Kurzdarstellung: Ergebnisse einer Experten-Befragung zum Thema elektronische Rechnungen auf kommunaler Ebene (Hessen)

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1 ANLAGE C zum Abschlussbericht des Projekts erechnung Kurzdarstellung: Ergebnisse einer Experten-Befragung zum Thema elektronische Rechnungen auf kommunaler Ebene (Hessen) Frankfurt, Bonn Oktober

2 Überblick: Befragung auf kommunaler Ebene (Hessen) Ziele IST-Analyse der Prozesse bei Rechnungseingang und -verarbeitung, Erhebung der Bereitschaft für SEPA-Umstellungen, Erstellung einer mit elektronischen Rechnungen verbundenen Zielhierarchie Zeitraum August bis September 2012 Vorgehensweise Als Zielgruppe waren im Vorfeld zunächst die Kämmerer aller hessischen Städte und Gemeinden festgelegt worden, nach ersten Testanfragen zeigte sich jedoch, dass es einerseits nicht in jeder Gemeinde eine Person gibt, die klar als Kämmerer ausgeschrieben ist und andererseits nicht in jeder Verwaltung der Kämmerer der richtige Ansprechpartner zum Thema Rechnungsverarbeitung ist. Also wurde darauf geachtet, die Aufgabenbereiche der einzelnen Verwaltungseinheiten zu identifizieren und so die Daten einer Person herauszufinden, die sich zur Beantwortung des Fragebogens durch möglichst fundiertes Wissen und umfassenden Überblick zur und über die Rechnungsverarbeitung gut eignet. Die betreffenden Personen wurden telefonisch kontaktiert. Bei Bereitschaft zur Teilnahme erfolgte der Versand eines entsprechenden Links zur Online-Umfrage per . Durch diese Vorgehensweise wurde zum einen sichergestellt, dass auch die richtigen Personen die Fragen beantworten, zweitens konnten wertvolle Einblicke in die sehr unterschiedlichen Organisationsstrukturen der Kommunalverwaltungen gewonnen werden und drittens wurde auf diese Weise für eine hohe Beendigungsquote der Umfrage gesorgt. Stichprobe 69 Experten für Rechnungsbearbeitung verschiedener hessischer Städte und Gemeinden 2

3 Sachbearbeiter Finanz- verwaltung/- buchhaltung Leiter 10,7% Rechnungswesen/ Finanzbuchhaltun g 6,7% Kassenleiter/- verwalter 17,3% Welches Amt üben Sie aus? Leiter der Finanzverwaltung 18,7% Bürgermeister 1,3% Kämmerer 45,3% Wie viele Jahre sind Sie bereits in Ihrer derzeitigen Position beschäftigt? 30, 28,6% 14,3% 10, 17,1% < >20 Jahre der Beschäftigung in derzeitiger Position 3

4 Wie viel Prozent der Rechnungen in Ihrer Verwaltung gehen bereits heute elektronisch ein? ,2% 38,2% 1 2,6% 0, 1%-5% 6%-1 >1 Wie zufrieden sind Sie mit dem derzeitigen Prozess der Rechnungsbearbeitung? 7 (Sehr unzufrieden) 6 0, 8,1% 5 8,1% 4 43,2% 3 20,3% 2 16,2% 1 (Sehr zufrieden) 4,1% 0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 4

5 Erfolgt die Bearbeitung im Posteingang zentral in der Poststelle oder dezentral? 100,0 90,0 8,11% 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 91,89% dezentral zentral Digitalisieren Sie papiergebundene Rechnungseingänge? ,54% 9,46% nein ja 5

6 Wie viele Rechnungen, die bei Ihnen eingehen, können sofort einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden (keine Nachfragen notwendig)? 5 45,2% 4 32,9% 3 1 4,1% 4,1% 2,7% 5,5% 5,5% 0-5 % Setzen Sie in Ihrer Verwaltung Rahmen der Vorerfassung ein IT-System (z. B. OCR) ein? ,7% 6,8% 16,4% ja nein keine Vorerfassung Wie werden eingehende Rechnungen bearbeitet? 4,1% 95,9% elektronischer Workflow papierbasiert 6

7 Bei wie vielen Rechnungen kommt es zu Reklamationen? 7 67,1% ,6% 7,1% 2,9% 2,9% 1,4% 0, 0-5% % % 26-3 >3 Wie häufig wird das von Rechnungsstellern festgesetzte Zahlungsziel erreicht? ,1% 15,7% 7,1% 0, immer häufig selten nie Wie häufig kann von einer Skontomöglichkeit Gebrauch gemacht werden? ,1% 42,9% 1 10, immer häufig selten nie 0, 7

8 Schätzen Sie bitte, wie viele Blatt Papier in Ihrer Verwaltung durchschnittlich pro Bearbeitung einer Rechnung anfallen 35% 3 25% 15% 1 5% 31,4% 30, 27,1% 4,3% 2,9% 2,9% 1,4% 0, >10 Wie viele Blatt davon werden am Ende abgelegt/archiviert? 35% 31,9% 34,8% 3 25% 23,2% 15% 1 5% 5,8% 1,4% 1,4% 0, 1,4% >10 8

9 Wie lange dauert durchschnittlich die Bearbeitung der Rechnung im Posteingang? 5 45% 4 35% 3 25% 15% 1 5% 47,95% 38,36% 8,22% 4,11% 1,37% <1 Min 1-3 Minuten 3-6 Minuten 6-10 Minuten >10 Minuten Wie lange dauert die Vorerfassung in Minuten pro Rechnung? ,8% 15,1% 1,4% 76,7% <1 Minuten 1-3 Minuten 3-6 Minuten keine Vorerfassung 9

10 Wie lange dauert durchschnittlich die formale Rechnungsprüfung pro Rechnung? ,4% 40, 2,9% 4,3% 1,4% < Minuten Wie lange dauert durchschnittlich die sachliche Rechnungsprüfung pro Rechnung? 45% 4 35% 3 25% 15% 1 5% 41,4% 34,3% 14,3% 7,1% 1,4% 1,4% < Minuten 10

11 Wie lange dauert durchschnittlich die Freigabe zur Auszahlung pro Rechnung? 35% 31,4% 31,4% 3 25% 15% 12,9% 15,7% 1 5% 2,9% 1,4% 4,3% < >20 Minuten Wie viel Zeit wird im Durchschnitt für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt? 5 45,7% 4 32,9% ,4% 2,9% 7,1% >20 Minuten 11

12 Über welchen Übertragungsweg gehen die elektronischen Rechnungen in Ihrer Verwaltung ein? 45,7% 47,1% keine elektronischen Rechnungen D Webportal 5,7% 1,4% In welchem Format werden in Ihrer Verwaltung elektronische Rechnungen empfangen? 41,7% 6,9% 51,4% keine elektronischen Rechnungen PDF PDF+Datendatei 12

13 Ist Ihnen die europaweit einheitliche SEPA-Überweisung bekannt? ,9% 11,1% ja nein Planen Sie, in Ihrer Verwaltung die SEPA- Überweisung zu nutzen? ,7% 52,4% 23,8% 11,1% Wird bereits genutzt Wird vorbereitet Ist in Prüfung Nein 13

14 Wie präsent ist die Einführung des einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraums generell in Ihren Planungen? 7 (gar nicht präsent) 4,8% 6 22,2% 5 22,2% 4 27, 3 12,7% 2 9,5% 1 (Sehr präsent) 1,6% 5% 1 15% 25% 3 Wie viele Rechnungen werden in Ihrer Verwaltung pro Monat versendet? 4 35% 3 25% 15% 1 5% 29, 35,5% 19,4% 3,2% 3,2% 4,8% 4,8% Wie viel Prozent der Rechnungen werden von Ihrer Verwaltung bereits heute elektronisch versendet? 10 85,7% ,1% 0, 3,2% >10 14

15 Wie viel Prozent der Rechnungen Ihrer Verwaltung werden an private Haushalte verschickt? ,49% 19,05% 4,76% 4,76% 7,94% Allgemein zu geringer Bedarf an elektronischen Rechnungen 8,2% 9,8% 34,4% 37,7% Sehr (1) 9,8% Geringes Kenntnis der Allgemeinheit über Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung 6,6% 8,2% 23, 42,6% Sehr (1) 19,7% 15

16 Unzureichende Initiativen der Regierung 6,6% 16,4% 44,3% 21,3% Sehr (1) 11,5% Unzureichende EU-Initiativen 13,3% 16,7% 50, 16,7% Sehr (1) 3,3% Mangel an gesetzlich festgelegten technischen Standards 4,9% 3,3% 32,8% 41, Sehr (1) 18, 16

17 Hohe Wechselkosten von papierbasierter zur elektronischen Rechnungsabwicklung 3,3% 6,6% 24,6% Sehr (1) 31,1% 34,4% Inkompatibilität zu vorhandenen Rechnungsprozessen 3,3% 6,6% 31,1% 37,7% Sehr (1) 21,3% Komplexität des Wechsels von papierbasierter zur elektronischen Rechnungsabwicklung 1,6% 8,2% 24,6% 47,5% Sehr (1) 18, 17

18 Allgemeine Zufriedenheit mit papierbasierter Rechnungsabwicklung 4,9% 6,6% 27,9% 36,1% Sehr 24,6% Komplexe Organisationsstrukturen 1,6% 11,5% Sehr (1) 19,7% 32,8% 34,4% Mangelnde Innovationsfreude des Staates 6,6% 13,1% 52,5% 24,6% Sehr (1) 3,3% 18

19 Notwendige IT-Voraussetzungen der kommunalen Verwaltung nicht gegeben 4,9% 16,4% 29,5% 31,1% Sehr (1) 18, Rang Hinderungsgrund Durchschnittswert 1 Hohe Wechselkosten 2,16 2 Komplexität des Wechsels 2,28 3 Allgemeine Zufriedenheit 2,31 19