Whitepaper. Produkt: combit address manager. Faxen mit dem address manager. combit GmbH Untere Laube Konstanz

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1 combit GmbH Untere Laube Konstanz Whitepaper Produkt: combit address manager Faxen mit dem address manager

2 Faxen mit dem address manager Inhalt Generelle Überlegung zum Faxen 3 Voraussetzungen 3 Versenden von Einzelfaxe 4 Aus beliebigen Windows Applikationen 4 Aus dem address manager: List & Label Faxvorlage 6 Versenden von Serienfaxen 8 Unpersonalisiert per Verteilerliste 8 Personalisiert aus dem address manager 8

3 Faxen mit dem address manager Generelle Überlegung zum Faxen Mit dem address manager ab der Version 2002 ist es Ihnen möglich, ohne viel Aufwand Einzel- und Serienfaxe direkt zu versenden. Beim Versenden von einzelnen Faxen gibt es die Möglichkeit, das Fax mittels Faxprogramm aus einer beliebigen Windows Applikation (z.b. MS Word) oder direkt über den address manager zu verschicken. Als Datenbasis für Einzelfaxe dient der aktuell geladene Datensatz im address manager. Bei den Serienfaxen wird der aktuell geladene Extrakt der Datenbank als Basis verwendet. Das heißt wenn beispielsweise in Ihrer address manager Datenbank mehrere Kundenadressen eingetragen sind und Sie wollen an jeden einzelnen Kunden ein Fax schicken, so brauchen Sie sich nicht die Mühe machen, für jeden Kunden Ihr Faxprogramm zu starten, die Adresse und die Faxnummer von Hand einzutragen etc.; dies erledigt alles der address manager für Sie. Voraussetzungen Natürlich sollte auch ein Faxprogramm installiert sein. Unter Windows 2000 oder Windows XP ist ein solches Programm bereits standardmäßig im Lieferumfang enthalten. Unter Windows 2000 müssen Sie es eventuell noch nachinstallieren: Unter Start>Einstellungen>Systemsteuerung>Software klicken Sie auf den Button Windows Komponente Hinzufügen/Entfernen und markieren dann Faxdienste. Ein Klick auf Weiter installiert die benötigten Programme zum Faxen. Haben Sie ein anderes Windows Betriebssystem wie z.b. Win 9x, sollten Sie sich für ein separates Faxprogramm entscheiden. TWINFAX von com2 und David von Tobit wären zwei mögliche Produkte zum Versenden von Faxen.

4 Faxen mit dem address manager Versenden von Einzelfaxe Aus beliebigen Windows Applikationen Bei dieser Methode ist Ihnen die Möglichkeit gegeben, aus allen anderen Windows Applikationen (z.b. MS Word) Dokumente zu drucken und diese per Fax-Assistent zu faxen. Der address manager kann dabei erkennen, wann sich der Fax-Assistent öffnet, dort anhand des aktuell geladenen Datensatzes, alle benötigten Informationen hineinschreiben und das Fax endgültig versenden. Diese Methode funktioniert mit unterschiedlichen Faxprogrammen. Nachfolgend soll exemplarisch auf den Windows 2000 / XP Faxassistenten eingegangen werden. Falls sie als Faxprogramm David von Tobit einsetzen, empfehlen wir Ihnen das Whitepaper Anbindung an Tobit David. Zum Versenden von einzelnen Faxen über eine beliebige Windows Applikation, starten Sie zuvor das mitgelieferte Script, welches sich im \Script Unterverzeichnis befindet. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Extras>Scripts>Ausführen. Öffnen Sie im Auswahldialog die Datei XPFAX_DE.vbs. Dieses Script wird benötigt, um feststellen zu können, wann der Fax-Assistent von Microsoft gestartet wird. Dies geschieht anhand des Fenstertitels. Nun wählen Sie einen Datensatz aus, an den das Fax versendet werden soll. [Abbildung: Menüpunkt zum starten eines Scripts.] Schreiben Sie jetzt Ihren Brief in der Textverarbeitung, welchen Sie als Fax versenden möchten. Öffnen Sie nun in Ihrer Anwendung den Dialog zum Drucken einer Seite. Selektieren Sie jetzt aus dem Aufklappmenü den Eintrag Fax. Wird jetzt noch der OK-Button gedrückt, schließt sich der Dialog und es erscheint der Fax-Assistent. [Abbildung: Druckdialog Ihrer Anwendung mit der Sie Faxen möchten (hier MS Word).]

5 Faxen mit dem address manager Ein paar Sekunden später sollte ein Abfragefenster erscheinen: Wählen Sie hier aus, ob ein Fax an die Person X (aktuell geladener address manager Datensatz) gesendet werden soll oder nicht. Beantworten Sie die Frage mit Nein, erscheint kurz darauf ein address manager Auswahldialog. Hier können Sie nun die gewünschte Adresse übernehmen. [Abbildung: Beim starten des Assistenten tritt der address manager in Aktion.] Beantworten Sie die Meldung mit Ja, werden die Eingabefelder der nächsten Assistenten-Schritte automatisch vom Script ausgefüllt. Wurde in Ihrem ausgewählten Datensatz keine Faxnummer eingetragen, bekommen Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Ein Klick auf Abbrechen beendet die Aktion seitens des address managers. Wurden alle erforderlichen Daten im address manager angegeben, müssten Sie jetzt diesen Dialog sehen. Ist dies der Fall, klicken Sie zum Abschluss auf den Button Fertig stellen, um das Fax an die angegebene Adresse endgültig zu versenden. Erscheint dieser Dialog nicht, überprüfen Sie bitte die Einträge, wie z.b. die Faxnummer im address manager, auf ihre Vollständigkeit. [Abbildung: Beim Button-Klick auf Fertig stellen wird das Fax gesendet.]

6 Faxen mit dem address manager Aus dem address manager: List & Label Faxvorlage Wie erwähnt besteht auch die Möglichkeit, Faxe direkt aus den address manager mittels einer so genannten Faxvorlage zu senden. Bevor Sie aber mit dem Senden des Fax loslegen, sollten Sie sich noch überlegen, wie Ihre Faxvorlage aussehen sollte. Mit List & Label haben Sie die Möglichkeit, auf einfachste Weise anspruchsvolle Faxvorlagen zu erstellen. Bei der address manager Installation wird bereits eine Standard Faxvorlage mitgeliefert. Diese Vorlage liegt im \druck Unterverzeichnis des address managers. Um diese Vorlage zu konfigurieren, klicken Sie bitte auf Konfiguration>Druck>Direkter Einzel- /Serienbrief... Wählen Sie jetzt die Datei xp_fax.crd vom \druck Unterverzeichnis des address managers aus. [Abbildung: Menüpunkt zum Konfigurieren der Vorlagen.] Nun sehen Sie die ausgewählte Vorlage im Designer. Zum Einstellen der Faxvariablen, gehen Sie bitte auf den Menüpunkt Projekt/Fax-Variablen, ab address manager 13 über Projekt > Einstellungen. Im Textfeld Name können Sie eine Feldvariable der aktuell geladenen address manager Datenbank eingeben. Diese wird dann später als Empfängername des Fax verwendet. Das gleiche machen Sie bitte noch mit der Faxnummer. [Abbildung: List & Label Dialog zum Einstellen der Fax- Variablen.] Hinweis: Geben Sie unbedingt im Textfeld Faxnummer das Feld an, in welchem in Ihrer Datenbank die Faxnummer gespeichert wird. Um in den address manager zurück zu kommen, speichern Sie die geänderte Vorlage ab und beenden den Designer.

7 Faxen mit dem address manager Wurden alle Einstellungen bezüglich der Faxvorlage vorgenommen, können Sie jetzt schon mit dem eigentlichen Versenden von Faxen beginnen. Gehen Sie zunächst im address manager zum gewünschten Datensatz, an den das Fax versendet werden soll. Sind Sie dort angelangt, öffnen Sie bitte den Ausgabedialog im address manager, der unter dem Menüpunkt Ausgabe>Einzelbrief>Direkt zu finden ist. [Abbildung: Stellen Sie hier Ihr gewünschtes Ausgabemedium ein.] Ist Ihr Faxtreiber richtig installiert, sollte in dem Aufklappmenü ein Eintrag MS Fax (lokal) stehen. Bitte markieren Sie diesen und klicken anschließend auf den Button Starten, um das Fax endgültig zu versenden.

8 Faxen mit dem address manager Versenden von Serienfaxen Zum Versenden von Serienfaxen bietet der address manager zwei Möglichkeiten an: Adressen werden aus dem address manager exportiert und in Ihre Faxsoftware importiert Direkt über den address manager Unpersonalisiert per Verteilerliste Starten Sie den Export-Assistenten des address manager und exportieren Sie die gewünschten Adressen als Textdatei. Folgen Sie dabei den Anweisungen des Assistenten. [Abbildung: Exportieren Sie die gewünschten Adressen in eine Textdatei] Starten Sie nun Ihre Faxsoftware und importieren die eben erzeugte Textdatei. Anschließend können Sie Ihre Serienfaxe aus der Faxsoftware senden. Informationen dazu entnehmen Sie bitte der mitgelieferten Hilfe Ihrer Faxanwendung. Personalisiert aus dem address manager Analog wie beim Versenden von einzelnen Faxen, verläuft auch das Versenden von Serienfaxen ab. Der einzige Unterschied: Sie rufen nicht den Menüpunkt Ausgabe>Einzelbrief>Direkt auf, sondern Ausgabe > Serienbrief > Direkt. Dort wählen Sie wie beschrieben das Ausgabemedium Fax (lokal) aus und betätigen abschließend noch den Starten Button. Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.