Identity Management an der Freien Universität Berlin

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Annika Waldfogel
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1 Elektronische Administration und Services Identity Management an der Freien Universität Berlin Transparenz und Effizienz für Exzellenz Dr. Christoph Wall Leiter elektronische Administration und Services

2 Warum Identity Management? Identity Management als Überlebensstrategie 2

3 Agenda Die Freie Universität Berlin Die Föderation von IT Systemen an der FU Berlin und ihre Probleme Die Lösung Stufe 1 mit ZBV und eigenen Schnittstellen Offene Punkte Die Lösung Stufe 2 mit SAP IdM Benefits des Projekts 3

4 Die Freie Universität Berlin Gründung: 1948 Zahlen: - Studenten MitarbeiterInnen Fachbereiche und Zentralinstitute 15 IT Organisation - CIO Gremium - FIT: 4 zentrale IT Bereiche - IT-Beauftrage in jeder Organisationseinheit 4

5 Die Konföderation unabhängiger Systeme an der FU Berlin Aleph SBK Blackboard MyVV Intranet HIS MyFU Mangelnde Transparenz - Kein zentrales Nutzer- und Berechtigungs Controlling SLcM FU Portal Mangelnde Sicherheit - Keine zentrales Deaktivieren ausscheidender Mitarbeiter HR esa BSCW Mangelnde Effizienz - User Administration in jedem einzelnen System SAP Web FI Helpline Publikations DB IT-V DB VoIP Profil DB 5

6 Lösungsstufe 1: FUDIS als zentraler Identitäts-Provider Aleph SBK Blackboard MyVV Intranet HIS MyFU SLcM FU Portal FUDIS FU Directory Service HR esa FI BSCW SAP Web Helpline Publikations DB IT-V DB VoIP Profil DB 6

7 User Lifecycle Management (aktueller Lösungsstand) modify 7

8 Create (Onboarding & Berechtigung) Fachbereiche Mitarbeiter Ext. Dozenten Rolle Personaldaten HR User User FUDIS (FU Account) ZBV Rollen Rollen Rolle Rollen SLcM Student User Business Partner User HIS Studenten Studenten Mitarbeiter SAP Admininstration FI Fachbereiche Fachabteilungen User SAP Web 8

9 Stufe 1 für Onboarding Leistungen: - Personaldaten führen automatisch zur Erstellung einer FUDIS Identität - Dozenten werden automatisch als User im Campus Management angelegt - Studenten werden automatisch im Campus Management angelegt Offene Punkte: - Proprietäre HR<->FUDIS Schnittstelle muss ständig gepflegt werden - FUDIS->ZBV Schnittstelle muss neu konzipiert und in neuer Technologie reimplementiert werden - Onboarding von Studenten muss neu konzipiert werden - Berechtigungsvergabe durch dezentrale Einheiten ist zu ermöglichen 9

10 User Lifecycle Management modify 10

11 Deaktivieren ausgeschiedener Mitarbeiter Fachabteilungen Mitarbeiter Ext. Dozenten FUDIS (FU Account) Students ZBV SAP Admininstration Personaldaten HR User User SLcM Student User Business Partner User FI HIS Studenten User SAP Web 11

12 Stufe 1 für Deaktivierung Leistungen: - Löschung von Personaldaten führt automatisch zur Deaktivierung einer FUDIS Identität - Exmatrikulierte Studenten werden automatisch in FUDIS deaktiviert Offene Punkte: - FUDIS Deaktivierung führt nicht zu Konsequenzen in der SAP Benutzerverwaltung - SAP Administration hat Mehrarbeit, weil User manuell gelöscht werden müssen - Intervalle zwischen Ausscheiden und Vermessung/Löschung führen zu: - Kosten für ungenutzte Lizenzen - Sicherheitsrisiko wegen möglichem Systemzugang durch Ex-Mitarbeiter 12

13 Lösungsansatz für die nächsten Projektschritte Vorbereitete Schnittstellen zu HR und SLcM Event basierter automatischer Workflow für Onboarding FUDIS Integration mit Web-Services möglich Workflow für dezentrale Berechtigungsvergabe vorhanden Deaktivierung von FUDIS zu IdM kommunizierbar 13

14 Projektphasen für SAP IdM in 2009 Ist Analyse FUDIS Schnittstellen Evaluation SAP IdM Projektantrag Projektfreigabe durch CIO GA für SAP NW 7.1 Installation SAP IdM Test-System Technisches Architektur-Konzept Abnahme technisches Konzept HR Anschluss SLcM Anschluss Aufbau P-Umgebung Go Live Feb März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. 14

15 User Lifecycle Management with SAP IdM modify 15

16 Create (Onboarding & Berechtigung) Personaldaten HR User FUDIS (FU Account) IdM 16

17 Problem: SAP IdM ist nicht das führende Identitäts Management System!! 17

18 Die Lösung: Staging im IdM 18

19 Übernahme der Mitarbeiterdaten aus HCM 19

20 Automatisches Anlegen eins LDAP Eintrags 20

21 Create (Onboarding & Berechtigung) Mitarbeiter Fachabteilungen Personaldaten HR Ext. Dozenten Rollen User FUDIS (FU Account) Studenten IdM Rollen Fachbereiche Rolle Rolle User SLcM Student User Business Partner User FI HIS Studenten User SAP Web 21

22 Provisioning in IdM 22

23 Workflow für Rollenanforderung und -vergabe 2) Genehmigung 1) Anforderung 3) Protokollierung 23

24 1) Anforderung 24

25 2) Genehmigung 25

26 3) Provisionierung und Protokollierung 26

27 Stufe 2 für Onboarding Leistungen: - Personaldaten führen automatisch zur Erstellung einer FUDIS Identität - Dozenten werden automatisch als User im Campus Management angelegt - Studenten werden automatisch im Campus Management angelegt Vorteile mit IdM: - Schnittstellen in moderner Technologie sind vorhanden - Onboarding von Studenten kann über einheitliche Schnittstelle automatisiert werden - Berechtigungsvergabe durch dezentrale Einheiten ist mit differenziertem Rollenmodell revisionssicher möglich 27

28 User Lifecycle Management modify 28

29 Deaktivieren ausgeschiedener Mitarbeiter Mitarbeiter Ext. Dozenten Personaldaten HR User User FUDIS (FU Account) IdM SLcM Student User Business Partner Exmatriculation User Studenten FI User SAP Web 29

30 Stufe 2 für Deaktivierung Leistungen: - Löschung von Personaldaten führt automatisch zur Deaktivierung einer FUDIS Identität - Exmatrikulierte Studenten werden automatisch in FUDIS deaktiviert Vorteile mit IdM: - FUDIS Deaktivierung führt automatisch zur Deaktivierung des SAP Users - Intervalle zwischen Ausscheiden und Vermessung/Löschung verschwinden - Keine unnötigen Kosten für ungenutzte Lizenzen - Kein Sicherheitsrisiko durch möglichen Systemzugang von Ex-Mitarbeitern 30

31 Ausblick GRC (governance, risk and compliance) 31

32 Benefits des Projekt : 32

33 Transparenz 33

34 Effizientere Arbeit der Systemadministration 34

35 Effizientere Arbeit der Systemadministration 35

36 Einsparung unnötiger Kosten 36

37 Einsparung unnötiger Kosten 37

38 Begrenzung von Sicherheitsrisiken 38

39 Identity Management mit SAP IdM an der Freien Universität Berlin ist : 39

40 Ein großer Schritt zu mehr Transparenz und Effizienz 40

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