Auditbericht Auftragsnummer:

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1 Auditart: Auditgrundlage / Standard / Ausgabedatum: 3. Wiederholungsaudit 9001:2008 (ohne Entwicklung) Handbuch / Revision / Datum Revision 6; 12/2010 Auditzeitraum (vor Ort): Antragsteller / Auftraggeber: Straße / Postfach: PLZ / Ort: Auditbeauftragter: Jahnstraße Ravensburg Herr Kämpfe Lead-Auditor/Auditor: Herr Buchner / - Geltungsbereich: Erstellen von Technischer Dokumentation Industriebranche: EAC 35 zugeordnete Anlagen: Maßnahmenplan Ergebnis der Überprüfung der Managementunterlagen und des Audits: Geplanter nächster Auditor: Zertifikatsneuerteilung empfohlen Buchner Geplanter nächster Termin: Es wurden folgende Elemente auditiert: ISO WA nz nz gez. Buchner Datum Buchner Verteiler: - - Zertstelle - Auditor 11_Auditbericht_MB Docutec Seite 1 von 5

2 1 Angaben zum Unternehmen Das Unternehmen MB Dokutec Merkel und Billmann GbR wurde im April 2000 zur Ergänzung des Dienstleistungsangebotes der Merkel-Firmengruppe gegründet. Die MB Dokutec GbR hat sich hierbei auf die Erstellung von Technischer Dokumentation, Illustration und Grafik spezialisiert. Im letzten Jahr war eine sehr gute Auslastung im Unternehmen vorhanden, so dass auch neue Mitarbeiter eingestellt werden konnten. Zudem wurde innerhalb der letzten Tage eine Beteiligung an einem Unternehmen durchgeführt, das im gleichen Tätigkeitsfeld tätig ist. Diese Tochter soll im nächsten Jahr mit in die Zertifizierung integriert werden. Die MB Dokutec Merkel und Billmann GbR ist ein Unternehmen in der Merkel-Firmengruppe die Ihren Schwerpunkt in Ingenieur-Dienstleistungen hat. 2 Prüfung der Unterlagen Das QM-System ist in einem QM-Handbuch, in Ablaufplänen, internen Anweisungen, Formblättern und Checklisten beschrieben. Der Aufbau des QMH orientiert sich 9001:2008 Normenreihe. Im Rahmen des 3. Wiederholungsaudits wurden die QM-Unterlagen zur Überprüfung eingereicht. Die eingereichten Unterlagen wurden von dem Auditor auf Erfüllung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 überprüft. Die Überprüfung der QM-Dokumente ergab eine Übereinstimmung mit den Anforderungen der Prüfgrundlagen. 3 Durchführung des Audits Das 3. Wiederholungsaudit wurde von einem Auditor entsprechend dem Auditplan durchgeführt. Es wurden alle Forderungen der 9001:2008 Norm in den wesentlichen Funktionsbereichen auf Umsetzung in der Praxis überprüft. Da ein Audit nicht jedes Detail des gesamten QM-Systems abdecken kann, wurden relevante Bereiche der Firma stichprobenartig auditiert, um ein Gesamtbild über den Zustand des QM-Systems zu erhalten. Alle positiven Anmerkungen werden in dem Bericht beschrieben. 4 Zusammenfassende Bewertung 4.1 Allgemeines Es wurde festgestellt, dass das Unternehmen weiterhin über ein hervorragend funktionierendes und wirksames Managementsystem verfügt, das von den Mitarbeitern beachtet wird. Das System ist der Unternehmensgröße und der Geschäftstätigkeit gut angepasst. Der Auditor konnte sich von der Effektivität des implementierten Qualitätsmanagementsystems überzeugen. Die auditierten Bereiche waren ohne Beanstandung, Qualitätsaufzeichnungen in gutem Zustand und das System war bei den befragten Angestellten gut eingeführt und verstanden. Nicht erwähnte Elemente erfüllen die Anforderungen der DIN EN ISO 9001: _Auditbericht_MB Docutec Seite 2 von 5

3 4.2 Änderungen seit dem letzten Audit Seit dem letzten Audit haben sich folgende Änderungen ergeben: Neueinstellung weiterer Mitarbeiter Beteiligung an einem anderen Unternehmen für Technische Dokumentation Die QM-Unterlagen wurden gepflegt, ergänzt und aktualisiert. 4.3 Ausschlüsse (ISO 9001:2008) Der Ausschluss der Entwicklung und Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln wurde in der QM-Systemdokumentation ausreichend begründet. Im Rahmen des Audits wurde dieser Ausschluss bewertet und für richtig empfunden. 4.4 Empfehlungen des Auditors Das Unternehmen erfüllt weiterhin die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008. Die Neuerteilung der Zertifizierung nach den genannten Standards wird befürwortet. 5 Anmerkung zu den Elementen 5.1 Verantwortung der Leitung Die oberste Leitung des Unternehmens hat die Qualitätspolitik, ihre Zielsetzung und ihre Verpflichtung zur Qualität festgelegt und dokumentiert. Die Qualitätspolitik bezieht sich auf Erwartungen und Erfordernisse des Kunden, sowie auf die Qualitätsziele. Das Unternehmen bewertet das Managementsystem regelmäßig in internen Audits und zusammenfassend einmal jährlich. An einem Beispiel wurde das QM-Review nachvollzogen, aus der die Bewertung der Erfüllung der Norm, der Q-Politik, der Q-Ziele und der veranlassten Korrekturmassnahmen hervorgehen. Folgende auszugsweise dargestellte Q-Ziele werden hierbei u. a. aufgelistet, verfolgt und regelmäßig bewertet: Weitere Verstärkung des Teams durch neue Mitarbeiter Weitere verschiedenen Schulungen durchführen Einführung eines internen Redaktionssystems Die für das vergangene Jahr gesetzten Ziele konnten umgesetzt werden. Folgende Kriterien wurden u. a. für die Managementbewertung herangezogen: Ergebnisse der internen Audits Jährliche GF-Besprechung Kundenreaktionen und Kundenzufriedenheit Einhaltung der Termine Veränderungen mit Auswirkung auf das QM-System keine Reklamationen QM-Aktionsplan mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Mitarbeitergespräche Personalsituation und Schulungen betriebswirtschaftliche und technische Kennzahlen 11_Auditbericht_MB Docutec Seite 3 von 5

4 Die Anforderungen der Norm, der Anspruch der eigenen Q-Politik und der Q-Ziele, sowie der Korrektur und Verbesserungsmaßnahmen werden wirksam erfüllt. Die Aufzeichnungen darüber (vom ) werden aufbewahrt. Die Managementbewertung wird weiterhin sehr sorgfältig durchgeführt. Die Zielerreichung für 2010 wurde entsprechend bewertet. Zudem wurden anspruchsvolle Ziele für 2011 genannt. 5.2 Qualitätsmanagementsystem In der QM-Dokumentation haben sich keine größeren Änderungen ergeben. 5.3 Management von Ressourcen Schulung Monatlich werden Bürobesprechungen durchgeführt. Die Dokumentation hierüber erfolgt in einem Aktionsplan. Weiterhin werden mit den Mitarbeitern die jährlichen Mitarbeitergespräche durchgeführt. Hier erfolgt eine Bewertung des Mitarbeiters und zudem werden auch Ziele für das nächste Jahr fixiert und bei Bedarf entsprechende Schulungsmaßnahmen festgelegt. Für neue Mitarbeiter ist für die Einarbeitung ein Einarbeitungsplan vorhanden. Dieser wird sehr sorgfältig geführt und konnte im Rahmen der betrachteten Beispiele gut nachvollzogen werden. 5.4 Produktrealisierung Vertragsprüfung Die Dokumentation der wichtigen Auftragsmeilensteine (Auftragseingang, Angebotsausgang und Eingang der Bestellung) erfolgt weiterhin im Projektbegleitblatt. Dies konnte bei dem betrachteten Projekten gut nachvollzogen werden. Bei großen Kunden wie z.b. MTU ist zudem ein Wertkontrakt dieser gibt die Rahmenbedingungen für die einzelnen Abrufe vor vorhanden Prozeßlenkung Die beiden betrachteten Projekte wurden von den verantwortlichen Mitarbeitern kompetent dargestellt. Die Dokumentation der einzelnen Tätigkeiten und der wesentlichen Entscheidungen konnte auch mittels der händischen Aufzeichnungen die eingescannt und EDV mäßig abgelegt sind gut nachvollzogen werden. 11_Auditbericht_MB Docutec Seite 4 von 5

5 5.5 Messung, Analyse und Verbesserung Kundenzufriedenheit Die Kundenzufriedenheit und -wahrnehmung der Hauptkunden wird weiterhin im Rahmen der Managementbewertung bewertet und hier auch entsprechend dokumentiert. Die Ermittlung erfolgt hierbei kontinuierlich im Rahmen des stetigen Kundenkontaktes der Geschäftsführung mit dem Kunden Interne Audits Ein internes Audit wurde geplant und durch den externen Berater am durchgeführt. Die Auswertung erfolgt in einem umfangreichen und detaillierten Bericht. Die wirkungsvolle Umsetzung der aufgrund von festgestellten Abweichungen ergriffenen Maßnahmen wird durch den QMB anhand des Aktionsplanes verfolgt. 11_Auditbericht_MB Docutec Seite 5 von 5