Akzeptanz und Barrieren der elektronischen Rechnung

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1 Harald Eike Schömburg Akzeptanz und Barrieren der elektronischen Rechnung Empirische Erkenntnisse, Technologieakzeptanzmodelle und praxisorientierte Handlungsempfehlungen Verlag Dr. Kovac Hamburg 2011

2 Inhaltsverzeichnis Abstrakt Abstract Management Summary Inhaltsüberblick Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Inhaltsverzeichnis VII VII IX XIX XXI XXVII XXXIII XXXIX 1 Einleitung und Motivation Problemstellung Stand der Forschung und Forschungslücke Forschungsfragen und Zielsetzung der Arbeit Methodik und Vorgehensweise Aufbau der Arbeit 11 2 Theoretische Grundlagen des papierbasierten und elektronischen Rechnungsaustauschs Einordnung und Bedeutung des Rechnungsprozesses entlang der Financial Supply Chain Darstellung des papierbasierten Rechnungsprozesses und der Problemfelder Theoretische Grundlagen des elektronischen Rechnungsaustauschs Definition der elektronischen Rechnung ' Modelle des elektronischen Rechnungsaustauschs Übersicht der Modelle Direktverbindung Direct-Billing-Modelle Consolidator-Modelle 34 XXI

3 'Inhaltsverzeichnis Potentiale des elektronischen Rechnungsaustauschs Herausforderungen und Problemfelder des elektronischen Rechnungsaustauschs Darstellung bisheriger Studien Zusammenfassung der zentralen Ergebnisse 44 3 Einordnung und Analyse der Organisationsformen Financial Shared Service Center und Business Process Outsourcing Ausprägungen und Merkmale etablierter Organisationsformen Überblick der Organisationsformen Insourcing-Organisationsformen Outsourcing-Organisationsformen Mischorganisationsformen Darstellung der Organisationsformen Financial Shared Service Center und Business Process Outsourcing Theoretische Grundlagen von Financial Shared Service Centern Definition von Financial Shared Service Centern Entstehung und Entwicklung von Financial Shared Service Centern Theoretische Grundlagen des Business Process Outsourcing Definition des Business Process Outsourcing Entstehung und Entwicklung des Business Process Outsourcing Chancen-Risiken-Analyse der Organisationsformen Financial Shared Service Center und Business Process Outsourcing Hypothesen zur Chancen-Risiken-Analyse Chancen der Organisationsformen Financial Shared Service Center und Business Process Outsourcing Risiken der Organisationsformen Financial Shared Service Center und Business Process Outsourcing 69 4 Methodische Grundlagen der wissenschaftlichen Forschung :.. 73 XXII

4 Inhaltsverzeichnis 4.1 Theoretische Grundlagen der Methodologie Darstellung qualitativer und quantitativer Forschungsmethoden Experteninterview als Instrument zur Datenerhebung Theoretische Grundlagen des Experteninterviews Auswahl einer geeigneten Stichprobe Design eines Interviewleitfadens Durchführung eines Experteninterviews Inhaltsanalysen zur methodischen Datenauswertung 88 5 Experteninterviews zur Rechnungseingangsbearbeitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung Methodik und Vorgehensweise Experteninterviews in führenden mittelständischen Unternehmen Auswahl der Stichprobe Design des Interviewleitfadens Ausgewählte Ergebnisse Status quo der Rechnungseingangsbearbeitung Akzeptanz und Hürden der elektronischen Rechnung Akzeptanz von Business Process Outsourcing Zusammenfassung und Beurteilung der Ergebnisse Experteninterview in Financial Shared Service Centern Auswahl der Stichprobe Design des Interviewleitfadens.-! Aufbau und Struktur des Interviewleitfadens Darstellung des Fragenkatalogs Darstellung des tabellarischen Anhangs Auswertung des Fragenkatalogs Ziele bei Gründung des Financial Shared Service Center Status quo der Rechnungseingangsbearbeitung 134 XXIII

5 Inhaltsverzeichnis Beurteilung der einzelnen Rechnungseingangskanäle Erfahrungen im Outsourcing Merkmale eines qualifizierten Dienstleisters Akzeptanz von Business Process Outsourcing Auswertung des tabellarischen Anhangs Struktur des Rechnungseingangs Merkmale eingehender Rechnungen Erfassung der Rechnungsdaten Rechnungsvolumen und Skonto Mitarbeiteranzahl und anteilige Arbeitszeit Formen der Archivierung Anschaffungs- und Betriebskosten von Optical Character Recognition Internes Center-Konzept und externe Leistungserbringung Zusammenfassung und Beurteilung der Ergebnisse Kostenermittlung einer Eingangsrechnung am Beispiel der befragten Financial Shared Service Center Zielsetzung und Vorgehen Theoretische Grundlagen der Kostenermittlung eines Arbeitsplatzes Anfallende Personalkosten Anfallende Sachkosten Anfallende Gemeinkosten Anfallende Gesamtkosten Durchführung der Kostenermittlung einer Eingangsrechnung 177 XXIV Vorgehen Ermittlung der Personalkosten! Ermittlung der Sachkosten Ermittlung der Gemeinkosten !5 Ermittlung entgangener Skonti 182

6 Inhaltsverzeichnis Ermittelte Gesamtkosten und kritische Würdigung Generierung eines Technology-Organization-Environment Framework und Technology Acceptance Model 3 für elektronische Rechnungen Zielsetzung und Vorgehen Grundlegende Theorien der Technologieakzeptanzforschung Generierung eines Technology-Organization-Environment Framework für elektronische Rechnungen Theoretische Grundlagen des Technology-Organization- Environment Framework Kontextfaktor Technologie" Variable Verfügbarkeit" Variable Eigenschaften" 204 Kontextfaktor Organisation" Variable Organisationsstruktur" Variable Informationsfluss" Variable Unternehmensgröße und Verfügbarkeit freier Ressourcen" Kontextfaktor Betriebliches Umfeld" Variable Brancheneigenschaften und Marktstruktur" Variable Verfügbarkeit und Eigenschaften von Ressourcen" ; Variable Gesetzliche Rahmenbedingungen" Darstellung des Technology-Organization-Environment Framework für elektronische Rechnungen ': Generierung eines Technology Acceptance Model 3 für elektronische Rechnungen Theoretische Grundlagen des Technology Acceptance Model Soziale Determinanten des wahrgenommen Nutzens Kognitiv-instrumentelle Determinanten des wahrgenommenen Nutzens 241 XXV

7 ^Inhaltsverzeichnis Grundlegende Determinanten der wahrgenommenen Bedienbarkeit Relativierende Determinanten der wahrgenommenen Bedienbarkeit Rolle der Moderatoren Darstellung des Technology Acceptance Model 3 für elektronische Rechnungen Praxisorientierte Handlungsempfehlungen Aufbau und Zielgruppe Handlungsempfehlungen zur Standardisierung Status quo und Entwicklung Rolle des öffentlichen Sektors Handlungsempfehlungen zur Wahl der technischen Lösung Handlungsempfehlungen zur Integration der Geschäftspartner Handlungsempfehlungen zur innerbetrieblichen Implementierung Handlungsempfehlungen zum Business Process Outsourcing Aspekte der Entscheidungsfindung Anforderungen an das Leistungsspektrum Handlungsempfehlungen in Hinsicht auf die Richtlinie 2010/45/EU Schlussteil Zentrale Ergebnisse Kritische Würdigung und Möglichkeiten der Anschlussforschung Fazit und Ausblick 323 Anhang 1: Literaturverzeichnis 331 Anhang 2: Interviewleitfäden 379 Interview : Mittelständische Unternehmen 379 Interview : Mittelständische Unternehmen 384 Interview : Mittelständische Unternehmen 387 Interview : Financial Shared Service Center 390 XXVI