte Dokumente in einem unabhängigen Arbeitsschritt mit PDM-Teilenummern verknüpfen. Projektdokumente In Kombination mit dem RuleDesigner Fusion Projekt- und Prozessmanagement können Sie über das DMS Dokumente an Projekte oder Projektphasen anhängen und jederzeit abrufen. Sie können darüber hinaus auch s oder andere Kommunikations- Nachweise speichern und nachvollziehen. Produktdokumente In RuleDesigner Fusion DMS können technische Formulare, Montageinformationen, Handbücher und andere Dokumente sowohl an RuleDesigner Fusion Module als auch an Produkte angehängt werden. Damit können Sie alle Produktinformation auch übergreifend abrufen.

5 Komplexe Dokumentenprozesse RuleDesigner ist eine webbasierte und umfangreiche PLM-Lösung, die alle Tätigkeiten von Prozessbeteiligten und Abteilungen unterstützt. Dabei werden übergreifende Workflows und komplexe Prozesse transparent gestaltet und tragen somit zur Steigerung der Produktivität bei. Durch den modularen Aufbau bietet RuleDesigner dem Kunden integrierte Lösungen für alle Prozesse sowie die Möglichkeit, die Funktionen durch weitere Module zu erweitern. Dabei sind die einzelnen Funktionsbereiche des RuleDesigners von vornherein ineinander integriert und ermöglichen somit eine Vernetzung. RuleDesigner ist dadurch die einzige Lösung, die eine Automation entlang des gesamten Geschäftsprozesses ermöglicht - dank der Integration des RuleDesigner Produkt- und Prozesskonfigurators. Verwalten Sie mit dem RuleDesigner auch komplexe Unternehmensstrukturen und profitieren Sie von der Integration zusätzlicher DMS-Features wie Projektmanagement, Konfigurationstools, Automatisierung und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Aktivitätenkoordination zur Erstellung komplexer Dokumentationen Mit den Projektmanagement-Funktionen können Sie komplexe Dokumentationen schnell und einfach erstellen, organisieren und verwalten. Dabei können jederzeit verschiedene Benutzer und Abteilungen mit einbezogen werden. Erstellung technischer Dokumente Durch die regelbasierten Tools des RuleDesigners können Sie auch komplexe technische Dokumente und Handbücher erstellen und veröffentlichen. Bereits in der ersten Planungsphase wird dabei die Produktion optimiert und beschleunigt. Integration in die Unternehmensprozesse Das RuleDesigner Fusion Dokumentenmanagement bietet maximalen Nutzen durch die Verknüpfung von Dokumenten mit Firmen, Projekten, Produkten, Modulen, PDM-Teilenummern und Tickets. Echtzeit-Austausch mit Kunden und Partnern Mit dem RuleDesigner lassen sich spezielle Web-Portale für Kunden, Lieferanten und Partner einrichten. Die Benutzer erhalten auf diesem Weg Zugang zu Informationen und Dokumenten auf der Basis bereits gekaufter Produkte, PDM-Teilenummern oder Bestellungen. PBU CAD-Systeme GmbH Zentrale Robert-Bosch-Str Aichach Deutschland Tel.: Fax: info@pbu-cad.de Internet: 11/15