Sourcing und Outsourcing. Begriffe und Definitionen

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1 Sourcing und Outsourcing Begriffe und Definitionen

2 Begriffe Sourcing Unter Sourcing versteht man eine Beschaffungsstrategie bzw. einen Teil des Beschaffungsmanagements. Dabei wird zwischen lokalen und globalen Beschaffungsstrategien unterschieden. Outsourcing, Auslagerung einer Abteilung beziehungsweise eines Arbeitsbereichs an ein Drittunternehmen. Online Outsourcing ist die internetbasierte Version von Outsourcing, der Auslagerung einer Abteilung beziehungsweise eines Arbeitsbereichs an ein Drittunternehmen. Bei Online Outsourcing werden hauptsächlich IT-Dienstleistungen und Marketing-Aufgaben ausgelagert, welche über das Internet erbracht werden können. Shared Services Durch ein Shared Service Center, kurz SSC, innerhalb eines Unternehmens. Die Abteilungen, die diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen in einer Art Kunden-Lieferanten-Verhältnis zum SSC. Dies kann als internes Outsourcing interpretiert werden. Offshoring Arbeitsplätze von ihren ursprünglichen an kostengünstigere Standorte in der Regel in Niedriglohnländer zu verlegen. Je nach geographischer Ausrichtung wird dies als Nearshoring oder Offshoring bezeichnet. Insourcing (Backsourcing) Rücknahme der Auslagerung von Abteilungen oder Arbeitsbereichen

3 Was betrifft Sourcing? Unter Sourcing versteht man eine Beschaffungsstrategie bzw. einen Teil des Beschaffungsmanagements. Dabei wird zwischen lokalen und globalen Beschaffungsstrategien unterschieden. Grundsätzlich betrifft Sourcing alle Waren, Güter und Dienstleistungen, die ein Unternehmen zur Herstellung seiner eigenen Produkte oder Dienstleistungen und zum Erhalt des Unternehmens beschafft. Das DIN Deutsches Institut für Normung e.v. hat 2010 eine DIN- Spezifikation für das Outsourcing technologieorientierter Dienstleistungen veröffentlicht (DIN SPEC 1041)

4 Sprachgebrauch Bedeutungen Bisweilen nutzen Unternehmen das Outsourcing zum gleichzeitigen Offshoring, um Arbeitsplätze von ihren ursprünglichen an kostengünstigere Standorte in der Regel in Niedriglohnländer zu verlegen. Je nach geographischer Ausrichtung wird dies als Nearshoring oder Offshoring bezeichnet. Ein Beispiel hierfür ist die Auslagerung der IT- Anwendungsentwicklung nach Indien oder Osteuropa (Slowakei, Weißrussland, Ungarn, Rumänien, Ukraine, Bulgarien). Das Outsourcing in der IT-Entwicklung hat meist Kostengründe; in Osteuropa und Indien gibt es überdies eine hohe Anzahl an gut ausgebildeten und hochqualifizierten IT-Spezialisten, so dass eine Maßnahme gegen Fachkräftemangel mitgespielt haben kann.

5 Gründe und Erfolgsfaktoren Outsourcing Die seit den 1990er Jahren vor allem im angelsächsischen Raum populäre Vorgehensweise soll vor allem Geschäftsprozesse rationalisieren, Prozesskomplexität reduzieren, Management-Kapazitäten freisetzen, das Unternehmen flexibilisieren und auf das Kerngeschäft fokussieren ( Do what you can do best outsource the rest ). Teure oder selbst nicht effizient ausführbare Aufgaben, die neben dem Kerngeschäft liegen, gibt das Unternehmen an spezialisierte Dienstleister ab. Meistens wird ein Outsourcing aus Kosten- oder bilanzierungstechnischen Gründen vorgenommen (Vermeidung hoher Investitionen und Mittelbindung, Verbesserung von Kreditratings etc.). Eine aktuelle Form der Kostensenkung ist das sogenannte Offshore-Outsourcing. Die Auslagerung kann auch Qualitäts-, Sicherheits- und Know-how-Gründe haben, oder aus einem schnellen Wachstum des Unternehmens resultieren. Outsourcing ist dann eine Make-or-buy-Entscheidung. Beispielsweise wird der Betrieb der IT- Infrastruktur oft an kompetente IT-Dienstleister übertragen. Risiken eines Ausfalls trägt somit teilweise das Drittunternehmen. Oft wird ein Outsourcing auch erwogen, wenn ein Unternehmen sehr schnell wächst und nicht in zeitraubenden Aufbau eigener Infrastruktur oder Prozesse investieren will.

6 Sourcing was wird gesourced? - 1 Programmierdienstleistungen/Entwicklungen Der Klassiker des Outsourcings. Es wurde bereits um 1990 herum mit der Verlagerung von Programmierarbeiten und Programmentwicklungen begonnen. Diese Dienstleistungen und Entwicklungen werden meistens paketweise zusammengestellt und vergeben. Customizing Dienstleistungen Auch im Bereich Systemeinstellungen/Customizing wurde bereits früh in den 1990er Jahren damit begonnen, diese in Billiglohnländern durchführen zu lassen. Dabei wurde zunächst nach festen Templates gearbeitet. Hosting Das Hosting von Systemen (der ausgelagerte Betrieb von Systemen) umfasst mittlerweile eine sehr umfangreiche Systemvielfalt vom Webserver über Bürokommunikationssysteme bis hin zu kompletten ERP-Systemen. Integration Die Integration von Paketen der Softwareentwicklung aus dem Outsourcing in die internen Systeme ist häufig als eine Kehrseite der Medaille eine sehr komplexe und zeitaufwändige Arbeit. Es zeigt sich oft erst in diesem Integrationsschritt, welche Fehler bei der Aufgabendefinition oder Architektur der Pakete gemacht wurden. Dies führt bei schwerwiegenden Fehler oft zur Notwendigkeit von Neuentwicklungen/Nachentwicklungen. Releasewechsel Nach Entwicklungen und Integration kommt im Tagesgeschäft ein Releasewechsel, z.b. bei SAP Systemen. Erst bei diesem Anlass kann erkannt werden, ob alle outgesourcten Entwciklungen richtliniengemäß sauber durchgeführt wurden.

7 Sourcing was wird gesourced? - 2 Testing Das Testing der Komponenten aus dem Outsourcing bei Integration ist eine sehr komplexe Aufgabe, die in den meisten Fällen nicht mit automatisierten Tools (CATT o.ä.) bewerkstelligt werden kann. Das Testing erfordert die Erstellung einer Testumgebung mit häufig sehr komplexen Abläufen, die jedoch oftmals nicht alle Funktionalitäten der späteren Produktionsumgebung simulieren können und daher nicht immer aussagefähig sind. Es verbleibt ein Restrisiko bei der Produktivsetzung der Entwicklung.

8 Sourcing Der Prozess - 1 Spezifikation Eine Spezifikation ist die formalisierte Beschreibung eines Produktes, eines Systems oder einer Dienstleistung. Sie bildet die Grundlage für eine Ausschreibung als Basis für eine Angebotseinholung. Später ist diese auch die Basis für die Abnahme des zwischen Aufraggebers und Auftragnehmer vereinbarten Gewerkes umfänglich und inhaltlich Ausschreibung Eine Ausschreibung findet bei größeren Gewerken fast immer statt, sofern es eine Vielzahl von potentiellen Anbietern gibt. Im Rahmen einer Ausschreibung bieten verschiedene Anbieter ihre Leistungen auf der Basis der zugestellten Anforderungen (Spezifikationen, Requirements) dem Ausschreiber an. Wichtig in diesem Kontext ist die Vergleichbarkeit der Angebote. Daher muss der Ausschreiber eine möglichst exakte inhaltliche und umfängliche Beschreibung der erwarteten Funktionalitäten/Dienstleistungen erstellen. Die Ausschreibung sollte weiter eindeutig sein und so formuliert, dass nur vergleichbare Antworttemplates von den verschiedenen Anbietern erstellt werden können.. Angebotseinholung Ist die Ausschreibung ausformuliert, so kann der Ausschreiber die Einholung der Angebote von verschiedenen Anbietern zu der Ausschreibung anstossen. Hierzu werden die unter Ausschreibung genannten exakten Funktionsbeschreibungen des Entwicklungsproduktes den potentiellen Anbietern übermittelt und mit terminlichen und ggfs. monetären Rahmenbedingungen sowie Lieferbedingungen angereichert.

9 Sourcing Der Prozess - 2 Auswahl Als Ergebnis der Angebotseinholung sind diverse Produkte von verschiedenen Lieferanten zu erwarten, die auf möglichste komplette Deckung mit den gestellten Anforderungen zu prüfen sind. Die Zahl der Abweichungen von den gestellten Anforderungen ( Abdeckung, Erfüllungsgrad ) ist ein wesentliches Auswahlkriterium. Weiter ist die Bearbeitungs- und Lieferzeit ein maßgebliches Kriterium. Als wichtigstes Kriterium wird bei Vergleichbarkeit mehrerer Angebote sicher der Preis zur Bewertung herangezogen werden. Auch sehr wesentlich bei der Auswahl ist die Lieferantenbewertung. Es fließen Termintreue, Mengentreue, Bonität, Referenzen, Marktpräsenz, Nähe, Zertifizierungen u.ä.m. in die Lieferantenbewertung ein. In einem ersten Schritt wird üblicherweise aus den Anbietern eine Vorauswahl getroffen. Unter den vorausgewählten Angeboten wird nun in einem weiteren Schritt eine genauere Prüfung vorgenommen und ein präziserer Vergleich angestellt Preisverhandlungen, Nachverhandlungen Sind die Favoriten unter den Angeboten ausgewählt, so kann aus Sicht des Ausschreibers in Detailverhandlungen über Lieferkonditionen und Preisgestaltung übergeleitet werden. Letztendlich gewinnt derjenige Anbieter, der in einer Kombination aus Preis, Erfüllungsgrad und zu erwartender Termin- und Liefertreue aus Sicht des Ausschreibers die besten Werte vorweisen kann. Hier kann ein Benchmarking hilfreich sein. Liegen mehrere Anbieter auf vergleichbarem Niveau, so kann eine Nachverhandlung ausschlaggebende Hinweise zur Entscheidungsfindung liefern.

10 Sourcing Der Prozess - 3 Terminabwägungen/Projektplanung bei IT-Projekten In den zurückliegenden Jahrzehnten sind viele IT-Projekte durch unvorhergesehene Ereignisse und unerwartete Probleme verzögert worden. Dadurch gerieten die Projekte aus dem Budgetrahmen und die Kosten explodierten, siehe LKW-Maut(Toll Collect) als prominentes Beispiel. Viele derartige Verzögerungen wurden durch eine lange Integrationsphase nach Outsourcing hervorgerufen. Verzögerungen können zumindest teilweise durch vorangehende Machbarkeitsstudien(Feasibility study) vermieden werden.diese wiederum verteuern natürlich das Gesamtprojekt. Synchronisation mit anderen Prozessen/Fachbereichen/Belastungssituationen (Fertigung, parallele Projekte, Abschlussarbeiten) Ein gravierender Fehler bei der Umsetzung von Angeboten in IT-Projekten ist die Vernachlässigung des Umfeldes. Insbesondere gilt es, die Projektlandschaft auf Einflüsse paralleler Projekte zu untersuchen. Einflüsse auf die laufende Produktion müssen weitestgehend ausgeschlossen werden können. Zeiten hoher Belastung für die Mitarbeiter und die IT müssen bei der Zeit- und Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Dies gilt insbesondere für vorhersehbare Engpässe bei Abschlussarbeiten (Jahresabschlüsse im Finanzwesen, Inventuren etc.)

11 Kernprozesse der Softwaretechnik 1. Planung Anforderungserhebung Lastenheft (Anforderungsdefinition) Pflichtenheft (Mit technischen Ansätzen verfeinertes Lastenheft) Aufwandsschätzung (z. B. mittels Function-Point-Verfahren oder COCOMO) Vorgehensmodell 2. Analyse Auswertung Mock-up Prozessanalyse / Prozessmodell Systemanalyse Strukturierte Analyse (SA) Objektorientierte Analyse (OOA) 3. Entwurf Softwarearchitektur Strukturiertes Design (SD) Objektorientiertes Design (OOD) Fundamental Modeling Concepts (FMC) 4. Programmierung Normierte Programmierung Strukturierte Programmierung Objektorientierte Programmierung (OOP) Funktionale Programmierung 5. Validierung und Verifikation Modultests (Low-Level-Test) Integrationstests (Low-Level-Test) Systemtests (High-Level-Test) Akzeptanztests (High-Level-Test)

12 Unterstützungsprozesse der Softwaretechnik 6. Anforderungsmanagement 7. Projektmanagement Risikomanagement Projektplanung Projektverfolgung und -steuerung Management von Lieferantenvereinbarungen 8. Qualitätsmanagement Capability Maturity Model Spice (Norm) (Software Process Improvement and Capability Determination) Incident Management Problem Management Softwaremetrik (Messung von Softwareeigenschaften) statische Analyse (Berechnung von Schwachstellen) Softwareergonomie 9. Konfigurationsmanagement Versionsverwaltung Änderungsmanagement / Veränderungsmanagement Releasemanagement Application-Management (ITIL) 10. Softwareeinführung 11. Dokumentation Technische Dokumentation Softwaredokumentation Systemdokumentation (Weiterentwicklung und Fehlerbehebung) Betriebsdokumentation (Betreiber/Service) Bedienungsanleitung (Anwender) Geschäftsprozesse (Konzeption der Weiterentwicklung) Verfahrensdokumentation (Beschreibung rechtlich relevanter Softwareprozesse)