Checkliste für administrative Arbeiten - Installation

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1 Checkliste für administrative Arbeiten - Installation 1) Installation Eine minimale Installation erfordert auf den einzelnen Clients lediglich die korrekte Installation der BDE (in den BWSoft Setup-Versionen enthalten oder als einzelnes BDE Setup verfügbar) und den Zugriff auf die Datei BWSoft.exe und die Verzeichnis der Datenbanken. Eine BWSoft-Installation im Netzwerk könnte also folgende Schritte enthalten: a) Vorbereiten des Netzwerks b) Anlegen eines Setup-Verzeichnisses im BWSoft Verzeichnis c) Kopieren der Setup-Dateien in dieses Verzeichnis d) Installieren einer Setup-Variante (mindestens BDE-Installation) auf einem der Clients e) BDE-Einstellungen korrigieren (Siehe PDF: BDE-Einstellungen ) f) Kopie von BWSoft.exe in das freigegebene Verzeichnis g) Anlegen einer Verknüpfung zu BWSoft (Einstellung des Verzeichnis der Anwendung und des Pfads Ausführen in müssen übereinstimmen!) h) Erster Start von BWSoft i) Eintragen des Freigabeschlüssels j) Anlegen der benötigten Datenbanken: i) Gemeinsam benutzte Datenbank ii) Gemeinsame Datenbank zum Testen iii) Lokale Datenbank k) Ausführen der administrativen Arbeiten 2 bis 3 l) Ausführen der administrativen Arbeiten 13 bis 14 Alle weiteren administrativen Aufgaben müssen mit den Benutzerinnen und Benutzern erarbeitet und ausgeführt werden. Einige dieser Aufgaben (Wie das Anlegen der Baumstrukturen oder das Anlegen und Registrieren von Word-Vorlagen für OLE) sollten von den BenutzerInnen selbst vorgenommen oder entsprechenden Rollen zugewiesen werden. Copyright: Soft Wing GmbH Seite 1 von 5

2 Checkliste für administrative Arbeiten - Netzwerk Diese Einstellungen gelten für alle Clients 2) Vorbereitungen im Netzwerk a) Anlegen der Verzeichnisstruktur (Vorschlag: \bwsoft\{unterverzeichnisse)} b) Zugriff für alle BenutzerInnen auf diese Verzeichnisse 3) Administrator Einstellungen (Menü Extras, Administrator ) a) Ändern des vorgegebenen Passworts für den Benutzer Administrator (Default Passwort: Die ersten 6 Zeichen des Freigabeschlüssels) neues Passwort: b) Bei Bedarf: Einschalten der Benutzerverwaltung c) Bei Bedarf: Anlegen der BenutzerInnen und Passwörter d) Zuschalten oder Abschalten der benutzten Modul e) Freigabe der Module für BenutzerInnen f) Ausfüllen der Felder im Register Angaben g) Ausfüllen der Felder im Register Einstellungen h) Verwendete Währungen eintragen 4) Vorgaben in BWSoft (Modul Programmvorgaben ) Bitte gehen Sie durch alle Register des Moduls Vorgaben. In manchen Registern finden Sie Unterregister. Nicht alle Angaben sind für einen ersten Start wichtig, Sie müssen sich auf jeden Fall aber im Laufe der Anwendung mit allen Optionen auseinandersetzen. Die folgenden Einstellungen finden Sie im Register Einstellungen : 5) Modul Adressen a) Begriffe für Notizfelder vorgeben b) Chronikeinträge bearbeiten (Menü Extras ) c) Kennzeichen für Adressen eintragen d) PLZ-Datenbank importieren oder bearbeiten e) Regionen bearbeiten (Menü Extras ) f) Kommunikationsarten und --bezeichnungen Ihrem Bedarf anpassen 6) Modul Veranstaltungen a) Tabelle zur Verwaltung von Anwesenheit/Abwesenheit pflegen b) Leistungsbereiche bei Bedarf ergänzen c) Kennzifferntabelle zusammenstellen und bearbeiten d) Aufgaben bearbeiten e) Teilnehmerstatus 2 anpassen f) Veranstaltungstypen erarbeiten g) Ausgaben für Veranstaltungen ergänzen h) Zielgruppen bearbeiten 7) Modul Rechnungen a) Preiskategorien anlegen b) Mehrwertsteuersätze anlegen c) Preisliste anlegen 8) Modul Zahlungsverkehr a) Konten und Kassen anlegen, Belegnummern einstellen Copyright: Soft Wing GmbH Seite 2 von 5

3 Checkliste für administrative Arbeiten - Netzwerk Diese Einstellungen gelten für alle Clients 9) Modul Ressourcen a) Ausstattungstabelle für Räume anlegen 10) Modul Zimmer a) Ausstattungstabelle für Zimmer anlegen 11) Hauswirtschaft a) Verpflegungsarten anlegen 12) Vorlagen für OLE a) Vorlagen mit der Textverarbeitung entwerfen b) Textmarken in die Vorlagen einfügen Copyright: Soft Wing GmbH Seite 3 von 5

4 Checkliste für administrative Arbeiten - Client Einstellungen gelten für den jeweiligen Client 13) Client Installation Eine minimale Installation erfordert auf den einzelnen Clients lediglich die korrekte Installation der BDE (in den BWSoft Setup-Versionen enthalten oder als einzelnes BDE Setup verfügbar) und den Zugriff auf die Datei BWSoft.exe und die Verzeichnis der Datenbanken. a) Installieren einer Setup-Variante (mindestens BDE-Installation) auf einem der Clients b) Sollte aus irgendeinem Grund eine Setup-Variante gewählt werden, die Dateien lokal auf dem Client anlegt, bitte die nicht benötigten Dateien (z.b. die BWSoft.exe) löschen, um Verwechselungen zu vermeiden. c) BDE-Einstellungen korrigieren (Siehe PDF: BDE-Einstellungen ) d) Angelegte Datenbanken registrieren: i) Gemeinsam benutzte Datenbank ii) Gemeinsame Datenbank zum Testen e) Anlegen oder Bearbeiten der Verknüpfung zu BWSoft (Einstellung des Verzeichnis der Anwendung und des Pfads Ausführen in müssen übereinstimmen!) f) Start von BWSoft. Bei korrekten Einstellungen der BDE, der Verzeichnisfreigaben und der registrierten Datenbank wird BWSoft sofort die erste Datenbank starten. Eine erneute Abfrage des Schlüssels oder die Frage nach dem Anlegen einer neuen Datenbank weisen auf einen Fehler in der Installation hin. g) Bei Bedarf: Lokale Datenbank anlegen h) Öffnen jeder der angelegten und registrierten Datenbanken 14) Vorgaben in BWSoft pro PC a) Privat-/Temp-Verzeichnis in den Programmvorgaben einstellen oder auswählen Copyright: Soft Wing GmbH Seite 4 von 5

5 Checkliste für administrative Arbeiten - Datenbank Einstellungen gelten für die jeweilige Datenbank 15) Baumstrukturen anlegen In vielen Modulen hilft BWSoft bei der Organisation der Daten durch eine Baumstruktur. Diese Baumstruktur ist in neuen Datenbanken fast komplett leer, in fast allen Modulen existiert nur der Stamm. Um die Daten jedes Moduls wie gewünscht strukturieren zu können, müssen die Bäume angepasst und deren Struktur erarbeitet werden. 16) Vorlagen für OLE a) Die angelegten Word-Vorlagen in den einzelnen Modulen von BWSoft registrieren Copyright: Soft Wing GmbH Seite 5 von 5