PROFI cash Erfassung von SEPA-Lastschriften (und Mandanten)

Transkript

1 PROFI cash Erfassung von SEPA-Lastschriften (und Mandanten) Voraussetzung für den SEPA-Zahlungsverkehr ist die Nutzung von PROFI cash 10 Sollten Sie derzeit noch eine ältere Version (z.b. 9.6) im Einsatz haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre VR-Geschäftsstelle. 1. Prüfen Sie ob ein Update vorliegt Unter Datei -> Programmupdate -> Prüfen und laden -> Folgen Sie den Anweisungen 2. Erfassung der Gläubiger-ID unter Stammdaten -> Gläubigeridentifikationsnummern ->Leeren/Neu -> hinterlegen Sie Ihre Gläubiger-ID -> Speichern -> Beenden. -> Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Falls Sie noch keine besitzen, beantragen Sie diese bitte direkt bei der Deutschen Bundesbank (unter und melden diese dann Ihrer VR-Geschäfts-stelle. 3. Prüfen Sie ob bei Ihren eigenen Konten IBAN und BIC hinterlegt sind Unter Stammdaten -> Konten Auftraggeber -> Prüfen Sie ob bei jedem Konto die Felder IBAN und BIC gefüllt sind, falls nicht holen Sie dies bitte nach. Dann Speichern -> Beenden. -> Auf unserer Internetseite ( finden Sie einen IBAN Rechner für das Umrechnen der Kontonummer. 4. Erfassung der Mandate Für jede Lastschrifteinreichung muss ein sog. Mandat mit eindeutiger Mandatsreferenznummer vorliegen (Allgemeine Infos zum Mandat finden Sie auf Die Mandatsreferenznummer ist bei jeder erstellten Lastschrift anzugeben und wird im Online-Auftrag mitgesendet. Entweder Sie erfassen die Mandate vorab für Ihre Bestandskunden oder Sie erfassen das Mandat erst im Zuge der Auftragserfassung (dann weiter bei 5. Auftragserfassung). Stand: Seite 1 von 5

2 So erfassen Sie für Ihre Bestandskunden ein Mandat: Stammdaten -> Zahlungsempfänger/-pflichtige -> Suchen -> Auswahl des Kunden Klicken Sie auf Ändern (Falls keine Bankverbindung hinterlegt ist, können Sie diese mit Neu anlegen) Dann auf Neu Geben Sie in der Maske SEPA- Lastschrift-mandat (neu) folgende Daten an: - Ihre Gläubiger-ID - Mandatsreferenz (frei wählbar, z. B. Kundennummer) - Mandatsdatum (das Ausstelldatum des Mandats) - Lastschriftsequenz und Lastschriftart prüfen (Standardverfahren ist Basis- Lastschrift) Stand: Seite 2 von 5

3 -> Beachten Sie: jedes erfasste Mandat muss auch in Schriftform vorliegen, PROFI cash bietet die Möglichkeit angelegte Mandate auszudrucken (unter Stammdaten -> Mandate). 5. Auftragserfassung 5.1 Klicken Sie auf Tagesgeschäft -> ZV-Aufträge -> neu erfassen Wählen Sie unter Art das gewünschte Verfahren: SEPA-Basis-Lastschrift (oder SEPA-Firmen-Lastschrift) -> Die SEPA-Basis-Lastschrift ist das neue Standard-Lastschriftverfahren und ersetzt das bisherige Einzugsermächtigungs-Verfahren. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur zwischen Firmen möglich und ersetzt das bisherige Abbuchungsauftrags-Verfahren. 5.2 Geben Sie Kontodaten des Zahlungspflichtigen ein (inkl. IBAN/BIC) bzw. wählen Sie einen Bestandskunden aus. 5.3 Erfassen Sie die weiteren Daten (Betrag, Verwendungszweck). 6. Erfassen Termin/Fälligkeit 6.1 Unter Lastschriftsequenz wählen Sie die gewünschte aus (Einmalig, erste, wiederkehrend, letzte) -> Die Auswahl der Sequenz wirkt sich auf das mögliche Fälligkeitsdatum aus. 6.2 Unter Termininformationen wählen Sie den Turnus aus (z.b. einmalig). 6.3 Unter Fälligkeit erfassen Sie den gewünschten Ausführungstag Das späteste Versanddatum bedeutet das die Zahlung an diesem Tag spätestens an die Bank gesendet werden muss damit der angegebne Fälligkeitstag eingehalten wird. Beachten Sie unsere Cut-Off Zeit von 15 Uhr. Beispiel (siehe Screenshot): Die Lastschrift soll am gebucht werden, also muss sie spätestens am vor 15:00 an die Bank gesendet werden. Sollten Sie also die Online-Transaktion erst nach 15:00 durchführen können/wollen, dann wählen Sie Fälligkeitsdatum +1 Tag (also ). Stand: Seite 3 von 5

4 6.4 Ende-zu-Ende-Referenz: Das Feld kann leer bleiben. Optional kann eine eindeutige Referenz bzw. Identifikatonsmerkmal für diesen Auftrag hinterlegt werden. 7. Erfassung Mandatsreferenz Unter SEPA-Zusatzinformationen klicken Sie auf nachfolgendes Feld (siehe Abb.). Sie können jetzt ein bereits angelegtes Mandat auswählen oder falls noch kein Mandat erfasst wurde dieses jetzt neu anlegen. Geben Sie folgende Daten an: - Ihre Gläubiger ID - Vergeben Sie eine Mandatsreferenznummer (frei wählbar, z. B. Kundennummer) - Geben Sie das Mandatsdatum an Stand: Seite 4 von 5

5 -> Beachten Sie jedes erfasste Mandat muss auch in schriftform vorliegen, PROFI cash bietet die Möglichkeit angelegte Mandate auszudrucken (unter Stammdaten -> Mandate) Nach Erfassung der Mandatsdaten klicken Sie auf Speichern -> Beenden. Wenn jetzt alle folgenden Daten erfasst wurden, - IBAN/BIC des Zahlungspflichtigen - Betrag, Verwendungszweck - Fälligkeitsdatum - Mandatsreferenznummer - Mandatsdatum können Sie die Maske Zahlungsverkehrsaufträge Speichern und Beenden. 7. Lastschrift an Bank senden Nach Erstellung der SEPA Lastschrift können Sie, wie gewohnt, den Job erstellen (1.) und anschließend durch Starten der Datenübertragung (2.) die Zahlung senden Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Fragen beantworten wir Ihnen gerne unter 08031/ oder benutzen Sie unser Kontaktformular unter Stand: Seite 5 von 5