Leitfaden zur SEPA-Umstellung für die VR-NetWorld Software 5

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1 Leitfaden zur SEPA-Umstellung für die VR-NetWorld Software 5 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Voraussetzungen und allgemeine SEPA-Einstellungen Versionsstand von VR-NetWorld prüfen SEPA-Fähigkeit prüfen 3 2. SEPA-Überweisung SEPA-Credit-Transfer (SCT) 4 3. SEPA-Masken als Standard definieren 5 4. SEPA-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD) Gläubiger-Identifikation Umwandlung bestehender Lastschriften in das SEPA-Format Einreichungsfristen SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften neu erfassen 9 5. Einlesen von externen Daten (SEPA-XML, DTA-Format) Wir sind gerne für Sie da 12

2 1. Voraussetzungen und allgemeine SEPA-Einstellungen 1.1 Versionsstand von VR-NetWorld prüfen Für die erfolgreiche SEPA-Umstellung in VR-NetWorld benötigen Sie mindestens die Version Es ist empfehlenswert, vor Änderung der Einstellungen eine Datensicherung sowie gegebenenfalls ein Update durchzuführen. Ihren aktuellen Versionsstand können Sie unter Hilfe Über VR-NetWorld einsehen. Sollte eine ältere Version als 5.00 installiert sein, nehmen Sie bitte über Extras Programmaktualisierung zunächst ein Update der Software vor. 2

3 1.2 SEPA-Fähigkeit prüfen Grundsätzlich ist die VR-NetWorld Software nach dem Update für den SEPA-Zahlungsverkehr vorbereitet. Um die SEPA-Fähigkeit Ihrer Konten zu überprüfen, wählen Sie bitte das entsprechende Konto in der Ansicht links aus und wechseln per Rechtsklick auf den Menüpunkt Konto bearbeiten. Hier finden Sie unter Eigenschaften des Kontos den Button Geschäftsvorfälle. Stellen Sie sicher, dass die Punkte terminierte Lastschriften einreichen sowie terminierte Sammellastschriften einreichen mit einem Haken versehen sind. Diese Einstellung ist für alle Konten, mit denen Sie SEPA-Lastschriften einziehen möchten, erforderlich. 3

4 2 SEPA-Überweisung SEPA-Credit-Transfer (SCT) Der SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-NetWorld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den folgenden Zahlungstypen beschrieben. Zur Ausführung einer SEPA-Überweisung wählen Sie Transaktionen Überweisung aus. Es erscheint zunächst die Inlandsüberweisung. Um auf die SEPA-Überweisung zu wechseln, wählen Sie links oben das Symbol aus. Anschließend können Sie den Zahlungsauftrag erfassen und wie gewohnt mit OK in den Ausgangskorb legen. Ab dem 1. Februar 2014 müssen alle Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige und Vereine in Europa auf das neue SEPA-Format umstellen und die SEPA-Überweisung nutzen. Verbrauchern bleibt noch etwas länger Zeit, sich auf diese Neuerungen einzustellen. Denn bis voraussichtlich Anfang 2016 wird die Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold von Privatkunden Überweisungen im Inland mit Kontonummer und Bankleitzahl weiterhin akzeptieren und kostenlos in die entsprechende IBAN umwandeln. Daueraufträge werden automatisch in das neue Format umgewandelt. Hinweis: Das Feld Ende-zu-Ende-Referenz ist optional und kann freigelassen werden. Dann wird in den Umsatzinformationen Not-Provided angegeben. Ansonsten können Sie hier ein individuelles Verwendungsmerkmal eintragen, welches die Überweisung für den Zahlungsempfänger eindeutig kennzeichnet. 4

5 3 SEPA-Masken als Standard definieren SEPA-Aufträge können in den Einstellungen als Standard hinterlegt werden. Wählen Sie den Punkt Extras aus, um über Einstellungen bearbeiten die Auftragsart zu ändern. In dem Fenster Einstellungen können Sie unter der Kategorie Aufträge in die Unterkategorie weitere Funktionen gelangen. Durch Setzen des Hakens bei SEPA-Masken bevorzugt verwenden, wird die SEPA-Auftragsart als Standard definiert. 5

6 4 Die SEPA-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD) Wie die SEPA-Überweisung bauen auch die SEPA-Lastschriften auf den bisherigen Verfahren auf. Dabei ersetzt die SEPA-Basislastschrift das Einzugsermächtigungsverfahren und die SEPA- Firmenlastschrift das Verfahren mit Abbuchungsauftrag. Damit Sie das SEPA- Lastschriftverfahren nutzen können, sind neue Vorgaben zur Information des Zahlungspflichtigen, zur Einreichung der Daten und Fristen zu beachten. Nähere Informationen dazu finden Sie in unserem SEPA-Check unter Im Folgenden stellen wir Ihnen die technische Umsetzung der Neuerungen in der VR-NetWorld- Software vor. 4.1 Gläubiger-Identifikation Unter dem Punkt Stammdaten Gläubiger-Identifikation können Sie Ihre Gläubiger- Identifikationsnummer hinterlegen. Sofern Sie noch keine Gläubiger-ID beantragt haben, finden Sie hier auch den direkten Link zum entsprechenden Formular der Deutschen Bundesbank. 6

7 4.2 Umwandlung bestehender Lastschriften in das SEPA-Format Sollten Sie bereits Lastschriften in VR-NetWorld verwaltet haben, können Sie diese mit Hilfe einer Massenänderung in das SEPA-Format umwandeln. Hierzu wählen Sie das jeweilige Konto aus, um dann mit einem Klick auf das + zu den Dauerlastschriften zu gelangen. Markieren Sie die umzuwandelnden Lastschriften und klicken Sie anschließend oben auf den Button In SEPA-Auftrag wandeln. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es eventuell zu einer Kürzung des Verwendungszwecks kommen kann, da dieser bei einer SEPA-Lastschrift nur noch bis zu zwei Zeilen lang ist. In der folgenden Übersicht setzen Sie das Häkchen bei Konvertieren. IBAN und BIC werden jetzt automatisch ermittelt. Die Mandatsreferenz wird ebenfalls automatisch hinzugefügt. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, die Mandatsreferenz anzupassen und eine Bezeichnung Ihrer Wahl, z. B. eine Kundennummer, einzugeben. Zum Abschluss klicken Sie auf den Button Speichern. Es folgt ein Hinweis, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. 7

8 Wenn Sie anschließend zur Übersicht der Dauerlastschriften zurückkehren, können Sie jeweils durch Doppelklick die umgewandelten Lastschriften einsehen. Hier erscheint zudem ein Hinweis auf das spätmöglichste Einreichungsdatum. 8

9 4.3 Einreichungsfristen SEPA-Lastschriften Einreichung jeder SEPA-Lastschriftart: Frühestens 14 Bankarbeitstage vor Fälligkeit SEPA-Basis-Lastschrift: Erstmalige bzw. einmalige Einreichung: Spätestens sechs Bankarbeitstage vor Fälligkeit Wiederkehrende Lastschriften: Spätestens drei Bankarbeitstage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift: Jeder Turnus: Spätestens zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit 4.4 SEPA-Lastschriften neu erfassen Über den Button Transaktionen Lastschrift erfassen Sie neue Lastschriften. Um auf die SEPA- Lastschrift zu wechseln, klicken Sie bitte analog der Vorgehensweise bei der Überweisung auf das Euro-Symbol. Erfassen Sie nun die Lastschrift und wählen Sie zwischen Firmen- und Basislastschrift aus. Erfassen Sie zudem die Fälligkeit und die Frequenz der Lastschrift (einmalig, monatlich, ). Für jede Lastschrift muss eine Mandatsreferenz hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf das Feld ( ) wie in der Abbildung gezeigt. 9

10 Es erscheint die Mandatsliste. Hier können Sie das jeweilige Mandat auswählen oder über den Button Neu ein neues Mandat anlegen. Füllen Sie hier die Felder wie in der Abbildung mit den entsprechenden Daten aus. Beachten Sie bitte, dass das Ausstellungsdatum dem Datum des tatsächlichen Mandats entsprechen muss. Alle Felder, die mit einem * versehen sind, müssen ausgefüllt werden. Es besteht die Möglichkeit zum Versenden bzw. Drucken des Mandats. Abschließend klicken Sie auf den Button Übernehmen. Bestätigen Sie dann die Lastschrift mit OK. Sie liegt nun im Ausgangskorb und kann eingereicht werden. 10

11 5. Einlesen von externen Dateien (SEPA-XML, DTA-Format) Unter Transaktionen Aufträge aus Datei besteht die Möglichkeit, SEPA- sowie DTA-Dateien aus einer anderen Software (z. B. Lohnbuchhaltung) einzulesen. Wählen Sie die entsprechende Datei aus. Konvertierung von DTA-Dateien in das SEPA-Format Bei DTA-Dateien erscheint nach dem Einlesen die Nachfrage bezüglich der Umwandlung in SEPA-Aufträge. Anschließend finden Sie die eingelesenen Aufträge im Ausgangskorb. 11

12 6. Wir sind gerne für Sie da Weitere Informationen zur VR NetWorld-Software finden Sie im Handbuch. Der Download ist unter im Bereich Formulare & Downloads/Zahlungsverkehrs-Software möglich. Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter. Telefon: /