Leitfaden zur SEPA-Umstellung für die Profi cash Software 10.4

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1 Leitfaden zur SEPA-Umstellung für die Profi cash Software 10.4 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Voraussetzungen und SEPA-Einstellungen Versionsstand prüfen SEPA-Fähigkeit prüfen IBAN und BIC ergänzen 5 2. SEPA-Überweisung SEPA-Credit-Transfer (SCT) 6 3. SEPA-Auftragsart als Standard definieren 7 4. SEPA-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD) Gläubiger-Identifikationsnummer eingeben Bestehende Lastschriften in das SEPA-Format umwandeln Neue SEPA-Formate erstellen Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Besonderheiten von SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschrift anlegen Konvertierung von DTA-Dateien in das SEPA-XML-Format Wir sind gerne für Sie da 20

2 1. Voraussetzungen und SEPA-Einstellungen 1.1 Versionsstand prüfen Für die erfolgreiche SEPA-Umstellung in Profi cash benötigen Sie mindestens die Version Bitte führen Sie vor Änderung der Einstellungen eine Datensicherung und gegebenenfalls ein Update durch. Ihre aktuelle Version können Sie bei der Anmeldung oder im Programm über den Profi cash - Button in der Symbolleiste überprüfen. Sollte hier eine ältere Version als installiert sein, nehmen Sie bitte über Datei Programmupdate zunächst eine Aktualisierung der Software vor. 2

3 1.2 SEPA-Fähigkeit prüfen Profi cash ist nach dem Update für den SEPA-Zahlungsverkehr vorbereitet. Um die SEPA- Fähigkeit Ihrer Konten zu überprüfen, gehen Sie bitte auf den Reiter Stammdaten und wählen Sie dann den Punkt HBCI-Verwaltung aus. Hinweis: Wenn Sie EBICS anwenden, sind diese Schritte nicht notwendig. Anschließend wählen Sie in der Dropdown-Liste HBCI-Kürzel die zu prüfende Bankvollmacht aus und klicken auf den Button Bearbeiten. 3

4 Im folgenden Fenster HBCI Parameter klicken Sie bitte auf Benutzerparameter. In der nun angezeigten Liste prüfen Sie bitte die Geschäftsvorfälle auf die Anzeige von SEPA- Überweisungen und bei Nutzung von Lastschriften auf die Anzeige von terminierten SEPA- Lastschriftarten. Der SEPA-Zahlungsverkehr in Profi cash wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den folgenden Zahlungstypen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift beschrieben. 4

5 1.3 IBAN und BIC ergänzen Über den Menüpunkt Stammdaten Massenänderung können Sie die Funktion IBAN und BIC ergänzen/aktualisieren aufrufen. Dadurch werden IBAN und BIC in allen Auftraggeberkonten und Konten von Zahlungsempfängern und -pflichtigen ergänzt. 5

6 2. SEPA-Überweisung SEPA-Credit-Transfer (SCT) Rufen Sie die SEPA-Überweisung über den Button oder über den Reiter Tagesgeschäft ZV Aufträge Neu erfassen auf. Die Überweisungsart muss von Überweisungsgutschrift auf SEPA-Überweisung umgestellt werden. Daraufhin erscheinen im Überweisungsfeld die Eingabemöglichkeiten für IBAN und BIC. Die weitere Vorgehensweise hat sich nicht geändert und erfolgt wie in der bisherigen Profi cash-version. Ab dem 1. Februar 2014 müssen alle Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige und Vereine in Europa auf das neue SEPA-Format umstellen und die SEPA-Überweisung nutzen. Verbrauchern bleibt noch etwas länger Zeit, sich auf diese Neuerungen einzustellen. Denn bis Januar 2016 wird die Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold von Privatkunden Überweisungen im Inland mit Kontonummer und Bankleitzahl weiterhin akzeptieren und kostenlos in die entsprechende IBAN umwandeln. Daueraufträge werden automatisch in das neue Format umgewandelt. 6

7 3. SEPA-Auftragsart als Standard definieren Der Master -Anwender kann in der Firmenkonfiguration eine Auftragsart als Standard definieren. Dadurch wird die ausgewählte Auftragsart bei der Erstellung eines ZV-Auftrags direkt ausgewählt. Sie gelangen über den Reiter Stammdaten in die Firmenkonfiguration. In der Firmenkonfiguration können Sie nun Ihre gewünschte Auftragsart vorbelegen. 7

8 4. Die SEPA-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD) Wie die SEPA-Überweisung bauen auch die SEPA-Lastschriften auf den bisherigen Verfahren auf. Dabei ersetzt die SEPA-Basislastschrift das Einzugsermächtigungsverfahren und die SEPA- Firmenlastschrift das Verfahren mit Abbuchungsauftrag. Damit Sie das SEPA- Lastschriftverfahren nutzen können, sind neue Vorgaben zur Information des Zahlungspflichtigen, zur Einreichung der Daten und Fristen zu beachten. Nähere Informationen dazu finden Sie in unserem SEPA-Check unter Im Folgenden stellen wir Ihnen die technische Umsetzung der Neuerung in Profi cash vor. 4.1 Gläubiger-Identifikationsnummer eingeben Geben Sie die Gläubiger-ID bitte in der Profi cash-software ein. Klicken Sie dazu unter dem Reiter Stammdaten auf den Unterpunkt Gläubiger-Identifikationsnummern. In der Übersicht haben Sie die Möglichkeit Ihre persönliche Gläubiger-ID, eine Bezeichnung sowie die dazugehörigen Adressdaten einzutragen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-ID beantragt haben, können Sie über das entsprechende Feld direkt zum Internetauftritt der Deutschen Bundesbank gelangen. Bestätigen Sie anschließend mit Speichern. 8

9 4.2 Bestehende Lastschriften in das SEPA-Format umwandeln Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie von jedem Zahlungspflichtigen ein gültiges Mandat. Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und dem Versand der Mandate für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß SEPA-Vorschriften ausdrucken und an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Sollten Sie bereits Lastschriften in Profi cash verwaltet haben, so können Sie diese mit Hilfe einer Massenänderung in SEPA-Aufträge umwandeln. Hierzu gehen Sie über den Reiter Stammdaten zum Unterpunkt Massenänderung und wählen dann ZV-Aufträge. 9

10 In der folgenden Übersicht setzen Sie das Häkchen bei Auftragsart ändern (siehe Abbildung) und wählen dann in der Dropdown-Liste alt Lastschrift mit Einzugsermächtigung und in der Dropdown-Liste neu SEPA-Basis-Lastschrift. Zum Abschluss klicken Sie auf den Button Ändern. Anschließend bestätigen Sie den Hinweis bezüglich des Verwendungszwecks. Danach erscheint die Übersicht zur automatischen Mandatserzeugung (siehe Folgeseite). 10

11 Hier können Sie weitere Einstellungen für die Mandate vornehmen. Zunächst können Sie die den Mandaten zugeordnete Gläubiger-ID auswählen und anschließend eine Mandatsreferenz vergeben. Der feste Teil erscheint hierbei in jedem Mandat, der variable Teil beginnt hier mit der Zahl 1 und wird dann mit jedem Zahlungspflichtigen bzw. jedem Mandat weitergezählt. Am Beispiel eines Vereins, der seine Mitgliedsbeiträge einziehen möchte, würde hier beim ersten Mitgliedsmandat Jahresbeitrag-1, beim zweiten Jahresbeitrag-2 usw. erscheinen. Die Einstellungen Lastschriftsequenz-Mandat und Lastschriftsequenz-Auftrag sind hier beide mit wiederkehrend hinterlegt, da in der nächsten Periode der Beitrag erneut eingezogen werden soll und auch das gleiche Mandat hierfür verwendet wird. Dementsprechend können einmalige Zahlungen mit der Einstellung einmalig versehen werden. Bestätigen Sie anschließend mit Mandate erzeugen, danach erscheinen ein Hinweis sowie ein Protokoll über die geänderten Aufträge. Die Umstellung bestehender Aufträge ist hiermit erfolgt. 11

12 4.3 Neue SEPA-Mandate erstellen Über den Button Stammdaten Zahlungsempfänger/-pflichtige erfassen Sie neue SEPA- Lastschriftmandate. Über den Button Neu im Bereich Bankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandate können Sie die entsprechende Bankverbindung zum Mandat erstellen. 12

13 Gegebenenfalls werden Sie aufgefordert, die eingegebenen Daten zu speichern. Bestätigen Sie diesen Hinweis und klicken Sie dann auf Neu. Es erscheint folgendes Fenster: Feld Bezeichnung Gläubiger-ID : Wählen Sie hier die korrekte Gläubiger-Identifikationsnummer aus. Feld Mandatsreferenz : Erfassen Sie hier eine von Ihnen frei wählbare Mandatsreferenz zu dem Lastschriftmandat. Feld Mandatsdatum : Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Feld Bezeichnung : Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine frei wählbare Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Lastschriftsequenz : Über das Menü wählen Sie aus, welche Sequenz die Lastschrift haben wird. Feld Lastschriftart : Wählen Sie aus, ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Gehen Sie anschließend auf den Button Speichern, um das erstellte Mandat dem Zahlungspflichtigen zuzuordnen. Hinweis: Eine nachträgliche Bearbeitung der Mandate ist über den Reiter Stammdaten Mandate möglich. 13

14 4.4 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Aus der Mandatsübersicht ( Stammdaten Mandate ) heraus haben Sie zudem die Möglichkeit, entweder das neue Mandat selbst oder die Umstellung auf das neue Mandat (siehe Massenänderung ZV Aufträge oben) zu drucken und an Ihre Kunden/Mitglieder zu versenden. Klicken Sie hierzu zunächst auf Mandat(e) drucken und wählen Sie dann die entsprechende Option aus. 14

15 4.5 Besonderheiten von SEPA-Lastschriften (Basis- und Firmenlastschriften) Bei SEPA-Lastschriften handelt es sich immer um terminierte Lastschriften. Die Joberstellung in Profi cash ändert sich dadurch geringfügig. Die Vorgabe bis Fälligkeitsdatum in der Joberstellungsmaske trägt nun die Kennzeichnung bis Fälligkeitsdatum bzw. bei SEPA- Lastschriften Versanddatum. SEPA-Lastschriften werden also genau dann zur Joberstellung angeboten, wenn das Versanddatum erreicht ist. Liegt das Versanddatum des Auftrags in der Vergangenheit, erfolgt nach der Anzeige der Aufträge und vor der endgültigen Joberstellung der Hinweis, dass eine fristgerechte Ausführung unter Beibehaltung des im Auftrag hinterlegten Ausführungsdatums nicht mehr möglich ist. In diesem Fall kann das Ausführungsdatum auf Wunsch angepasst werden. Die ausgewählten SEPA-Lastschriften werden unter Umständen automatisch auf mehrere Jobs verteilt, da immer nur SEPA-Lastschriften mit einheitlichen Kriterien wie Auftraggeberkonto, Auftragsart, Ausführungsdatum und Lastschriftsequenz in einer Datei versandt werden dürfen. Wird der Übertragungsweg HBCI genutzt und der Geschäftsvorfall terminierte SEPA- Sammellastschrift von einer Bank nicht unterstützt, werden die Aufträge als terminierte Einzelaufträge versandt. Weitere Besonderheiten bei DfÜ: Das Feld Ausführungsdatum bei der Bank in der Joberstellungsmaske wird nicht mehr mit dem Tagesdatum vorbelegt, sondern bleibt zunächst leer. Ein leeres Feld Ausführungsdatum bei der Bank bedeutet, dass bei SEPA-Lastschriften das Fälligkeitsdatum aus dem Auftrag als Ausführungsdatum in die SEPA-XML-Datei geschrieben wird. Alle anderen Auftragsarten erhalten bei der Joberstellung das Tagesdatum als Ausführungsdatum. Wird allerdings manuell ein Ausführungsdatum bei der Bank vorgegeben, wird unabhängig vom Fälligkeitsdatum im Auftrag auch bei SEPA-Lastschriften dieses Ausführungsdatum verwendet. Eine in der SEPA- Lastschrift hinterlegte Fälligkeit kann geändert werden. 15

16 4.6 Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core) findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B) darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, der dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift erfolgt analog einer SEPA-Überweisung über den Reiter Tagesgeschäft ZV Aufträge Neu erfassen. Über die Dropdown-Liste Art können Sie dann die entsprechende Lastschrift auswählen. Im Feldbereich Termininformation erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die Profi cash- Software zeigt Ihnen das späteste Versanddatum zur jeweiligen Turnusart an. Bei Unterschreiten der Vorlaufzeiten wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen werden das jeweils aktuell zum Zahlungspflichtigen zugeordnete Mandat und die Lastschriftsequenz vorgegeben. Bitte prüfen Sie dieses sorgfältig! Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine so genannte Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht es Ihnen, den Auftrag auf dem kompletten Zahlungsweg zu identifizieren; dies ist aber kein Pflichtfeld. Erstellen Sie anschließend wie gewohnt den Zahlungsverkehrs-Job. 16

17 5. Konvertierung von DTA-Dateien in das SEPA-XML-Format Mit der aktuellen Version der Profi cash-software ist es möglich, bestehende DTA-Dateien in das neue SEPA-XML-Format zu konvertieren. Fehlende Informationen (wie z. B. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtig: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Beachten Sie bitte, dass bei der Konvertierung von Inlandsaufträgen in SEPA- Aufträge nur maximal die ersten fünf Verwendungszweckzeilen des Auftrages übernommen werden können. Alle anderen Zeilen im Verwendungszweck werden gelöscht. Hinweis: Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme SEPA-Aufträge aus DTA-Datei erzeugen wird die DTA-Datei automatisch in einen SEPA-Auftrag umgewandelt. Bitte prüfen Sie hier die erstellten Mandate und Aufträge auf Richtigkeit. Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme SEPA-Aufträge aus DTA-Datei erzeugen starten Sie den Import. 17

18 Wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus. Die Anzeige der Kontrollsummen ist optional, mit Nein gelangen Sie zur Kontenauswahl.. Wählen Sie hier Konten aus DTA/SEPA-Datei aus. Bei Auswahl eines anderen Auftraggeberkontos wird die Datei entsprechend verändert. Hier erscheint der oben erwähnte Verweis auf die Anzahl der Verwendungszwecke. Bitte bestätigen Sie diesen mit Ja. 18

19 Anschließend erscheint das Protokoll zu der eingelesenen Datei mit einer Übersicht aller Zahlungsaufträge. Sie können die Datei nun löschen und in Profi cash direkt wie gewohnt einen ZV-Job erstellen. 19

20 6. Wir sind gerne für Sie da Weitere Informationen zur Profi cash Software finden Sie im Handbuch. Der Download ist unter im Bereich Formulare & Downloads/Zahlungsverkehrs-Software möglich. Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter. Telefon: /