twentyone die wichtigsten Funktionen Modul Tätigkeiten: Termine und Aufgaben des aktiven Benutzers

Transkript

1 Modul Tätigkeiten: Termine und Aufgaben des aktiven Benutzers Hier finden Sie die Hinweise auf neu erhaltene Aufgaben. Farben: rot = offen/verpasst grün = offen/zukünftig grau=erledigt Datum und Zeit jeder Tätigkeit. Kontakt der Tätigkeit. Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben und Termine des aktiven (angemeldeten) Benutzers. Die transparente Liste öffnet und schliesst sich durch Klick auf den Balken auf der rechten Seite jeder Ansicht. Tätigkeitsart Fahren Sie mit der Maus über den blauen Kreis und es erscheinen die Details zur entsprechenden Tätigkeit. Durch Klick auf eine Tätigkeit öffnet sich die Detailansicht.

2 Modul Korrespondenz: Brief erstellen und exportieren Ein Klick. Und alle Kontaktdaten auf einen Blick. Über den Menüpunkt Korrespondenz erstellen Sie einen neuen Brief an den ausgewählten Kontakt. Synchronisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und E- Mails mit Outlook. Schnellsuche über alle Module. Die Anschrift können Sie beliebig anpassen. Legen Sie automatisch eine Tätigkeit für den Brief an. Wählen Sie die gewünschte Wordvorlage für den Export des Briefes nach Microsoft Word. Die Briefanrede wird automatisch gesetzt und kann angepasst werden. Brieftext (frei gestaltbar) Verwenden Sie hinterlegte Briefmuster und Textbausteine. Exportieren Sie den Brief nach Microsoft Word. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern.

3 Modul Korrespondenz: erstellen und versenden Ein Klick. Und alle Kontaktdaten auf einen Blick. Über den Menüpunkt Korrespondenz erstellen Sie eine neue an den ausgewählten Kontakt. Synchronisieren Sie Ihre s mit Outlook. Schnellsuche über alle Module. Weisen Sie der E- Mail eine bestehende Aufgabe zu. Detailsuche über verschiedene Kriterien. Legen Sie automatisch eine Tätigkeit zur E- Mail an. Fügen Sie eine individuelle Signatur hinzu. Text (frei gestaltbar) AN/CC/BCC mit Zugriff auf Ihre Kontakte (Lupe) Fügen Sie dem E- Mail Anlagen hinzu. Verwenden Sie hinterlegte Muster und Textbausteine. senden (via MS Outlook) Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern.

4 Kombinierte Suche Vorgehen für kombinierte Suchabfragen Diese Liste enthält alle gespeicherten und jederzeit abrufbaren Suchkombinationen (anklicken und Suche ausführen). Nutzen Sie die Stichwortsuche, um twentyone nach einzelnen Wörtern zu durchsuchen. Klicken Sie auf die Lupe um das Fenster für die kombinierte Suche zu öffnen. Schritt 1: Geben Sie einen Namen für die neue Suche ein. Schritt 2: Wählen Sie das betreffende Modul aus. Schritt 6: = exakt gleich <> ungleich * endet mit * beginnt mit * enthält <*> enthält nicht < kleiner als > grösser als Schritt 3: AND = Resultate erfüllen alle Kriterien OR = Resultate erfüllen mind. ein Kriterium Schritt 7: Fügen Sie auf Wunsch weitere Kriterien hinzu. Schritt 4: Neues Kriterium hinzufügen. Schritt 8: Speichern Sie Ihre Suche unter dem angegebenen Namen ab. Schritt 5: Wählen Sie einen Bereich und ein Suchfeld und setzen Sie den gewünschten Wert ein. Schritt 9: Führen Sie die gespeicherte Suche aus.

5 Modul Adressen: Überblick und Stammdaten Ein Klick. Und alle Kontaktdaten auf einen Blick. Anruferkennung und Telefonie. Wählen Sie Ihre Lieblingsfarbe. Synchronisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und E- Mails mit Outlook. Schnellsuche über alle Module. Hier finden Sie die Register für das ausgewählte Modul. Detailsuche über verschiedene Kriterien. Legen Sie hier die Kategorie Ihrer Kontakte fest. Die verschiedenen Module von twentyone. Speichern Sie hier beliebig viele Telefon- und Faxnummern, E- Mail- und Web- Adressen ab. Von jeder Ansicht aus zugänglich: Ihre persönliche Mitarbeiteransicht mit Ihren Aufgaben und Terminen. Datensatznavigation Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern.

6 Modul Korrespondenz: Serienbrief erstellen und drucken Seite 1: Vorbereitung des Die Empfänger des Serienbriefes werden im zweiten Schritt gewählt. Über den Menüpunkt Korrespondenz erstellen Sie einen neuen Brief als Basis für den Serienbrief. Vorlage erstellen: Erstellen Sie einen neuen Brief an einen einzelnen Empfänger oder verwenden Sie einen bestehenden Brief als Vorlage für einen Serienbrief. Speichern Sie den Brief ab. (vgl. dazu HB21 Brief ) Serienbrief erstellen: Klicken Sie im Brief, welcher als Vorlage für den Serienbrief dient, auf den Knopf Serienbrief erstellen, um den Vorgang zu starten.

7 Modul Tätigkeiten: Tätigkeit erstellten und Tätigkeitsdetails Die Tätigkeitsansicht öffnet sich über dem gerade aktuellen Fenster. Eine neue Tätigkeit erstellen Sie über den Menüpunkt Tätigkeiten. Klicken Sie irgendwo ins Leere, um die Tätigkeit ohne zu speichern zu verlassen. Weisen Sie die Tätigkeit einer verantwortlichen Person zu. Priorisieren Sie Ihre Tätigkeiten. Offene Tätigkeiten erscheinen in der Aufgabenliste der verantwortlichen Person. Fügen Sie der Tätigkeit oder dem Termin weitere Teilnehmer hinzu. Datum, Zeit und Frist festlegen. Wählen Sie die Tätigkeitsart aus. Legen Sie hier die Kategorie der Tätigkeit fest. Beschreiben Sie hier die Tätigkeit oder die Details zum Termin. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern.

8 Modul Tätigkeiten: Tätigkeitsliste Farben: rot = offen/verpasst grün = offen/zukünftig grau=erledigt Die Tätigkeitsliste des ausgewählten Kontaktes öffnet sich über den Menüpunkt Tätigkeiten. Klicken Sie irgendwo ins Leere, um die Tätigkeitsliste zu verlassen und zum letzten Fenster zurückzukehren. Filtermöglichkeit über die Funktion des Kontaktes in den dargestellten Tätigkeiten. Offene Tätigkeiten erscheinen auch in der Aufgabenliste der verantwortlichen Person. Wählen Sie hier, ob Sie nur die offenen oder auch die erledigten Tätigkeiten des ausgewählten Kontaktes sehen möchten. Durch Klick auf die Spalte gelangen Sie in die Detailansicht der Tätigkeit. Die Tätigkeitsliste des ausgewählten Kontaktes. Hier schliessen Sie die Tätigkeitsliste.