Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen

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1 Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Dateiname: ecdl_p3_04_01_documentation.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ORDNER ZU OUTLOOK HEUTE HINZUFÜGEN OUTLOOK OPTIONEN OPTIONEN ZUSAMMENFASSUNG... 18

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5 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit Optionen der persönlichen Anpassung des Postfachs und der Ansicht Outlook Heute. Sie fügen einen neuen Ordner in der Ansicht Outlook Heute hinzu und machen Sich mit Optionen zum Empfang und Versenden von E- Mails vertraut. Außerdem lernen Sie die Kalenderoptionen kennen. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Ordner zu Outlook Heute hinzufügen. Angezeigt wird der Ordner Posteingang mit der zuletzt eingegangen und markierten , deren Inhalt unten im Lesebereich angezeigt wird. Wechseln Sie bitte in das Postfach von Hans Mustermann. Nutzen Sie dazu das entsprechende Ordnersymbol im Navigationsbereich in der Rubrik Alle -Ordner. > Klicken Sie auf den Ordner. 2

7 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Nun wird auf der rechten Seite das Postfach mit den Komponenten Kalender, Aufgaben und Nachrichten angezeigt. Bei der gegenwärtigen Darstellung handelt es sich um eine Standardeinstellung, die auf die individuellen Bedürfnisse des Outlook-Anwenders angepasst werden kann. Im Folgenden soll ein weiterer Ordner im Nachrichtenbereich hinzugefügt werden. Beginnen Sie, indem Sie zunächst den Link aufrufen, mit dem Sie die Ansicht Outlook Heute anpassen können. > Klicken Sie auf den Hyperlink. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation In dieser Ansicht lassen sich einige Einstellungen vornehmen. Einerseits kann diese Ansicht zur Standardansicht nach dem Start von Outlook gemacht werden. Darunter lassen sich andererseits für die drei Komponenten Nachrichten, Aufgaben und Kalender detaillierte Vorgaben treffen. Schließlich kann im unteren Feld Format noch ein Gesamt-Format für die Ansicht ausgewählt werden. Legen Sie zunächst fest, dass nach dem Start des Programms direkt die Ansicht Outlook Heute angezeigt wird. > Setzen Sie das Häkchen im Auswahlfeld Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln. Nun zum Festlegen eines weiteren Ordners im Bereich Nachrichten. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Ordner wählen... Nun zum Festlegen eines weiteren Ordners im Bereich Nachrichten. > Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. 4

9 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen In diesem Dialogfenster werden alle vorhandenen Mail-Ordner aufgeführt. Diejenigen, die bereits für die Ansicht Outlook Heute ausgewählt wurden, haben bereits ein Häkchen im entsprechenden Auswahlfeld links neben dem Ordnernamen. Die Plus bzw. Minus Symbole vor einigen Ordnern verdeutlichen, dass es bei einigen auch noch weitere Unterordner gibt. Öffnen Sie bitte die Liste der Unterordner des Posteingangs. Nutzen Sie - ähnlich wie beim Windows Explorer - das Pluszeichen vor dem Ordner Posteingang. > Klicken Sie auf die Schaltfläche links neben dem Ordner Posteingang. Der Ordner Saalfeld ist angelegt worden, um darin die eingehenden s vom Chef namens Peter Saalfeld getrennt zu archivieren. Fügen Sie diesen Ordner bitte der Sicht Outlook Heute im Bereich Nachrichten hinzu. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Setzen Sie ein Häkchen in das Auswahlfeld links neben dem Ordner Saalfeld. > Bestätigen Sie anschließend Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche. 6

11 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen > Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Änderungen für die Ansicht Outlook Heute zu übernehmen. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Der Ordner Saalfeld wird nun im Bereich Nachrichten zusätzlich aufgeführt. Damit ist dieser Teil der Lerneinheit erfüllt. Machen Sie sich im Folgenden bitte noch mit einigen weiteren E- Mail-Optionen vertraut. 8

13 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen 3 Outlook Optionen > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie den Eintrag aus. Auf der Registerkarte Optionen können Sie für die Funktionen , Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen individuell Vorgaben festlegen. Beim Kalender kann zum Beispiel die Standardzeit eingestellt werden, mit der Sie vor einem Termin erinnert werden möchten. Dabei handelt es sich natürlich nur um Vorschlagswerte, die im Einzelfall auch wieder geändert werden können. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Konzentrieren wir uns und im Folgenden auf die -Optionen. Eine nützliche Funktion ist sicherlich die, in der der Umgang mit Junk- geregelt wird. Klicken Sie bitte einmal auf diese Schaltfläche, um sich die Optionen dazu anzeigen zu lassen. > Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. Auf dieser Registerkarte lässt sich einstellen, wie scharf der Filter für Junk- s eingestellt werden soll. Möglich ist eine Justierung von keinem Filter bis zur Vorgabe, dass nur zuvor angegebene bekannte Absender durchgelassen werden. Dieser Filter wertet unterschiedliche Kriterien aus und ist standardmäßig auf eine niedrige Stufe eingestellt. Holen Sie sich nun bitte noch die Registerkarte für Sichere Absender in den Vordergrund, um zu verstehen, wie diese Option funktioniert. > Wechseln Sie auf die Registerkarte. 10

15 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Sichere Absender werden in dieser Liste mit der Angabe einer konkreten Adresse oder aller -Adressen eines Domänennamen hinzugefügt. Sie können solche - Adressen auch aus externen Dokumenten importieren. Praktisch ist auch das Auswahlkästchen am linken unteren Rand des Dialogfensters, das mit einem Häkchen aus allen in den Kontakten angelegten -Adressen sichere Absender macht. Brechen Sie nun das Dialogfenster bitte ab. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 4 Optionen Schauen Sie sich bitte noch weitere allgemeine Einstellungsmöglichkeiten zu den - Optionen an. Rufen Sie die Funktion bitte über die gleichnamige Schaltfläche auf. > Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. 12

17 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Im Dialogfenster zu den -Optionen werden in zwei Bereichen Steuerungsanweisungen für die Nachrichtenbehandlung sowie für Weiterleitungen und Antworten festgelegt. Andere Optionen wären hier beispielsweise bei Antworten, nicht den Text der ursprünglichen Nachricht beizufügen. Lassen Sie sich bitte auch die erweiterten -Optionen anzeigen. Nutzen Sie wieder die entsprechende Schaltfläche. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation In den erweiterten Optionen werden spezielle Einstellungen vorgenommen, mit denen Sie das Speichern, den Empfang und das Versenden von s genau auf Ihre Präferenzen zuschneiden können. Beispielswiese kann eine neue Nachricht im Posteingang mit einem Tonsignal angekündigt werden. Dies ist praktisch, wenn Sie Outlook im Hintergrund geöffnet haben, aber neu eintreffende Nachrichten sofort lesen wollen. > Schließen Sie das Dialogfenster mit den erweiterten -Optionen über die Schaltfläche. 14

19 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen > Schließen Sie auch das Dialogfenster mit den allgemeinen -Optionen durch einen Klick auf die Schaltfläche. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Werfen Sie zum Abschluss bitte noch einen Blick auf die Kalenderoptionen. > Öffnen Sie das Dialogfenster mit den Kalenderoptionen durch einen Klick auf die Schaltfläche. 16

21 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Der Dialog zu den Kalenderoptionen ist in drei Bereiche eingeteilt. Im Bereich Arbeitswoche können Sie Tage und Zeiten Ihrer persönlichen Arbeitswoche vorgeben, wie Sie in der entsprechenden Kalenderansicht angezeigt werden sollen. Der zweite Bereich zu den Kalenderoptionen ist vor allem wichtig, wenn Sie Outlook auch als Planungs-Tool einsetzen um z.b. per Besprechungstermine zu versenden und die Zuund Absagen zu diesen Besprechungen zu verwalten. Im Bereich der erweiterten Optionen wiederum können Einstellungen für den internationalen Einsatz des Outlook-Programms über verschiedene Zeitzonen hinweg vorgenommen werden. > Schließen Sie das Dialogfenster wieder über die Schaltfläche. Damit haben Sie diese Lerneinheit beendet. Darin haben Sie die Ansicht Outlook Heute zur Standardansicht eingestellt, Sie haben dieser Ansicht einen weiteren Ordner des Posteingangs hinzugefügt, und Sie haben sich mit den Outlook-Optionen, insbesondere den - Optionen vertraut gemacht. 17

22 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 5 Zusammenfassung Ordner zu Outlook Heute hinzufügen Ordner zu Outlook Heute hinzufügen Der Sicht Outlook heute können Sie über die Schaltfläche Ordner wählen bestehende Outlook Ordner auswählen, die dann in der Ansicht von Outlook Heute standardmäßig angezeigt werden. Somit wird es möglich, diese Sicht auf Ihre spezielle Arbeitssituation zu konfigurieren. 18

23 Ansicht Outlook Heute und allgemeine Einstellungen anpassen Outlook Optionen Outlook Optionen Über den Menüweg Extras >> Optionen gelangen zu einem Dialogfenster, in dem Sie auf verschiedenen Registerkarten detaillierte Vorgaben für den Austausch und die Verwaltung der Kontaktdaten vornehmen können. Beispielsweise können Sie über die Schaltfläche Junk- genaue Vorgaben treffen, auf welche Stufe der Junk-Mail-Filter eingestellt werden soll. 19

24 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Optionen Optionen Aus den Optionen gelangen Sie auf der Registerkarte Einstellungen über die gleichlautende Schaltfläche zu den - Optionen. Im oberen Bereich Nachrichtenbehandlung können Sie Einstellungen vornehmen, wie und wo Nachrichten gespeichert als auch bestimmte Formatierungsanweisungen festlegen. Über die Schaltfläche Erweiterte- -Optionen gelangen Sie zu einem Dialog, der spezielle Optionen anbietet. 20