Wie arbeitet man mit dem Mobility Tool?

Transkript

1 ERASMUS-Fachtagung Mobilitätsmanagement und IT, Wie arbeitet man mit dem Mobility Tool? am Beispiel der Rheinischen Friedrich- Wilhelms-Universität Bonn Susanne Maraizu, Dezernat Internationales

2 Vorbemerkungen Hintergrund: Universität Bonn: Mobility-Tool (MT)-Test- Hochschule Jährlich ca. 600 Outgoing-Mobilitäten (ca. 560 SM, 40 ST) Partnerhochschulen: derzeit ca. 300 Verwaltung mit moveon

3 Erste Erfahrungen und Einschätzungen zum MT Einfach intuitiv ;-) in der Anwendung (Handbuch unterstützt bei Fragen) Übersichtliche Benutzeroberfläche Zusätzlicher Aufwand mit Import-Schnittstelle zu z.b. moveon/sop überschaubar Kein Ersatz für bisherige Verwaltungs-DV-Tools aber für v.a. kleinere Hochschulen, die noch keine DV-Tools nutzen: Möglichkeiten der Pflege von Kontakt-daten von Partnerhochschulen und Datenauswertung Interessant und ein Mehrwert: Berichtstool Geförderte (Einzel- wie Gesamtauswertung soll möglich sein)

4 Was leistet das Tool? Grunddaten von Teilnehmern und Mobilitäten anlegen (SMS, SMP, STA, STT, IP, Konsortien) Grunddaten, Kontaktdaten von Partnerhochschulen anlegen Nach bestimmten Kriterien sortieren und Auswahllisten erstellen Listen in pdf und Excel erzeugen und drucken Budgetangaben eintragen und aktualisieren Budgetübersicht Berichte der Geförderten einsehen und auswerten

5 1. In ECAS einloggen

6 2. Projekt auswählen Susanne Maraizu,

7 3. Elemente aus Menü auswählen Menüpunkte

8 Element: Partner Was kann man machen? - Tabellenansicht ändern - Sortieren, Suchen - Individuelle Excel- oder pdf-listen erzeugen und ausdrucken

9 Beispiel.pdf-Tabelle

10 Element: Partner Keine Sorge, EU-Kommission wird Grunddaten der Hochschulen im Tool zur Verfügung stellen!

11 Element: Partner Kontakte hinzufügen

12 Element: Mobilitäten Was kann man machen? - Sortieren, Suchen - Individuelle Excel- oder pdf-listen erzeugen und ausdrucken - Tabellenansicht ändern (mehr oder weniger Spalten) - Import Export!

13 Element: Mobilitäten Was kann man machen? - Tabellenansicht ändern (mehr oder weniger Spalten) - Sortieren, Suchen - Individuelle Excel- oder pdf-listen erzeugen und ausdrucken

14 Element: Mobilitäten

15 Element: Mobilitäten Zweck der Importfunktion: - Eingabe großer Datenmengen in das MT in nur einem Arbeitsschritt - Synchronisierung von externen Tools und dem MT - neue Einträge erstellen / vorhandene Einträge aktualisieren

16 Element: Mobilitäten Details zu - allen Mobilitäten und Teilnehmern - entsendender und aufnehmender Einrichtung - Zuschüssen Was ist zu beachten? - regelmäßig aktualisieren (z.b. 1x pro Monat) - auf Dopplungen hin überprüfen (um Dopplungen zu vermeiden: eindeutige Personen-, Partner- und Mobilitäts-ID-Nr. verwenden!)

17 Element: Budget Was kann man machen? - relativ wenig, automatische Übertragung aus den unter Mobilitäten eingefügten Fördersummen - Vergleich Gesamtausgaben mit genehmigten, vertraglich vereinbarten Budgets (bei Überschreitung erscheint Wert in Rot)

18 Element: Update and Reports

19 Element: Update and Reports

20 Umgang mit dem Mobility Tool? Datenimport unbedingt notwendig, wenn man bereits mit anderem DV-System arbeitet (z.b. moveon, SOP) Keine Nutzung für alltägliche Verwaltung des Programms Wichtig: gute Hilfestellung für Geförderte bzgl. Ein-stellung von Berichten (bereits jetzt über neue Berichtsform informieren, damit die alten nicht benutzt werden!) Aufenthaltsende bei Geförderten zunächst großzügig eingeben (denn daran hängt Berichtsfunktion) Überlegung: welche Mitarbeiter mit dem Tool arbeiten müssen und deren Schulung Nutzbar für: - Gesamtbudgetübersicht - aktuelle Kontaktdaten von Partnerhochschulen - Kontrolle über Eingang von Berichten - Auswertung von Berichten für Evaluation von Partnerschaften nutzen

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!