Abläufe gezielt automatisieren mit regelbasierter Prozesssteuerung. DOCUframe RBPS

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1 Unternehmensabläufe analysieren und optimieren Abläufe gezielt automatisieren mit regelbasierter Prozesssteuerung DOCUframe RBPS Abteilungsübergreifende Prozessoptimierung Verzögerungsfreies Arbeiten durch automatisierbare Vertreterregelungen Termingerechte Aufgabenerfüllung durch flexible Eskalationsmechanismen Einfache Anpassbarkeit durch dialogorientierte Prozessgestaltung

2 Der Geschäftsdynamik erfolgreich begegnen Das Rad dreht sich immer schneller, die Anforderungen an Ihr Unternehmen steigen. Vor diesem Hintergrund empfehlen Experten, Unternehmensabläufe zu analysieren und zu optimieren. Geschäftsprozessoptimierung, Workflowsteuerung oder Business-Process-Reengineering sind hier Stichworte, die in Fachkreisen die Runde machen. Nutzen Sie das umfangreiche Regelwerk des GSD Moduls RBPS, um sich diesen Herausforderungen erfolgreich zu stellen. Das Modul verfügt über eine dialogorientierte Benutzeroberfläche, mit der Sie Abläufe einfach abbilden können. Der frei definierbare Prozessrahmen gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Abläufe flexibel zu modellieren. Die umfangreichen Monitoringmechanismen machen für Sie den Prozessstatus jederzeit transparent. Zusätzliche Vorteile ergeben sich für Sie aus der Aufzeichnung aller Prozessaktivitäten. Die Nachvollziehbarkeit der Abläufe unterstützt Sie dabei, den steigenden Compliance-Anforderungen, wie z. B. der Revisionssicherheit Ihres Archivs, gerecht zu werden. Ihr Nutzen so profitieren Sie: Abteilungsübergreifende Ablaufoptimierung Die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe hört nicht an den Abteilungsgrenzen auf. Das Modul spielt seine Stärken aus, wenn es gilt, funktionsübergreifend zu handeln. Dies gibt Ihnen die Freiheit z. B. bei einem Rechnungseingangsworkflow alle Prüf- und Freigabeaktionen aus den Bereichen Einkauf, Lagerverwaltung und Finanzbuchhaltung in die Ablaufsteuerung mit einzubeziehen. Vorteil: Gesamtheitliche Prozessoptimierung Automatisierbare Vertretungsregeln Die rollenorientierte Struktur gewährleistet verzögerungsfreies Arbeiten. Aufgaben werden im Krankheitsfall an die Vertretung weitergegeben. Die zeitliche Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter kann in Abhängigkeit von deren Arbeitszeitmodellen überprüft werden. Ihr Vorteil: Aufgaben werden unabhängig von der Präsenz der Mitarbeiter zuverlässig erledigt. Vorteil: Verzögerungsfreies Arbeiten Flexible Eskalationsmechanismen (Voraussetzung: Modul grafische Workflow-Verwaltung) Eskalationen kontrolliert ablaufen zu lassen, ist ein weiterer Vorteil für Sie. Sie definieren Ihre Eskalationsstufen selbst. Legen Sie z. B. fest, was beim Überschreiten von Deadlines passiert. Dadurch garantieren Sie, dass alle Aufgaben erledigt werden und Fristen eingehalten werden. Vorteil: Termingerechte Aufgabenerfüllung Dialogorientierte Prozessgestaltung Ihre Mitarbeiter sind in der Lage, ohne tief greifende Programmierkenntnisse, dank der dialogorientierten Modellierung, Prozesse selbst abzubilden. Ein immenser Vorteil, wenn es darum geht, schnell zu reagieren. Vorteil: Einfache Anpassbarkeit

3 Ausgereifter Funktionsumfang Umfassende Ablaufsteuerung und mächtige Ablaufautomati - sierung Arbeitsprozesse in Unternehmen werden durch Ereignisse ausgelöst. Diese führen dazu, dass Aktivitäten (Aktionen) durchgeführt werden. So kann z. B. der Eingang einer Kundenbestellung Ausgangspunkt für den Auftragsprozess von der Auftragsbestätigung über die Produktion und Kommissionierung der Ware bis hin zur Fakturierung sein. Definition der Empfänger einer -Weiterleitung Sowohl für die Ablaufsteuerung als auch die IT-unterstützte Aktionsdurchführung stellt GSD mit dem Modul RBPS ein umfangreiches Set an Möglichkeiten zur Verfügung. Set von Aktionsklassen zur Aktivitätenautomatisierung (Die Klassen Intervallaktion und Workflowaktion sind nur in Verbindung mit dem Modul grafische Workflow-Verwaltung nutzbar)

4 Beispiele aus der Praxis Unterschreitung des Sicherheitsbestandes löst automatisch eine Bestellanforderung aus Überschreitung des Kreditlimits verursacht Meldung an den Vorgesetzten Fehlende Stammdaten initiieren Nacherfassungsaufforderung Liegen gebliebener Serviceauftrag löst Eskalation aus Automatisches Zuordnen von Eingangsdokumenten, wie z. B. s, zu Adressen oder Projekten Automatischer Versand von Mitteilung im Falle einer Zeitüberschreitung (Eskalation) Automatisches Versenden einer Kundenbenachrichtigung bei Lieferverzögerung Automatisches Setzen von Zugriffsrechten in Abhängigkeit vom Bearbeitungszustand eines Belegs Automatische Weitergabe eines Urlaubsantrages an die nächste Genehmigungsinstanz Automatisches Ansteuern von technischen Prozessen einer Benutzereingabe. Ihr Nutzen Lösungsorientierte Prozessmodellierung und Kostenreduktion durch Prozessautomatisierung

5 Eskalationsmechanismen & Prozesshistorie Die Qualität von Prozessen gewährleisten Prozessregeln zur Eskalationssteuerung Um die Qualität von Prozessen zu gewährleisten, ist es notwendig, flexibel auf Zeitüberschreitungen reagieren zu können. Die schrittweise Optimierung von Prozessen setzt voraus, dass diese nachvollziehbar sind. Beiden Anforderungen wird das Modul RBPS durch ein integriertes Eskalationsmanagement und eine umfangreiche Prozesshistorie gerecht. (nur in Verbindung mit dem Modul grafische Workflow-Verwaltung nutzbar) Eskalationsstufe mit zugehörigen Aktionen Ihr Nutzen Zuverlässige Aufgabendurchführung und Erhöhung der Servicequalität Ihr Nutzen verringertes Haftungsrisiko durch Erfüllung der Compliance Anforderungen, erhöhte Prozesstransparenz zur laufenden Prozessüberwachung, Prozesshistorie als Basis für Prozesshistorie Prozessoptimierungen (KVP)

6 Über GSD Integration statt Insellösungen! GSD Software ist als Hersteller und Anbieter von hochleistungsfähigen Softwarelösungen auf dem gesamten Gebiet der Unternehmens-Software für mittelständische Unternehmen präsent. Von Enterprise Resource Planning (ERP) über Dokumenten- (DMS) und Kundenbeziehungs management (CRM / XRM) bis hin zu Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Controlling und Reporting: Mit den Lösungen von GSD werden Ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse umfassend und durchgängig über alle Unternehmensbereiche hinweg unterstützt. GSD Gesellschaft für Software, Entwicklung und Datentechnik mbh Ludwigsstädter Straße D Stockheim-Neukenroth (Ofr.) Fon +49 (0) Fax +49 (0) info@gsd-software.com