1. Einführung. 2. Splittbuchungen bei Ausgangsrechnungen mit Skonto

Transkript

1 1. Einführung Sehr geehrter orgamax User! Wir freuen uns, dass Sie sich für orgamax entschieden haben. Eventuell sind Sie Neukunde und wissen nicht, wie Sie die Verbuchung von Skonti bei Aus- und Eingangsrechnungen durchführen? Dann hilft Ihnen dieses How-To genau an dieser Stelle weiter. Anhand von Screenshots zu diesem Thema erklären wir nun, wie Sie die Splittbuchungen unter Berücksichtigung von Skontoabzug vornehmen können. 2. Splittbuchungen bei Ausgangsrechnungen mit Skonto Legen Sie zunächst die Ausgangsrechnung für den Kunden an. Bei der Erfassung der Ausgangsrechnung ist für den späteren Skontoabzug die Zahlungsbedingung entscheidend. In der Zahlungsbedingung müssen Sie unbedingt Angaben für die Skontoberechnung angeben, damit orgamax dies bei Zahlungseingang erkennen und berücksichtigen kann. Die Zahlungsbedingung des Kunden können Sie auch bereits im Angebot oder Auftrag hinterlegen.

2 2.1 Zahlungszuordnung einer Ausgangsrechnung mit Skontominderung Für die Zuordnung des Zahlungseingangs wechseln Sie in das Menü Finanzen -> Zahlungen Bank/Kasse. Wechseln Sie nun in das Bankkonto auf dem der Zahlungseingang eingegangen ist, oder auf dem Sie es manuell buchen wollen. Mit Doppelklick auf den Zahlungseingang öffnet sich der Zuordnungsassistent. Dieser erkennt in der Regel automatisch, zu welcher Ausgangsrechnung der Zahlungseingang gehört und schlägt Ihnen die Zuweisung zu diesem Datensatz vor, welcher aber auch von Ihnen verworfen werden kann. Bei Verwendung eines Offline-Bankkontos in orgamax müssten Sie mit einem Klick auf "Neu Einna hme..." den Zahlungseingang manuell erfassen und den Minderbetrag (Rechnungsbetrag abzüglich Skonto) als Betrag angeben. Sie sehen folgende Maske: Als nächstes wählen Sie in dem Bereich der Kategorieauswahl den Eintrag "Zahlung vom Kunden" aus und betätigen anschließend den Button "Rechnung/Kundenkonto suchen...". In der folgenden Maske können Sie dann die Rechnung bestätigen, die Ihnen orgamax auch hier wieder vorschlägt oder alternativ manuell suchen. Für die manuelle Suche steht Ihnen der Reiter "Kundenkonten" sowie diverse Filterzeilen zur Verfügung. Hierüber lässt sich der gesuchte Datensatz (Ausgangsrechnung) schnell finden.

3 Nach Bestätigung des von orgamax vorgeschlagenen Datensatzes oder Ihrer manuellen Suche sehen Sie die automatische Abfrage, wie der Minderbetrag behandelt werden soll.

4 Zum Schluss sehen Sie die erstellte Splittbuchung mit dem verbuchten Zahlungseingang sowie die Verbuchung des Skonto. Die Verbuchung des Skonto erfolgt auf den hierfür als Standard vordefinierten Konten im Menü Stammdaten -> Finanzbuchhaltung -> Standard FiBu-Konten. Diese Standardkonten für Skonti können Sie problemlos abändern und einem anderen Konto zuweisen. Bitte sprechen Sie Änderungen der Standard FiBu-Konten mit ihrem Steuerbüro oder ihrem Bilanzbuchhalter ab.

5 2.2. Mehrere Ausgangsrechnungen mit Skonto zuordnen Wurden bei mehreren Ausgangsrechnungen Skonto gewährt, so kann orgamax den Skonto-Betrag nicht selbstständig ermitteln und zuordnen. Es ist also notwendig, den eigentlichen Skontobetrag der einzelnen Rechnungen als auch die eigentlichen skontierten Rechnungsbeträge auszurechnen und über die Splittbuchung selbstständig der Zahlung zuzuordnen. Als Beispiel schauen wir uns nun zwei Rechnungen an, bei denen jeweils 5% Skonto gewährt wurde. Der Rechnungsbetrag der Rechnungs-Nummer 1 beträgt Bei 5% Skonto beträgt der Skonto-Betrag Der skontierte Rechnungsbetrag liegt bei Dies ist der Betrag, der tatsächlich gezahlt wurde. Der Rechnungsbetrag der Rechnungs-Nummer 2 beträgt Bei 5% Skonto beträgt der Skonto-Betrag Der skontierte Rechnungsbetrag liegt bei Dies ist der Betrag, der tatsächlich gezahlt wurde. Ich habe nun eine Zahlung über für diese beiden Rechnungen erhalten: Nun muss ich, wie oben angedeutet, sowohl den Skonto-Betrag als auch den skontierten Rechnungsbetrag den beiden Rechnungen einzeln zuordnen. Wählen Sie dazu die Splittbuchung und klicken Sie auf Neu -> Neu zu Rechnung / Kunde.

6 Tragen Sie im nächsten Fenster nun den selbstständig errechneten Skonto-Betrag (Rechnungs-Summe * Skonto in Prozent) ein. Über das Taschenrechner-Symbol können Sie zur Not einen Rechner öffnen. Klicken Sie dann auf Rechnung suchen :

7 Klicken Sie nun in jedem Fall auf Alle offenen Rechnungen, da ansonsten nur die Rechnungen angezeigt werden, die in der gleichen Höhe wie der Skonto-Betrag liegen. Wählen Sie nun die Rechnung aus, zu der Sie eben den Skonto-Betrag eingegeben haben. Schließen Sie dieses Fenster mit OK. Im nächsten Fenster müssen Sie nun entscheiden, wie mit dem Betrag umgegangen werden soll. Da es sich um den Skonto-Betrag handelt, wählen Sie Skonto zur ausgewählten Rechnung und schließen Sie das Fenster mit OK.

8 Nun befinden Sie sich wieder in der Übersicht der Zahlung. Hier wird nun der Skonto-Betrag als Skonto zur Rechnung aufgeführt. Öffnen Sie nun wieder das Fenster für die Zuweisung unter Neu -> Neu zu Rechnung / Kunde : Tragen Sie im nächsten Fenster nun den selbstständig errechneten skontierten Rechnungsbetrag (Rechnungs-Summe - Skonto-Betrag) ein. In meinem Fall ergibt sich ein skontierter Rechnungsbetrag von Klicken Sie dann auf Rechnung suchen :

9 Gehen Sie auch hier wie gehabt vor. Wählen Sie oben Alle offenen Rechnungen, markieren Sie die entsprechende Rechnung (der Restbetrag in der rechten Spalte sollte sich nun mit Ihrem eingegebenen Wert decken). Klicken Sie dann auf OK : Im nächsten Fenster müssen Sie nun entscheiden, wie mit dem Betrag umgegangen werden soll. Da es sich um die eigentliche Zahlung handelt, wählen Sie Skonto zur ausgewählten Rechnung und schließen Sie das Fenster mit OK.

10 Wir haben somit die erste Rechnung komplett mit Skonto zugeordnet: Da mit dieser Zahlung auch eine zweite Rechnung mit Skonto beglichen werden soll, müssen wir nun auf dem gleichen Weg zuerst den Skonto-Betrag und dann den skontierten Rechnungs-Betrag zuweisen. Klicken Sie dazu also erneut auf Neu -> Zahlung zu Rechnung :

11 Tragen Sie hier nun den Skonto-Betrag ein. In meinem Fall sind das 5% von , also Klicken Sie nun auf Rechnung suchen -> Alle offenen Rechnungen und wählen dort Ihre Rechnung aus:

12 Wählen Sie nun Skonto zur ausgewählten Rechnung und schließen Sie das Fenster über OK. Nun muss als letztes nur noch der Restbetrag, also der skontierte Rechnungsbetrag zur Rechnungs-Nummer 2 zugeordnet werden. Klicken Sie ein letztes Mal auf Neu -> Neu zu Rechnung / Kunden :

13 Tragen Sie nun den Restbetrag ein und klicken Sie auf Rechnung suchen : Wählen Sie nun wieder unter Alle offenen Rechnungen Ihre Rechnung aus und schließen das Fenster:

14 Wählen Sie im nächsten Fenster Zahlung zur ausgewählten Rechnung und schließen Sie über OK : Wir haben nun diese beiden Rechnungen komplett auf bezahlt gesetzt.

15 3. Verbuchung von Rechnungen und Gutschriften mit einer Zahlung Auch Gutschriften und Rechnungen können zusammen den Zahlungen Ihrer Kunden zugeordnet werden. Schauen wir uns dies an einem Beispiel an (der Kunde entstammt unseren Demodaten): Der Kunde Beier Gebr. hat von uns eine Rechnung (Rechnungs-Nummer 1) über erhalten. Da ein in Rechnung gestelltes Teil wieder an uns zurückgegangen ist, hat der Kunde von uns eine separate Gutschrift (Gutschrifts-Nummer 2) über erhalten. Als Zahlung vom Kunden sind genau eingegangen. Diese möchte ich nun mit Gutschrift und Rechnung verbuchen. Öffnen Sie dazu zuerst die Zahlung des Kunden: Um nun mehrere Rechnungen oder Gutschriften zu einer Zahlung zuordnen zu können, wählen Sie die Kategorie Splittbuchung und klicken unten auf Neu -> Neu zu Rechnung / Kunde :

16 Tragen Sie nun als negativen Bruttobetrag die Höhe Ihrer Gutschrift ein und wählen Sie Rechnung suchen : Nun öffnet sich eine Liste über die offenen Rechnungen. Klicken Sie oben auf Alle offenen Rechnungen. Eine Liste über alle offenen Rechnungen wird sich öffnen. Wählen Sie hier Ihre Gutschrift aus und klicken Sie auf OK :

17 Stellen Sie sicher, dass der Punkt Zahlung zur ausgewählten Rechnung markiert ist und klicken Sie auf OK : In der Übersicht sehen Sie nun die der Zahlung zugeordneten Gutschrift. Klicken Sie nun wieder auf Neu zu Rechnung / Kunde, um auch die Rechnung mit dieser Zahlung zu verbuchen.

18 Im nächsten Fenster wird Ihnen nun der neue offene Bruttobetrag angezeigt. Dadurch, dass wir bereits eine Gutschrift in Höhe von verrechnet haben, deckt sich der nun offene Bruttobetrag mit unserer noch nicht verrechneten Rechnung in Höhe von Hinweis: Auf den Selben Weg (Splittbuchung) wäre es möglich, noch weitere Gutschriften oder Rechnungen mit dieser Zahlung zu verbuchen. Wurde bei einzelnen Rechnungen Skonto gewährt, weisen Sie den Skonto- Betrag sowie den skontierten Rechnungsbetrag separat zu. Dies ist ausführlich unter dem Punkt Mehrere Ausgangsrechnungen mit Skonto zuordnen beschrieben. Klicken Sie auf OK und wählen aus der Liste aller offenen Rechnungen Ihre Rechnung aus. Sofern keine weiteren Rechnungen oder Gutschriften mit dieser Zahlung verbucht werden sollen, müsste diese Rechnung direkt sichtbar sein. Ansonsten können Sie durch Klick auf Alle offenen Rechnungen am oberen Bildschirmrand diese gezielt auswählen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Somit sind Gutschrift und Rechnung erfolgreich zugeordnet. Wenn Sie nun das Fenster schließen und in die Übersicht der Zahlungen zurückkehren, sollte die Zahlung grün und somit als komplett zugeordnet markiert sein. Auch die damit verknüpften Rechnungen und Gutschriften tragen nun den Status vollständig bezahlt.

19 4. Splittbuchungen bei Eingangsrechnungen mit Skonto Legen Sie zunächst die Eingangsrechnung vom Lieferanten an. Hinterlegen Sie die Eingangsrechnung komplett mit allen relevanten Daten. Nicht alle Felder sind Pflichtfelder. Sollten Sie ein benötigtes Pflichtfeld nicht gefüllt haben, so werden Sie auf die fehlende Angabe von orgamax hingewiesen. Den weiteren Verlauf der Verbuchung der Eingangsrechnung erläutern wir anhand des folgenden Beispiels: Werden bei einer Eingangsrechnung mehrere Buchungskategorien angesprochen, so könne Sie bereits in der Maske für die Erfassung der Eingangsrechnung eine Splittbuchung erzeugen. Auch die Hinterlegung von mehreren Steuerschlüsseln oder Buchungskategorien ist durch eine Splittbuchung möglich. Hierfür wählen Sie in dem Bereich der Kategorie einfach den Eintrag "Splittbuchung" aus.

20 Durch einen Klick auf "F7 Neu..." können Sie die verschiedenen Buchungskategorien auswählen und die dazu gehörigen Werte eintragen sowie eine Beschreibung zu jeder einzelnen Splittbuchung hinterlegen. Nachdem Sie die Eingangsrechnung angelegt und bearbeitet haben können Sie ganz bequem mit orgamax daraus eine Überweisung erzeugen. Gehen Sie hierzu einfach mit Rechtsklick auf die Rechnung und wählen Sie den Eintrag "F5 Überweisung erzeugen..." aus. Sie finden die für die Übertragung an das Geldinstitut vorbereitete Überweisung der Eingangsrechnung nun unter Finanzen -> Lastschriften & Überweisungen.

21 5. Zahlungszuordnung Eingangsrechnung mit Skontominderung Für die Zuordnung der Zahlung wechseln Sie in das Menü Finanzen -> Zahlungen Bank/Kasse. Wechseln Sie nun in das Bankkonto auf dem die Zahlung abgegangen ist oder auf dem Sie es manuell buchen wollen. Die Zuordnung von Zahlungen zu einer Eingangsrechnung erfolgt generell genauso wie bei der Zuordnung von Ausgangsrechnungen. Allerdings sollten Sie bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen mit Skontoabzug ein paar Dinge beachten: Geben Sie den durch die Skontogewährung geminderten Bruttobetrag ein. Weisen Sie aufgrund einer Überweisung den Zahlungsabgang zu, so entfällt dieser Schritt, da orgamax dabei dann die Werte automatisch erkennt. Bei der manuellen Eingabe achten Sie bitte darauf, dass der geminderte Bruttobetrag als AUSGABE und zusätzlich negativer Wert erfasst wird. Anschließend wählen Sie hier nun die Kategorie "Beza hlung Eing a ng srechnung " aus und betätigen dann den Button "Eingangsrechnung suchen". In der Listenauswahl wählen Sie nun die Eingangsrechnung aus, die orgamax vorschlägt oder Sie suchen die betreffende Eingangsrechnung manuell heraus.

22 Bestätigen Sie die Eingangsrechnung mit "F11 OK". orgamax gibt Ihnen eine Abfrage zurück, die Sie nun erneut bestätigen müssen. Sie werden gefragt, ob nun die Eingangsrechnung auf "vollständig bezahlt" gesetzt werden soll und die Differenz als Skonto gebucht werden soll (siehe Berechnungsgrundlage auf Seite 7 ). Bestätigen Sie den Dialog mit "Ja" und die Zahlungszuordnung ebenfalls mit "OK". Der Buchungsvorgang ist nun abgeschlossen. Alle Buchungen zu diesem Vorgang können Sie unter Finanzen -> Rechnungs- und Buchhaltungslisten -> Kontenübersicht einsehen. Bitte beachten Sie auch den auf Seite 4 erwähnten Hinweis zu den Standard FiBu-Konten.