Sepa-Leitfaden für Lastschrifteinzüge mit der VR-NetWorld Software

Transkript

1 Sepa-Leitfaden für Lastschrifteinzüge mit der VR-NetWorld Software Voraussetzungen: Bitte überprüfen Sie über das Menü? bzw. Hilfe Unterauswahl Über VR-NetWorld Software den Versionsstand Ihrer Software. <Version 4.x> <Version 5.x> Ist hier eine niedrigere Version als die Version 5.0 angegeben, können Sie über die Internetadresse eine Testversion der Version 5.0 herunterladen. Als bisheriger Nutzer der VR-NetWorld Software können Sie per an unter Angabe Ihrer Hauptkontonummer bei uns einen Lizenzschlüssel anfordern, der die Version 5.0 zur Vollversion freischaltet. Zum Aktivieren der SEPA-Lastschriftsfunktionen in der VR-NetWorld Software ist es vorher erforderlich, Ihre Gläubiger-ID die Sie auf Anforderung von der Deutschen Bundesbank erhalten haben bei uns einzureichen. Sie erhalten dann von uns eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften die Sie bitte unterschrieben an uns zurückgeben, damit wir die Einreichemöglichkeit für SEPA-Lastschriften aktivieren können.

2 Ihre Gläubiger-ID ist anschließend auch in der VR-NetWorld Software zu erfassen. Dazu öffnen Sie am linken Rand die Baumansicht Mandant. Klicken Sie das entsprechende Konto mit der linken Maustaste einmal an um es zu markieren. Nun die rechte Maustaste drücken und die Funktion Konto bearbeiten aufrufen. Hier können Sie im Fenster Bearbeiten von Konto im Rahmen Kontoinhaber die Gläubiger-ID erfassen sowie jeweils einen Haken bei SEPA bevorzugt und bei SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt setzen. Anschließend den Knopf Geschäftsvorfälle drücken. Im Fenster Geschäftsvorfälle die Haken bei Terminierte Lastschriften einreichen und bei Terminierte Sammellastschriften einreichen setzen. Die beiden offenen Fenster durch Druck auf den Button Ok schließen. Sollten die beiden Felder in der Software noch ausgegraut sein, so wurde die Einreichemöglichkeit für SEPA-Lastschriften von der Bank noch nicht aktiviert.

3 Für die Umsetzung Ihrer bisherigen (Dauer-)Lastschriften in SEPA-Lastschriften ist noch die automatische Mandatserstellung zu konfigurieren. Bitte über das Menü Extras Unterpunkt Einstellungen bearbeiten das Fenster Einstellungen öffnen. Hier am linken Rand die Rubrik Aufträge weitere Funktionen aufrufen. Hier können Sie im Rahmen SEPA die Standardeinstellungen für Mandate einsehen und eventuell eigene Einstellungen vornehmen. Unter dem Punkt Benutzerdefinierte Vorlaufzeit (Spätest mögliche Vorlaufzeit um Tage verlängern) können Sie einstellen wie viele Tage vor dem letzten Versandtermin die VR-NetWorld Software Sie bereits auf den Versand der Lastschriften hinweist. Wir empfehlen bei nicht täglicher Nutzung der Software eine Spanne von mehreren Tagen (z.b. 5) einzugeben. Das Fenster Einstellungen dann durch Druck auf den Button Ok verlassen.

4 Wandlung von bestehenden nationalen (Dauer-)Lastschriften in SEPA-Lastschriften Rufen Sie über die Baumansicht Mandant am linken Rand in der Rubrik Kontoübersicht das entsprechende Konto und dort den Unterpunkt Lastschriften bzw. Dauerlastschriften auf. Eine Umstellung auf SEPA ist bei Dauerlastschriften nur nach der letzten Ausführung mit Kontonummer und Bankleitzahl sowie sieben Bankarbeitstage vor dem ersten SEPA-Fälligkeitstermin wegen der Vorlauffristen der Lastschriften sinnvoll. Markieren Sie die umzustellenden Lastschriften (Wenn Sie die Taste Steuerung [STRG] bzw. Control [CTRL] drücken können Sie mit der Maus oder den Cursortasten mehrere Lastschriften auf einmal markieren). Nach dem Markieren aller (Dauer-)Lastschriften drücken Sie die rechte Maustaste und rufen im Kontextmenü die Funktion SEPA Konvertierung In SEPA-Auftrag umwandeln auf.

5 Nun erscheint das Fenster Aufträge bestätigen. Hier werden die Originalaufträge sowie die konvertierten SEPA-Aufträge angezeigt. Durch Drücken der Buttons Alle Bestätigen und Speichern werden die Lastschriften auf SEPA umgesetzt und entsprechende Mandate erzeugt. Nach der Konvertierung können Sie über das Menü Stammdaten Lastschriftsmandate die Mandatsverwaltung aufrufen, um für die beteiligten Zahlungspflichtigen ein Anschreiben zur Umdeutung der bisherigen Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat ausdrucken zu können.

6 Erstellen neuer Lastschriften Bitte drücken Sie im Reiter Transaktionen auf den Button Lastschrift. Hier können Sie die Daten der neuen (Dauer-)Lastschrift eingeben. Bitte beachten Sie die Vorlauffristen für den Fälligkeitstermin der Lastschrift. Spätestens 6 Arbeitstage vor dem Fälligkeitstag bei Ersteinzügen bzw. 3 Arbeitstage bei Folgeeinzügen muss die Lastschrift an die Bank überspielt sein. Sie können dies jedoch bereits ab 14 Arbeitstage vorher erledigen. Mit dem blauen Knopf hinter der Mandatsreferenz können Sie zur Mandatsverwaltung verzweigen um für die Lastschrift ein entsprechendes Mandat anzulegen.

7 Mit Druck auf den Button Neu kann ein neues Mandat erfasst werden. Eventuell ist die Bezeichnung, die Adresse des Gläubigers sowie die Lastschriftart noch zu korrigieren. Über den Button Drucken können Sie das Sepa-Mandat zur Unterschrift für den Zahlungspflichtigen ausdrucken. Nun mit Übernehmen und Schließen die Mandatsverwaltung verlassen. Die SEPA-Lastschrift zum Schluss noch mit dem Druck auf den Button OK speichern. Versenden der Lastschriften Wenn Sie im Menü Extras Einstellungen bearbeiten in den Einstellungen in der Rubrik Aufträge weitere Funktionen bei dem Eintrag Benutzer definierte Vorlaufzeit um z.b. 5 Tage verlängern gewählt haben, werden die (Dauer-)Lastschriften ab 5 Tage vor dem spätesten Versandtermin in den Ausgangskorb gestellt und können dann bereits an die Bank überspielt werden. Im Menü Transaktionen können Sie die Funktion Ausgangskorb anzeigen aufrufen. Mit der Funktion Ausgangskorb senden überspielen Sie dann die Zahlungen an die Bank. Mit freundlichen Grüßen VR-Bank Uffenheim-Neustadt eg